Es gibt viele Produktivitätsanwendungen auf dem Markt. Doch keines bietet eine flexible All-in-One-Produktivitätslösung wie Notion. Kein anderes Tool unterstützt mich so sehr in meinem privaten und beruflichen Alltag und macht mir dabei auch noch Freude. Warum ist das so?

Notion ist unglaublich flexibel. Es kann ein Schreibspeicher, eine Aufgabenverwaltungssoftware, ein Trainingskalender, eine Datenbank und so vieles mehr sein. Noch besser ist, dass du deine Daten in jedem dieser Projekte miteinander verbinden kannst, sodass dein Trainingskalender auf deine Tagebucheinträge verweisen kann.

Aber keines von ihnen bietet alles an einem Ort.

Warum Notion sich lohnt

Bevor ich Notion verwendet habe, habe ich leidlich Evernote genutzt und Google Docs für Notizen, Google Keep für Aufgabenlisten und Trello für die Projektverwaltung verwendet. Meine Suche nach einer All-in-One-App hat mit Notion ein Ende gefunden.

1. Alles beginnt mit einer weißen Seite

Jeder User startet Notion mit einer weißen Leinwand, als Notizblatt mit unzähligen Möglichkeiten. Wenn du in einem Notizbuch schreibst, gibt es keine Einschränkungen, wie und wo du schreiben möchtest.

Notion ahmt ein Notizbuch nach.

Die Layouts sind aus Blöcken aufgebaut, weshalb das System an Lego erinnert. Jeder Block bietet Funktionen, die für die Erstellung von Notizen notwendig sind, wie z. B. das Erstellen von Listen, Markierungen und vieles mehr. Eine der besten Funktionen sind die Umschaltblöcke, bei denen alle Informationen an einer Stelle zusammengeklappt werden können.

Es bietet die Möglichkeit, verschachtelte Unterseiten auf mehreren Ebenen zu erstellen. Es gibt auch die Möglichkeit, jedes Wort in eine verschachtelte Seite zu verwandeln.

Die Macher von Notion haben dafür gesorgt, dass es beim Tippen weniger Reibung gibt. Ein einfacher Schrägstrich kann neue Blöcke einbetten. Damit entfällt die Notwendigkeit, sich viele Tastaturkürzel zu merken.

2. Tabellen können eigene Dokumente erhalten

Die Tabellen bzw. Datenbanken in Notion, sind alleine schon mächtig genug. Doch warum es Google Sheets oder Excel um Längen schlägt, ist, dass du einzelne Tabellenartikel in Dokumente umwandeln kannst. Gepaart mit Notions Fähigkeit, aus jedem Dokument Dashboards, Galerien, Notizbücher, Kalender usw. zu basteln, ergibt das ein sehr mächtiges Datenverwaltungstool.

3. Templates um wiederholende Aktivitäten als Template zu speichern

Du erinnerst dich, dass wir bei Notion mit einem weißen Blatt Papier anfangen. Das müssen wir natürlich nicht immer. Wenn ich einen neuen Post für Social Media erstelle, dann benötige ich immer wieder ähnliche Elemente, wie eine Checkliste für den Prozess, oder Informationen über die Zielgruppe oder die Marke, für die ich produziere. Da kommen die Templates ins Spiel: Ich kann Dokumente, so wie ich sie immer wieder brauche, als Template speichern und neuen Dokumenten somit einen Kickstart geben. Damit spare ich enorm viel Zeit.

4. Es ist kostenlos für den privaten Gebrauch

Jep, ich selbst nutze die kostenlose Version für mein privates Leben. Alle Funktionen, die ich beschrieben habe, sind mit der kostenlosen Version uneingeschränkt zugänglich. Lediglich für unser Unternehmensskonto unterhalten wir ein Abo, damit wir als Team miteinander kollaborieren können.

Warum Notion besser ist als Evernote

Notion ist so viel mehr als nur eine App zum Aufschreiben von Notizen. Du kannst damit eine allumfassende Produktivitätslösung für dein Leben aufbauen. Manche tracken mit dem Tool ihre Gewohnheiten oder um das Training zu verfolgen, ich persönlich schreibe mein Journal darin und fasse meine Texte zusammenzufassen. Ich schreibe diesen Blogbeitrag gerade in Notion.

In der Vergangenheit habe ich Evernote verwendet und fand es umständlich. Zugegeben, ich habe noch ein paar Dateien dort abgelegt, aber eher aus Gewohnheit und ich immigriere Stück für Stück nach Notion und Google Cloud. Evernote begrenzt außerdem die monatlichen Uploads auf 60 MB und die Größe der Notizen auf maximal 25 MB. Man kann nur 2 Geräte mit einem Konto synchronisieren, für mehr muss man bezahlen.

Bei Notion kannst du so viele Geräte hinzufügen und synchronisieren, wie du möchtest.

Notion vs. Trello

Während Evernote eine Software zur Erstellung von Notizen ist, ist Trello eine Software zur Aufgabenverwaltung. Trello ist super, um Aufgaben und To-Dos an einem zentralen Ort zu organisieren und ich habe es selbst lange begeistert genutzt. Doch Trello ist strikt auf Aufgaben beschränkt und es ist nicht gerade aufregend, um Notizen zu nehmen.

Es dient dir als Trainingskalender und als To-do-Liste und als einfaches Projektmanagement-Tool, aber du kannst keine Datenbanken aufbauen und miteinander verknüpfen.

Ich habe Trello bei der Arbeit als Kanban-Board für mich verwendet und auch Teams damit arbeiten sehen. Aber warum Trello nutzen, wenn ich in Notion einfach ein Kanban-Board einbauen kann? Und da mein Kanban-Board in Notion eine Datenbank ist und Datenbanken in hier verschiedenen Ansichten haben können, habe ich unendlich viel mehr Möglichkeiten.

Ein Design, das Kreativität anregt

Okay, am Ende erlaube ich mir eine subjektive Bemerkung. Mir persönlich gefällt das vollständige Design der App. Als Songwriter, Content Creator und Blogger hat es immer etwas extrem beruhigendes, auf ein leeres Blatt zu schauen und langsam anzufangen, etwas entstehen zu lassen. Das Blatt wird zu einem Papierhaus und kann zu einem ganzen Luftschloss aufgebaut werden. Notion regt meine Kreativität an, während es mir hilft, meinen Fokus auf Produktivität zu halten. Auch nach einiger Zeit entdecke ich immer noch neue Möglichkeiten, mein System weiterzuentwickeln. Und das ist das auch das, was Notion meiner Meinung nach von allen Tools der Welt abhebt: Es macht mir Spaß. Ich freue mich darauf, es zu benutzen und freue mich auf kleine “Renovierungsarbeiten” und “Umzüge” auf Notion, um das Tool noch besser an mein Gehirn anzupassen und schöner zu gestalten. Wer digital arbeitet, sollte Notion unbedingt ausprobieren. Falls du es bereits hast und eine Einstiegshilfe brauchst, besuche unseren Guide.

Wir sind überwältigt von der schieren Menge an Apps, die darauf abzielen, Teile unseres Lebens produktiver zu gestalten. Aber es gibt eine neue App mit der du To-Do-Liste, Notizen, Kalender, Kanban, Wikis, Tabellen und Datenbanken in einer einheitlichen Plattform zu vereinen kannst: Notion.

“Kennst du eigentlich Notion?”, sagte Georgios einmal zu mir, lange bevor wir zusammenarbeiteten. Unwissend über was ich zu entdecken vermochte, gar naiv verneinte ich. Wenig später organisierten wir unsere Zusammenarbeit via Notion. Bald darauf verbrachte ich Nächte damit, mein eigenes Leben auf Notion zu übertragen.

Seit Notions Relaunch in 2018 ist die Projektmanagement und Notizsoftware auf über 20 Millionen Nutzer herangewachsen.

Warum Notion

Notion ist das flexibelste und effektivste Tool, das ich kenne. Es kann ein Schreibarchiv, Task-Manager, ein Trainingskalender, eine Datenbank und so vieles mehr sein. Noch besser: Du kannst deine Datenbanken mit anderen Datenbanken verbinden, sodass dein Tagebuch auf auf deine Ziele und Projekte verweisen kann. Es hat eine saubere und übersichtliche Oberfläche, doch lass dich davon nicht täuschen. Es ist ein Baukasten, mit dem du einen digitalen Arbeitsbereich aufbauen kannst, der sich wie dein zweites, digitales Gehirn anfühlt.

Anwendungsfälle für den Einsteiger

Es gibt ein paar einfache Möglichkeiten, wie du Notion einsetzen kannst..

CRM: CRM ist eine gute Einstiegsoption, obwohl Notion ein zweckorientiertes CRM für Vertrieb und E-Mail-Marketing nicht ersetzen kann. Denke stattdessen an Geburtstage, Hobbys und wichtige Gespräche, die du mit Menschen geführt hast.

Notizen: ein durchsuchbares und indiziertes Repository für deine Geistesblitze, Einkaufslisten und Lesenotizen.

“Bibliothek” für Webinhalte: Erstelle dir deine Lese-Datenbank in Notion. Es eignet sich, um Metadaten direkt in der App anzupassen. Außerdem kannst du den gesamten Text direkt in Notion markieren und mit Anmerkungen zu versehen.

Aufgabenverwaltung: Erfasse alle Aufgaben und erstelle benutzerdefinierte Ansichten, damit du jederzeit eine Übersicht über die anstehenden Tasks hast.

Persönliche Weiterentwicklung: Mit einer Rezeptdatenbank, der Planung von Mahlzeiten, der Verfolgung von Gewohnheiten und Trainingsprotokollen hilft dir Notion bei der persönlichen Weiterentwicklung. Plane Reisen, indem du alle Informationen und Notizen zu einem bestimmten Reiseziel zusammenstellst.

Einrichten

Aber Eines nach dem Anderen. Wenn du ganz neu im Notion Game bist, dann klicke dich kurz hier durch:

• Hier lädst du dir die Mobile App (iOS und Android) herunter
• Und hier die Desktop-App (Mac und Windows) für deinen Computer
• Mit der Chrome Erweiterung bettest du Webseiten in dein Notion ein

Der Notion Workspace – gibt deinem Content ein Zuhause

Die linke Seitenleiste dient als Zentrum für die Navigation und funktioniert wie ein Finder/Datei-Explorer. Die obere Seitenleiste erleichtert ebenfalls die Navigation mit Breadcrumbs und Suche.

Schreiben in Notion

Das Erste, woran du denkst, wenn du Notion öffnest ist: “Das ist ja ein Schreibprogramm.” Stimmt. Es funktioniert so einfach wie ein Textverarbeitungsprogramm, nur dass du innerhalb einer Seite ganze Arbeitsbereiche mit verschiedenen Elementen bauen kannst. Kommen wir zur der wichtigsten Sache in Notion: Den Blöcken.

Blöcke verstehen

Alles ist ein Block – Text, Kopfzeilen, Bilder, Datenbanken, Zitate und andere Seiten. Das Besondere an Blöcken ist, dass sie rekursiv sind, d. h. ein Block (d. h. eine Tabelle kann aus anderen Seiten bestehen) kann einen anderen Block enthalten.

Hier ist eine Liste der grundlegenden Blöcke von Notion:

• Text
• Überschriften
• Bilder
• Toggle-Listen
• To-Do-Listen
• Tabellen
• Ausrufe
• Einbettungen (Video, Karten)

Wie “Pages” funktionieren

In Pages (Seiten) fässt du alle oben aufgeführten Blöcke als Dokument zusammen. Die Seiten sind die Grundbausteine von Tabellen und Datenbanken.

Beim Schreiben kannst du den Text hervorheben, um ihn fett, kursiv und mit vorformatiertem Code zu versehen. Das Beste ist, dass du mit dem Befehl “/” neue Blöcke oder neue Seiten in das Dokument einfügen kannst.

Zugeben, die Liste ist recht lang und kann zu Beginn ein wenig überwältigen. Doch du kannst nach dem / auch Suchbegriffe eintippen, um dir die Suche zu erleichtern.

Das Dateisystem von Notion

Das Tool kombiniert eine traditionelle hierarchische Dateistruktur mit der Hyperlink-Struktur des Webs. Besonders clever ist: Wenn du eine Seite verschiebst, passt sich die Verknüpfung automatisch an. Am einfachsten kannst du deine Dateistruktur über die linke Seitenleiste einsehen. Du kannst auch jeden Block auf eine andere Seite verschieben, indem du mit der mit der rechten Maustaste auf den Block klicken und “Move to” wählst.

Bau dir deine eigene Welt pro Seite

Seiten sind weitaus mehr als nur Sammlungen von Wörtern und Überschriften. Sie können alle Arten von Einbettungen, Trennblättern, Dateien, Bildern und Aufgabenlisten enthalten. Du kannst auch jeden Block per Drag-and-Drop verschieben oder Spalten erstellen.

Zu viel Text? Toggle es weg

Organisiere dein Denken mit Toggles, eine der leistungsfähigsten Funktionen von Notion. So kannst du dein Denken und deinen Arbeitsablauf mit Hilfe von Toggles verbessern:

• Priorisierung/Depriorisierung von Text
• Visualisierung von Ideen auf dem Weg vom Entwurf zum fertigen Text
• Interne oder externe FAQ Sections

Tabellen und Datenbanken ordnen deine Welt

Tabellen sind dein Ersatz für Excel und Google Sheets. Füge deine Metadaten mit den üblichen Eigenschaften wie Text, Zahlen und Formeln hinzu. Ergänze sie mit anderen nützlichen Eigenschaften wie Kontrollkästchen, Mehrfach- und Einzelauswahl und “Person” (für andere Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich).

Eines ist klar, wer Datenbanken versteht und meistert, der meistert sein digitales Leben in Notion. Auch hier ist der Start einfach, doch sinnvolle Datenbankenstrukturen aufzubauen und zu miteinander zu verknüpfen, erfordert Übung.

Hier sind einige der Datentypen, die du in den Tabellenfeldern einsetzen kannst:

• Links
• Emails
• Zahlen
• Kontrollkästchen
• Einfach abhängige Tags
• Mehrfach-Auswahl-Tags
• Bilder
• Formeln (hier ist unsere vollständige Referenz)
• Dateien

Manipulation von Tabellen mit “Views”

Jetzt fängt der Spaß erst richtig an. Als ob Tabellen nicht schon gut genug wären, kannst du die Daten in verschiedenen Ansichten darstellen und dabei Sortier- und Filterfunktionen anwenden. Du kannst deine Datenbanken jederzeit auch kopieren und in unterschiedlichen Ansichten anzeigen. So kannst du beispielsweise ein Dashboard bauen, das erledigte und anstehende Aufgaben in verschiedenen Ansichten anzeigt, das aber die Daten von derselben Datenbank herauszieht.

Source: notion.io

Das Internet mit dem Web Clipper organisieren

Die Übernahme von Webseiten in Notion ist eine großartige Möglichkeit, um Rezepte zusammenzustellen, eine Liste zum späteren Lesen anzulegen oder Bilder für ein Moodboard zu sammeln. Es gibt verschiedene Erweiterungen für den Browser, eines ist direkt von Notion. Möglichkeiten. Bei jeder Clipper-Erweiterung musst du die Erweiterung installieren und anheften und dich bei deinem Notion-Konto anmelden.

Mit Notions eigenem Clipper bearbeitest du du einfach den Namen der Seite und wählen den Arbeitsbereich und die Zieldatenbank aus. Der Clipper erfasst die URL und in den meisten Fällen auch den Inhalt der Seite. Gelegentlich wird der Inhalt der Seite nicht vollständig in Notion angezeigt. Mit der Notion-Erweiterung Save to Notion erstellst du Formulare für das Clipping in verschiedene Datenbanken. Wähle deinen Arbeitsbereich und die Zieldatenbank aus und lege dann fest, welche Felder du beim Ablegen ausfüllen möchtest.

Notion ist ein Powertool

Notion beginnt mit einer blanken Seite, wird befüllt mit wenigen Blocks und ein paar Datenbanken später hast du dir bereits eine eigene Produktivitätsinsel gebaut. Doch mit dieser Einführung beginnt erst deine Notion-Reise. Es gibt noch so viel zu entdecken. Ich persönliche bin mit Notion mindestens 20 Prozent produktiver als zuvor und regelmäßig baue ich meinen Arbeitsbereich nach meinen neuen Ansprüchen um.