if(
    prop("Ausgaben") > prop("Budget"),
    "Budget überschritten 🛑",
    "Budget eingehalten 🟢"
)

Diese Formel berechnet, ob das Budget überschritten wurde, und gibt eine entsprechende Warnung aus.

Methode 1

Diese Methode ist schnell implementiert, erfordert aber die manuelle Eingabe der aktuellen Ausgaben in ein einziges Zahlenfeld.

Pflichtfelder für diese Formel

• “Budget” vom Typ “Zahl”.
• “Ausgaben” vom Typ “Zahl”.
• “Budget Status” vom Typ “Formel” mit der oben abgebildeten Formel.

Methode 2

Um Ausgaben nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren, empfiehlt es sich eher eine eigene Datenbank “Ausgaben” zu erstellen und mit der Datenbank des Budgets (bspw. “Projekte”-Datenbank) zu verknüpfen. So können alle Ausgaben transparent hinterlegt und von Notion automatisch summiert werden, um den Budget-Status anzuzeigen.

Pflichtfelder für diese Formel

• “Budget” vom Typ “Zahl”.
• “Ausgaben Positionen” vom Typ Verknüpfung mit der Datenbank “Ausgaben”.
• “Budget Status” vom Typ “Formel” mit der oben abgebildeten Formel.
• “Ausgaben” vom Typ “Formel”, die alle verknüpften Ausgaben summiert.
  • Die Formel erwartet eine Eigenschaft “Betrag” vom Typ “Zahl” in der Datenbank “Ausgaben”.
  • Formel für die Eigenschaft “Ausgaben”:

sum(
    map(
        prop("Ausgaben Positionen"), 
        current.prop("Betrag")
    )
)

Ergebnis

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Oder:

Automatisierung überall. Doch: brauch ich das? Beantworte die folgenden Fragen für dich, um genau das herauszufinden:

 Führst du häufig repetitive Aufgaben aus?

 Musst du Aufgaben erledigen, die du in bis zu 2 Sekunden entscheiden kannst?

 Arbeitest du mit großen Datenmengen?

 Nutzt du noch häufig Pen & Paper?

 Passieren dir oder deinem Team ab und zu Fehler bei komplexeren Prozessen?

 Benötigst du für gewisse Aufgaben relativ viel Zeit?

Schreib uns gerne, wenn du mindestens eine Frage mit „Ja“ beantworten kannst.

Klar, die neue Startseite ist ein toller Ort für deinen Start in den Tag. Auch wahr: Sie ist noch nicht so frei gestaltbar wie andere Seiten.

Aber: Sie bietet etwas, worauf Teams/Unternehmen schon seit langem gewartet haben: Aggregation.

Gemeint ist die Zusammenführung von Aufgaben aus verschiedenen Datenbanken in eine gemeinsame Ansicht. So weit, so gut, aber das hat doch zuvor mit globalen Datenbanken auch schon funktioniert!?

Yes, es sei denn du möchtest Externe – bspw. Kunden oder Freelancer – in deinen Workspace einladen. Damit diese ihre Aufgaben einsehen können, muss nämlich die gesamte Datenbank für sie freigeschaltet sein. Trotz Views mit starken Filtern und einer gesperrten Datenbank, ist es für sie dennoch möglich sich einen tieferen Einblick zu verschaffen. Eben weil sie Zugriff auf die gesamte Datenbank erhalten.

Die neue Startseite bietet zwar keine neue Rechtestruktur für den Zugriff auf Datenbanken an, löst aber einen deiner größten Pains: Das Handling kundenindividueller Datenbanken. Jetzt kannst du für alle Kunden separate Aufgabendatenbanken und separate Teamspaces anlegen, ohne die Gesamtübersicht zu verlieren, indem du mehrere unabhängige Views in deinem Dashboard anlegen musst.

 Die Startseite lässt dich Aufgaben nun datenbankübergreifend in einer Ansicht vereinen, während deine Kunden/Freelancer nur die Inhalte sehen, die auch für sie freigeschaltet sind. Also, statt globaler Datenbanken mit Freigabe auf alle Inhalte kannst du nun echte Kundendatenbanken erstellen.

Ein weiterer Vorteil von Kundendatenbanken ist übrigens ihre Individualität. Die Eigenschaften einer globalen Datenbank können parallel zu der Anzahl an Kunden wachsen, während nicht jeder Kunde jede Eigenschaft benötigt. Individuelle Kundendatenbanken hingegen orientieren sich am Bedarf des aktuellen Kunden und bieten nur noch die Eigenschaften und Templates, die für diesen Kunden auch notwendig sind.

Die neue Startseite wird seitens Notion gerade ausgerollt und ist noch nicht für alle Benutzer verfügbar. Wenn du sie also ganz oben links in der Navigation noch nicht siehst, warte am besten noch etwas ab

What to wish for:

 Mehr Optionen die Startseite frei zu gestalten.
 Das Startseiten-View für aggregierte Datenbankaufgaben auch auf anderen Seiten einbinden können.
 Und natürlich tiefere Rollen- und Rechtestrukturen für Datenbanken allgemein.

In unserer schnelllebigen Zeit, in der Multitasking fast zur Grundvoraussetzung geworden ist, suchen wir ständig nach Wegen unsere Produktivität zu steigern und gleichzeitig unsere Work-Life-Balance zu erhalten. Eine der effizientesten Methoden um dies zu erreichen, ist die Nutzung von Sprachassistenten für die digitale Datenverwaltung. Ein besonders innovatives Beispiel hierfür ist die Integration von Siri mit Notion, einer der beliebtesten Anwendungen am Markt.

Die Magie der Sprachbefehle

Stell dir vor du bist unterwegs – sei es zu Fuß, im Auto oder auf dem Fahrrad – und es kommt eine brillante Idee oder eine wichtige Erinnerung. Normalerweise müsstest du jetzt anhalten, dein Smartphone herausnehmen und manuell eine Notiz eingeben. Doch dank der fortschrittlichen Sprachsteuerung, die durch die Kurzbefehle-App auf iOS ermöglicht wird, gehört dieses Szenario der Vergangenheit an.

Mit einem einfachen “Hey Siri, neue Inbox” oder einem Druck auf den Seitenbutton gefolgt von “Neue Inbox”, kannst du direkt in die Aktion eintauchen. Siri wartet geduldig auf deinen Sprachinput, verarbeitet diesen und trägt deine Gedanken in einer von dir definierten Notion-Datenbank ein. Ein bestätigender Ton signalisiert den erfolgreichen Abschluss des Vorgangs – alles ohne, dass du dein Gerät auch nur berühren musst.

Einrichtung des Kurzbefehls

Der Kern dieser Funktion liegt in einem sorgfältig konfigurierten Kurzbefehl, der in der gleichnamigen App unter iOS erstellt wird. Um diesen magischen Prozess zu ermöglichen ist es notwendig, die Notion-App auf deinem Gerät installiert zu haben. Der Titel des Kurzbefehls (in diesem Fall “Neue Inbox”, s. u.), dient als Kommando für Siri, um den spezifizierten Ablauf zu starten.

Die Auswahl der Ziel-Datenbank (hier als “Schmierzettel” bezeichnet), erfolgt über ein einfaches Suchfeld innerhalb der Kurzbefehle-App. Die Variable “Diktierter Text” erscheint automatisch, wenn du auf dieses Feld tippst.

Auch für Android-Nutzer

Es ist erwähnenswert, dass ähnliche Automatisierungsmöglichkeiten auch für Android-Nutzer existieren, was die universelle Anwendbarkeit und Zugänglichkeit dieser Technologie unterstreicht. Schau dir dazu mal Tasker oder Automate an.

Fazit

Die Möglichkeit, Notizen per Sprachbefehl direkt in Notion einzufügen, revolutioniert die Art und Weise, wie wir Informationen festhalten und organisieren. Diese Technologie spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern ermöglicht es uns auch, unsere Gedanken frei und ungehindert zu äußern, egal wo wir sind oder was wir tun. In einer Welt, in der Effizienz und Flexibilität immer wichtiger werden, bieten solche Innovationen einen willkommenen Fortschritt in Richtung einer smarteren, vernetzteren Arbeitsweise.

if(
    prop("Datum")>now(),
    "in " + dateBetween(prop("Datum"), now(), "days") + " Tagen",
    "vor " + dateBetween(now(), prop("Datum"), "days") + " Tagen"
)

Pflichtfelder für diese Formel:

• “Datum” vom Typ “Datum” oder eine Eigenschaft vom Typ “Erstellt um” oder “Letzte Änderung um”.

Berechnet die Anzahl Tage zwischen einer Eigenschaft vom Typ “Datum” und heute. Die Formel zeigt für zukünftige und vergangene Daten unterschiedliche Präfixe (“vor” oder “in”).

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Oder:

if(
    and(dateEnd(prop("Timeline")) < now(), prop("Fortschritt") < 1),
    "Überfällig 🚨",
    if(
        dateBetween(dateEnd(prop("Timeline")), now(), "days") < 14,
        "Kritisch ⚠",
        "Relaxed 🟢"
	)
)

Pflichtfelder für diese Formel:

• “Timeline” vom Typ “Datum” mit Start- und Endzeit.
• “Fortschritt” als Prozentzahl (bspw. “Rollup” mit prozentualer Berechnung oder Zahl oder Formel)

Visualisiert die Dringlichkeit eines Projekts anhand des Projektenddatums uns seines Fortschritts. Liegt das Enddatum in der Vergangenheit und der Fortschritt nicht bei 100 %, wird “Überfällig” angezeigt. Ist das Projektenddatum in weniger als 14 Tagen erreicht, erscheint “Kritisch”. Ansonsten “Relaxed”.

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

dateBetween(dateAdd(now(), 1, "years"), prop("Geburtstag"), "years") + " years"

Pflichtfeld für diese Formel: “Geburtstag” vom Typ “Datum”.

Berechnet das zukünftige Alter in Jahren auf Grundlage des Geburtsdatums.

Die Formel kann auch für Jubiläen, im Inventar (wie alt ist das Asset?), in der Buchhaltung und vielen weiteren altersrelevanten Kalkulationen verwendet werden.

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

if(
    and(month(now()) == month(prop("Geburtstag")), date(now()) == date(prop("Geburtstag"))),
    "Heute 🎂".style("b", "red"),
    if(
        dateBetween(parseDate(year(now()) + "-" + formatDate(prop("Geburtstag"), "MM") + "-" + formatDate(prop("Geburtstag"), "DD")), now(), "days") < 0,
        dateBetween(parseDate(year(now())+1 + "-" + formatDate(prop("Geburtstag"), "MM") + "-" + formatDate(prop("Geburtstag"), "DD")), now(), "days"),
        dateBetween(parseDate(year(now()) + "-" + formatDate(prop("Geburtstag"), "MM") + "-" + formatDate(dateAdd(prop("Geburtstag"), 1, "days"), "DD")), now(), "days")
    )
)

Pflichtfeld für diese Formel: “Geburtstag” vom Typ “Datum”.

Errechnet die Anzahl an Tagen bis zum angegebenen Geburtstag (oder jedem anderen Datum). Dabei merkt die Formel, ob das Datum in diesem Jahr bereits passiert ist und nimmt als Berechnungsgrundlage dann automatisch das Folgejahr.

Die Formel kann auch bei vielen weiteren relativen Zeitspannen genutzt werden, bspw. zur Berechnung von Fristen.

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Du hast schon öfter von Notion gehört. Deine Freunde, Kollege und bekannte Geschäftsführer sprechen begeistert von den vielen Funktionen, die das Tool bietet. Jetzt hast du dich gefragt, ob sich Notion 2024 immer noch lohnt und du den Sprung wagen solltest. Du kurze Antwort ist: Ja.

Die lange Antwort ist: Es kommt drauf an.

Lass’ mich erklären.

Von Meetings und Projekten bis hin zu Bullet Journals und Einkaufslisten – Notion macht alles möglich. Notion.so ist deine Anlaufstelle, um Dinge zu organisieren und 2024 produktiv zu bleiben. Es ist eine Methode, um das Organisieren und Erstellen von allem, was du brauchst, zu vereinfachen und gleichzeitig alles an einem Ort zu haben.

Wir glauben, gibt es kaum etwas, was Notion.so nicht kann. Das liegt daran, dass das Team von Notion die Wichtigkeit eines vielseitigen Tools versteht, in dem Nutzer kreieren, zusammenarbeiten und in Kontakt bleiben können. Es beschränkt sich nicht auf einen einzigen Zweck. Doch es hat auch seine Schattenseiten.

Was ist Notion?

Notion passt nirgends richtig rein. Es ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem du deinen Arbeitsplan erstellen und organisieren kannst.

• Es ist eine Notizen-App, mit der du all deine Ideen und Ressourcen zentral speichern und verarbeiten kannst.
• Notion ist aber auch ein Wiki, mit dem du das Wissen ganzer Organisationen festhalten kannst.
• Notion ist ein Content-Planner, mit dem du Beiträge recherchierst, planst und zuweist.

Nach wenigen Jahren auf dem Markt ist es zu einem der am häufigsten verwendeten Organisationstools geworden, dem große und kleine Unternehmen weltweit vertrauen.

Mit dem All-in-one Tool kannst du eigenen Systeme für unendlich viele Anwendungsfälle basteln – von der Verwaltung persönlicher Aufgaben und Ziele bis hin zu umfangreichen Unternehmenssystemen für Teamarbeit, Dokumentation und Projektplanung.

Notion ist ein digitales Schweizer Taschenmesser und liefert Funktionen wie:

• Ansichten: Notion-Seiten können in einer Vielzahl von Ansichten angezeigt werden, darunter Listen, Tabellen, Kanban-Boards, Kalender und Galerien.
• Widgets: Notion-Seiten können mit Widgets für Kalender, Aufgabenlisten, Zeitleisten und andere Elemente erweitert werden.
• Datenbanken: Notion-Datenbanken können zum Speichern und Verwalten von Daten verwendet werden.
• Integrationen: Notion kann mit anderen Apps und Diensten integriert werden, um die Produktivität zu verbessern.

Notions Preismodelle

Großzügig kostenlos

Notion bietet dir in der kostenlosen ziemlich viel für den persönlichen Gebraucht. Alleine hast du unbegrenzte Blöcke, Zugang zur Basis-Seitenanalyse und kannst bis zu 10 Gäste einladen. Allerdings kannst du nur 1.000 Blöcke bauen, wenn du Gäste hinzugefügt hast.

Mit dem kostenlosen Plan von Notion kannst du schon eine Menge anstellen.

Außer:

• Mit mehr als zehn Personen zusammenarbeiten.
• Suchmaschinen zu bitten, deine öffentlichen Seiten zu durchsuchen.
• Links zu verwenden, die ablaufen.
• Kontrolle über Teambereiche haben.
• Notion Plus

Das Plus-Paket für kleine Teams kostet 8 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Rechnung und bietet alle Free-Funktionen plus unbegrenzte Datei-Uploads und einen erweiterten 30-Tage Versionsverlauf.

Notion Business

Das Business-Paket für 15 $ pro Monat und Mitglied erweitert das Angebot um Funktionen wie SAML SSO, private Teamspaces und PDF-Massenexport.

Notion Enterprise

Die Enterprise-Version ist für umfangreiche Unternehmensbedürfnisse mit Funktionen wie erweiterter Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten, Audit-Protokollen und dediziertem Kundensupport konzipiert.

Für wen eignet sich Notion?

Notion wächst, weil es so viele Anwendungsfälle für verschiedene Gruppen gibt: Freiberufler, Geschäftsführer, Privatpersonen, etc.

Hier eine kleine Liste basierend auf Erfahrungen mit Menschen, mit denen wir bereits bearbeitet haben:

Für Redakteure und Content Creator

Ich betreibe mehrere Blogs, Podcasts und YouTube-Kanäle. Jeden einzelnen Kanal verwalte ich über Notion. Ich recherchiere die Inhalte, schreibe die Skripte und plane die Veröffentlichung. Daher weiß ich aus eigener Erfahrung, wie wertvoll Notion als Content-Manager ist:

• Inhaltsideen brainstormen und sammeln, um jederzeit Inspiration zu haben.
• Redaktionskalender pflegen, um Veröffentlichungen und Deadlines im Blick zu behalten.
• Entwürfe und fertige Beiträge organisieren, damit alles leicht auffindbar ist.
• Zusammenarbeit mit anderen Kreativen koordinieren, um Projekte effizient voranzutreiben.

Mit Notion bringst du Struktur in deine kreativen Prozesse und kannst dich voll auf das Erstellen großartiger Inhalte konzentrieren.

Projektmanager und Teams

Okay, Projektmanager und Teams sind offensichtlich, da Notion eine zentrale Plattform ist, auf der Projekte von der Planung bis zur Ausführung effizient verwaltet werden können.

Sie planen Projekte direkt in Notion, weisen Aufgaben zu und behalten den Überblick über den Fortschritt:

• Projektpläne und Zeitpläne erstellen, indem du Datenbanken mit anpassbaren Vorlagen nutzt.
• Aufgaben zuweisen und Fortschritte verfolgen mit integrierten Kanban-Boards, Gantt-Charts und To-Do-Listen.
• Dokumentation und Ressourcen organisieren, wobei alle relevanten Dateien und Notizen leicht zugänglich sind.
• Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, indem du Diskussionen und Feedback direkt in Projektdokumenten einbindest.

Kreative Agenturen

Für kreative Agenturen ist Notion ein besonders nützliches Tool, da es die Flexibilität bietet, kreative Prozesse und Kundenprojekte effizient zu managen. Mit Notion können Agenturen:

• Ideenentwicklung und Brainstorming-Prozesse strukturieren, indem sie Räume für kreatives Denken und Ideensammlungen schaffen.
• Projektmanagement und Kundenkommunikation optimieren, mit integrierten Projektübersichten und Fortschrittsanzeigern.
• Portfolios und Arbeitsproben organisieren, so dass Referenzarbeiten und Entwürfe schnell und ansprechend präsentiert werden können.
• Teamkollaboration und Ressourcenverwaltung verbessern, durch geteilte Datenbanken und Echtzeit-Aktualisierungen.

Eventmanager

Ob freiberuflich oder als Organisation, immer mehr Eventmanager verlieben sich in Notion , weil es die Organisation und Koordination von Veranstaltungen vereinfacht.

• Veranstaltungsdetails planen und verwalten, von der Location-Auswahl bis hin zum Catering.
• Teilnehmerlisten und Lieferantenkontakte organisieren, um den Überblick zu behalten.
• Zeitpläne und Aufgabenlisten erstellen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
• Mit deinem Team und externen Dienstleistern kommunizieren, dank der integrierten Kollaborationsfunktionen.

Für wen eignet es sich nicht?

Notion eignet sich möglicherweise nicht für Personen, die:

Einfache, sofort nutzbare Lösungen suchen: Wenn du ein Tool bevorzugst, das wenig Einarbeitung benötigt und sehr intuitiv ist, könnte Notion wegen seiner Komplexität und vielfältigen Anpassungsoptionen überwältigend sein.

Spezialisierte Software für spezifische Aufgaben benötigen: Notion ist vielseitig, aber nicht immer die beste Wahl für spezialisierte Aufgaben wie detailliertes Finanzmanagement oder fortgeschrittene Datenanalyse.

Offline-Arbeit bevorzugen: Da Notion cloud-basiert ist, benötigst du eine Internetverbindung, um es effektiv zu nutzen. Für Nutzer, die häufig offline arbeiten, ist es möglicherweise nicht ideal.

Fazit: Lohnt sich Notion 2024?

In 2024 bleibt Notion ein unverzichtbares Tool für viele, von Content Creatoren bis hin zu Eventmanagern. Seine Fähigkeit, sich an verschiedenste Bedürfnisse anzupassen, macht es zum digitalen Schweizer Taschenmesser in der Welt der Organisation und Produktivität. Trotzdem ist Notion nicht für jeden perfekt. Wenn du nach etwas Einfachem oder einem spezialisierten Offline-Tool suchst, dann gibt es kein klares “Ja” für Notion.

Aber für diejenigen, die eine zentrale Plattform zur Steuerung ihrer kreativen und organisatorischen Prozesse suchen, ist und bleibt Notion eine ausgezeichnete Wahl.

Schritt 1: Was soll in die Datenbank?

Schritt 2: Wie erhalten wir alle Informationen?

1. Dokumente sammeln: Tragt alle relevanten Dokumente, die den Softwareentwicklungsprozess beschreiben. Dazu gehören Codierungsrichtlinien, Prozessdokumentationen, Qualitätskontrollstandards und Projektmanagementmethoden.
2. Experten konsultieren: Du sprichst mit erfahrenen Entwicklern und Projektleitern, um wichtige Einsichten und Erfahrungen zu sammeln, die möglicherweise noch nicht dokumentiert sind.
3. Best Practices identifizieren: Du sichtest die gesammelten Informationen, um bewährte Verfahrensweisen zu identifizieren, die für zukünftige Projekte hilfreich sein könnten.
4. Wissenslücken feststellen: Du erkennst Bereiche, in denen Informationen fehlen oder veraltet sind, und planst, diese Lücken zu schließen, indem du aktuelle Daten sammelst oder neue Leitfäden erstellst.

Schritt 3: Wie strukturieren wir alle Daten?

• Kategorienbildung: Teile die Informationen in Hauptthemen ein. Zum Beispiel könnten bei einer IT-Firma die Hauptkategorien “Softwareentwicklung”, “Produktmanagement”, “HR-Richtlinien” und “IT-Support” sein.
• Unterkategorien erstellen: Innerhalb dieser Hauptkategorien erstellst du spezifischere Unterkategorien. Für “Softwareentwicklung” könnten das “Codierungsstandards”, “Projektmanagementmethoden” und “Technische Dokumentationen” sein.
• Schlagworte verwenden: Füge Schlagworte oder Tags hinzu, um die Suche zu erleichtern. Zum Beispiel könnten Dokumente in der Kategorie “HR-Richtlinien” Tags wie “Urlaub”, “Krankheitstage” oder “Mitarbeiterentwicklung” erhalten.
• Inhaltsverzeichnis oder Navigationshilfen: Erstelle ein zentrales Inhaltsverzeichnis oder Navigationshilfen, die Nutzer schnell zu den gewünschten Informationen führen.

Schritt 4: Baue die Knowledge-Base in Notion

Schritt 5: Training und Einführung für Mitarbeiter

Schritt 6: Laufende Wartung und Aktualisierung

Tipps für deine Knowledge-Base in Notion

Integriere visuelle Elemente:

Nutze Vorlagen

Verlinke interne Ressourcen