Was sind OKRs?

OKRs stehen für “Objectives and Key Results”, ein Framework zur Zielsetzung, das dabei hilft, Teams auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Ein Objective definiert, wo man hin möchte, und die Key Results sind messbare Ergebnisse, die zeigen, ob das Ziel erreicht wurde.

Beispiel:

Ziel: Wir wollen die Kundenzufriedenheit verbessern.

Key Results:

• 4,5 Sterne durchschnittliche Bewertung auf Google Reviews bis Ende des Quartals.
• 80% der Kunden empfehlen uns in einer Umfrage weiter.
• Reduzierung der Bearbeitungszeit von Kundenserviceanfragen um 10%.

OKRs helfen Teams also, Ziele klar zu definieren, den Fortschritt zu verfolgen und motiviert zu bleiben. Sie sind ein flexibles Werkzeug, das sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Teams geeignet ist.

Wichtig ist, dass du deine OKRs regelmäßig überprüfst und anpasst. So stellst du sicher, dass du auf dem richtigen Weg bist und deine Ziele erreichst.

Warum Notion für OKRs ideal ist

Notion ist so ungeheuer vielseitig, sodass du OKRs ganz nach eigenen Bedürfnissen gestalten kannst. Du kannst verschiedene Datenbankansichten, Formulare, Tabellen und Kanban-Boards erstellen, um deine Ziele, Schlüsselergebnisse, Initiativen und Fortschritte zu organisieren und zu verfolgen.

• Datenbanken anzulegen: Jede OKR kann als eigene “Karte” in einer Datenbank angelegt werden, wodurch Ziele klar definiert und leicht zugänglich sind.
• Anpassbare Ansichten: Nutzer können verschiedene Ansichten erstellen, die es jedem Teammitglied ermöglichen, auf die für sie relevanten OKRs zu fokussieren.
• Integration in tägliche Abläufe: OKRs können in andere Notion-Seiten eingebettet werden, was hilft, sie stets im Blick zu haben, besonders in Besprechungen oder Team-Updates.

Schritt-für-Schritt: OKRs in Notion einrichten

1. OKR-Datenbank erstellen

Starte in Notion mit einer neuen Datenbank, die du “OKRs” nennst. Diese wird alle Objectives deines Teams enthalten. Ändere die Ansicht zur “Galerie” oder wähle, was für dich ansprechend ist.

2. Objectives definieren

Für jedes Ziel (Objective) erstellst du eine neue Karte in der Datenbank. Ein Beispiel könnte sein: “Marketingkampagne für das nächste Quartal planen”.

3. Key Results als Eigenschaft hinzufügen

Zu jedem Objective fügst du Key Results als Eigenschaften hinzu. Diese sollten messbar sein, wie z.B. “Steigerung der Besucherzahlen auf der Kampagnenwebseite um 30%”.

4. Fortschritt verfolgen

Du kannst den Status jedes Key Results mit Tags wie “Auf Kurs”, “Verzögerung” oder “Abgeschlossen” markieren, um den Fortschritt visuell zu verfolgen.

Du kannst hier auch sehr viel elegantere Lösungen finden und mit echten Tags arbeiten, aber dafür müssten deine Key Results wiederum in einer eigenen Datenbank abgelegt werden.

5. Gestalte es ansprechend

Passe die Kartenansicht an, um das Bild oder die Farbe je nach Status des Objectives zu ändern. Das sieht einfach besser aus und hilft dem Team, den Überblick zu behalten.

6. OKRs in Meetings einbinden

Mit Notion ist es super einfach, deine OKR-Datenbank in anderen Seiten wie Meeting-Notizen anzeigen zu lassen. Dafür musst du lediglich die verlinkte Datenbankansicht auswählen, die entsprechende Datenbank angeben und eine Ansicht bestimmen. Das gleiche funktioniert auch für Dinge wie wöchentliche Check-ins und andere Events, wo ihr Ziele überprüft und diskutiert.

Aller Anfang ist simpel

Diese eine Datenbank ist absichtlich sehr einfach gehalten, damit es einfacher ist, mit dem OKR Framework loszulegen. Sobald du und dein Team mit dieser Ansicht warm geworden seid, werdet ihr feststellen, was euch fehlt und wo ihr komplexere Strukturen benötigt, beispielsweise

• könntet ihr eigene Seiten und Datenbanken für Key Results einrichten
• unterschiedliche Datenbankansichten und Dashboards je nach Team und Abteilung aufsetzen
• Eine Fortschrittsverfolgung für OKRs

Doch fang lieber erstmal an, Luft nach oben gibt es immer.

Regel Nr. 1: Achte auf Überlastung durch E-Mails und Chats

In Remote-Teams ist die Gefahr einer Überlastung durch E-Mails und Chats besonders groß. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Kommunikations-Tools nach Feierabend abschalten, um nicht ständig in der Arbeit verhaftet zu sein.

• Lege klare Richtlinien fest, wann und wie Kommunikationswerkzeuge zu verwenden sind.
• Fördere “E-Mail-freie Zeiten”, während derer keine E-Mails gelesen oder geschrieben werden sollten.
• Schulung zu effektiven Kommunikationspraktiken, um die Flut unnötiger Nachrichten zu reduzieren.

Regel Nr. 2: Etabliere die Kommunikationshierarchie

Die effektivste Kommunikationsform ist das Videogespräch, gefolgt von Audioanrufen, Chats und zuletzt E-Mails. Wenn möglich, solltest du Videogespräche führen, da diese die schnellste und effizienteste Art sind, wichtige Angelegenheiten zu klären.

• Bevorzuge Videokonferenzen, um komplexe Themen effizient zu besprechen und Missverständnisse zu minimieren.
• Nutze Audioanrufe, wenn schnelle Entscheidungen gefordert sind und keine visuelle Präsentation benötigt wird.
• Setze auf Instant Messaging für kurze, informelle Kommunikation und wechsle zu E-Mails für formelle, dokumentierbare Korrespondenzen.

Regel Nr. 3: Nutze Video- und Visualisierungstools

Falls ein Videogespräch nicht möglich ist, solltest du Video- oder Visualisierungstools verwenden, um deine Anforderungen klar zu kommunizieren. Ein Beispiel dafür ist das Tool Jing, das dir erlaubt, deinen Bildschirm aufzuzeichnen und genau zu zeigen, was gemacht werden soll.

• Verwende Tools wie Loom oder Jing für schnelle Videoanweisungen.
• Erstelle kurze Video-Tutorials für häufige Aufgaben und Fragen.
• Nutze Bildschirmaufnahmen, um visuelle Anleitungen zu bieten.

Regel Nr. 4: Nutze Videokonferenztechnologie

Wenn dein Budget gering ist, beginne mit kostenlosen Tools wie Skype. Bei einem höheren Budget bietet Zoom bessere Funktionen für effiziente Videokommunikation.

• Verwende kostenlose Tools wie Skype für interne Besprechungen.
• Investiere in professionelle Software wie Zoom für kundenorientierte Meetings.
• Nutze Google Meet für spontane Team-Updates, da es in Google Workspace integriert ist.

Regel Nr. 5 Kompensiere die fehlende persönliche Interaktion

Genannte Video-Tools sind ein Segen für Remote Teams, aber sie ersetzen nicht zwingend die menschliche Interaktion. Du musst den fehlenden täglichen persönlichen Kontakt ausgleichen, wenn du ein Remote-Team führst.

• Richte virtuelle Kaffee-Pausen ein, bei denen Teammitglieder sich zwanglos austauschen können.
• Fördere zufällige “virtuelle Begegnungen” durch regelmäßige, ungeplante Video-Calls.
• Veranstalte monatliche Online-Team-Events, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Regel Nr. 6: Etabliere einen ständigen Chat-Raum

Du kennst die Kaffeemaschinen-Gespräche. Ein Chat-Raum, der immer offen ist, kann ein virtueller Ersatz sein. In diesem Raum kannst du über alles sprechen, was dir am Herzen liegt. Das fördert die spontane Kommunikation, die in einer lokalen Organisation natürlich wäre, und hilft, tiefere Einblicke in die Gedanken und Gefühle der Teammitglieder zu gewinnen.

• Richte einen Chatraum ein, wo Teammitglieder informelle Gespräche führen können.
• Ermutige zur Nutzung des Chatraums für leichte Konversationen neben der Arbeit.
• Biete Themen-Tage an, wie z.B. “Foto-Freitag”, wo Mitarbeiter Fotos aus ihrem Alltag teilen können.

Regel Nr. 7: Etabliere einen regelmäßigen Meeting-Rhythmus

Regelmäßige Meetings sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder fokussiert bleiben und ihre Aufgaben verstehen. Ob täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen – stelle sicher, dass diese Meetings klare Ziele haben.

• Plane tägliche Stand-ups, um laufende Projekte kurz zu besprechen.
• Setze wöchentliche Team-Meetings an, um Fortschritte zu prüfen und Aufgaben zuzuweisen.
• Organisiere monatliche Strategie-Sitzungen, um langfristige Ziele und Herausforderungen zu diskutieren.

Regel Nr. 8: Arbeite effektiv zusammen bei Dokumenten

Nutze Cloud-basierte Dokumenten-Tools wie Google Docs, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. So können alle Teammitglieder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und Änderungen sofort sehen.

• Nutze Echtzeit-Bearbeitungswerkzeuge wie Google Docs für gemeinsame Projekte.
• Halte alle Dokumente in der Cloud, um den Zugriff und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
• Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Kollaborationstools, um die Effizienz zu maximieren.

Regel Nr. 9: Nutze Projektmanagement-Systeme konsequent

Es ist entscheidend, ein Projektmanagementsystem wie Asana oder Basecamp zu verwenden und dieses konsequent zu nutzen. Alles sollte dokumentiert werden, damit Informationen nicht verloren gehen und alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.

• Wähle ein Tool wie Asana, Trello oder Notion und bleibe dabei
• Schulung zur effektiven Nutzung des gewählten Projektmanagementsystems.
• Überwache die Nutzung des Systems, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.

Regel Nr. 10: Implementiere Systeme und Prozesse

Implementiere detaillierte Systeme und Prozesse für wiederkehrende Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist. Dies hilft, die Konsistenz zu wahren und die Effizienz zu steigern.

• Erstelle spezifische Checklisten für wiederkehrende Aufgaben wie Video-Bearbeitung oder Inhaltsaktualisierung.
• Entwickle standardisierte Protokolle für regelmäßige Aufgaben und dokumentiere diese in einem zentral zugänglichen Handbuch.
• Führe halbjährliche Prozess-Reviews durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme aktuell und effektiv sind.

Regel Nr. 11: Biete flexible Arbeitszeiten an, aber bewahre Konsistenz

Meetings sind beispielsweise wichtige Berührungspunkte, an denen alle anwesend sein müssen. Außerhalb dieser Zeiten können die Mitarbeiter ihre Zeit frei einteilen, solange sie produktiv sind und gute Ergebnisse liefern.

• Festlegung verbindlicher Kernzeiten (z.B. 10:00 – 16:00 Uhr), während der alle Teammitglieder verfügbar sein müssen.
• Ermögliche vollständige Flexibilität außerhalb der Kernzeiten, damit Teammitglieder ihre Arbeitszeiten selbst gestalten können.
• Erstelle klare Richtlinien zur Kommunikation der Verfügbarkeit, wie z.B. das Aktualisieren des Status in Kommunikationstools.

Regel Nr. 12: Implementiere Systeme

In Remote-Teams ist es unerlässlich, klare Prozesse und Systeme zu haben. Diese Systeme helfen dabei, Aufgaben konsistent und effizient zu bearbeiten. Beispielsweise solltest du für jede wiederkehrende Aufgabe, wie das Bearbeiten von Videos, detaillierte Checklisten haben.

Regel Nr. 13: Biete flexible Arbeitszeiten mit Konsistenz

Es ist wichtig, flexible Arbeitszeiten anzubieten, wobei gewisse Konsistenzen wie feste Meeting-Zeiten gewahrt bleiben sollten. Die Mitarbeiter sollten wissen, wann ihre Anwesenheit erforderlich ist, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.

Regel Nr. 14: Verfolge Arbeitsstunden und Produktivität

Auch in einem Remote-Team solltest du Arbeitszeiten und Produktivität überwachen. Tools wie Time Doctor können dabei helfen, die Arbeitsauslastung zu messen und zu vergleichen, um Effizienz und Effektivität zu steigern.

• Implementiere ein Zeiterfassungstool wie Toggl oder Time Doctor, um die Arbeitsstunden transparent zu machen.
• Schulung der Mitarbeiter zur Bedeutung der Zeiterfassung und wie sie zur Produktivitätssteigerung beiträgt.
• Überprüfe die Arbeitslast monatlich, um Überarbeitung zu erkennen und proaktiv anzugehen.

Regel Nr. 15: Überlappende Kommunikationszeiten

Stelle sicher, dass es überlappende Arbeitszeiten gibt, insbesondere in Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Diese „Hot Zones“ sind essentiell für Meetings und gewährleisten, dass alle Teammitglieder regelmäßig zusammenkommen können.

• Plane wöchentliche Meetings während überlappender Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen können.
• Verwende einen gemeinsamen Kalender, um die Zeitzonen aller Teammitglieder zu visualisieren und Planung zu vereinfachen.
• Biete aufgezeichnete Versionen von wichtigen Meetings an, damit Mitarbeiter sie anschauen können, falls sie nicht teilnehmen können.

Regel Nr. 16: Quartalsbewertungen durchführen

Führe regelmäßige 360-Grad-Bewertungen durch, um Feedback von Kollegen, Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern zu sammeln. Diese Bewertungen sind wichtig, um Stärken und Verbesserungsbereiche zu identifizieren und die Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern.

• Führe regelmäßige 360-Grad-Feedback-Sessions durch, um umfassendes Feedback von Kollegen, Vorgesetzten und Untergebenen zu erhalten.
• Erstelle individuelle Entwicklungspläne basierend auf dem Feedback, um gezielte Verbesserungen zu fördern.
• Organisiere offene Feedbackrunden, in denen Mitarbeiter ihre Gedanken und Meinungen frei äußern können, um die Kommunikation und das Teamgefühl zu stärken.

Regel Nr. 17: Teste neue Mitarbeiter mit kurzfristigen Projekten

Bevor du jemanden fest einstellst, solltest du seine Fähigkeiten und Arbeitsweise durch kurzfristige Projekte testen. Dies gibt dir einen realistischen Eindruck von der Arbeitsweise und Produktivität des potenziellen Mitarbeiters.

• Starte mit kleineren Projekten, um die Fähigkeiten neuer Teammitglieder zu bewerten.
• Setze auf Probephasen, bevor du langfristige Verpflichtungen eingehst.
• Vergleiche Kandidaten durch parallele Aufgabenstellungen in der Testphase.

Regel Nr. 18: Bezahle Teammitglieder gut

Wenn du in Entwicklungs- oder Schwellenländern anstellst, zahle über dem Marktdurchschnitt. Damit erhöhst du die Loyalität und Zufriedenheit der Mitarbeiter und sichert dir langfristig engagierte und motivierte Teammitglieder.

• Biete überdurchschnittliche Gehälter an, um Talent in Entwicklungsländern zu binden.
• Setze auf faire Bezahlung, um Motivation und Loyalität zu fördern.
• Überprüfe regelmäßig die Marktgehälter, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Regel Nr. 19: Eigne Eignung für virtuelle Arbeit prüfen

Stelle sicher, dass potenzielle Mitarbeiter gut in ein virtuelles Arbeitsumfeld passen. Personen, die selbstständig und detailorientiert sind und gut alleine arbeiten können, sind oft besser für Remote-Arbeit geeignet.

• Führe Eignungstests für Fernarbeit durch, um passende Kandidaten zu identifizieren.
• Achte auf Selbstständigkeit und Detailgenauigkeit bei der Auswahl von Mitarbeitern.
• Bevorzuge Kandidaten, die Erfahrung mit Remote-Arbeit haben.

Regel Nr. 20: Persönliche Treffen organisieren

Organisiere regelmäßige persönliche Treffen oder Team-Retreats. Solche Treffen stärken den Teamgeist und verbessern die Kommunikation und das gegenseitige Verständnis innerhalb des Teams.

• Plane jährliche Team-Retreats, um den Zusammenhalt zu stärken.
• Nutze persönliche Treffen für strategische Planungen.
• Fördere informellen Austausch und Team-Building bei diesen Anlässen.

Regel Nr. 21: Überwache und bewerte die Ergebnisse

Es ist wichtig, nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Ergebnisse zu bewerten. Dies hilft, die Effektivität des Teams zu messen und sicherzustellen, dass alle auf ihre Ziele hinarbeiten und diese auch erreichen.

• Setze klare Leistungsindikatoren (KPIs), um die Arbeit zu bewerten.
• Führe regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch, um Fortschritte zu messen.
• Nutze Feedback und Ergebnisse zur stetigen Verbesserung der Teamleistung.