Wonach suchst du eigentlich?

Willst du produktiv arbeiten? Wissen sammeln oder dein gesamtes Leben in einem Tool abdecken?

• Willst du einfach nur Aufgaben abhaken oder komplexe Workflows abbilden? Dann brauchst du entweder ein minimalistisches Tool wie Todoist oder ein mächtigeres wie Coda.
• Arbeitest du allein oder im Team – und wie groß ist das Team? ClickUp ist aktuell sehr beliebt bei kleinen und großen Teams.
• Brauchst du ein Tool, das „alles kann“ – oder lieber spezialisierte Helfer für einzelne Aufgaben? Vielleicht ist gar nicht eine App die Lösung, sondern eine clevere Kombination.
• Nutzt dein Team bereits andere Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace? Dann lohnt es sich, nach Alternativen zu schauen, die sich dort gut integrieren – wie Microsoft Loop oder Google Keep.
• Willst du einfach nur Notizen schreiben – oder ein ganzes Wissenssystem aufbauen? Dann lohnt sich ein Blick auf Obsidian oder Evernote, je nachdem wie tief du gehen willst.

Falls du Tipps für Teamarbeit in Notion brauchst, lies diesen Artikel

Microsoft Loop

Loop ist der jüngste direkte Konkurrent zu Notion und umfasst drei Kernelemente: Arbeitsbereiche, Seiten und Komponenten. Ein Arbeitsbereich sind die Projekte, mit denen du deine Bereiche organisieren kannst, und Seiten sind Orte, an denen du deine Loop-Komponenten oder andere 365-Dokumente organisieren kannst, die in deinem 365-Konto vorhanden sind.

Besonders sind allerdings die Loop-Komponenten. Mit diesem Feature kannst du jeden Inhaltsblock in eine Komponente umwandeln. Dann kannst du ihn über Teams, Outlook oder Word teilen, und der Inhalt wird immer synchronisiert, egal wo er angezeigt wird. Er wird auch immer aktualisiert, egal wo du damit interagierst, was sehr praktisch ist, um Live-Updates zu teilen oder Feedback zu sammeln. Loop ist damit die Schnittstelle all deiner Microsoft 365-Apps, und ist daher eine großartige Ergänzung zur Software-Suite.

Bei der Erstellung eines neuen Arbeitsbereichs kannst du ihn mit in Loop erstellten Dokumenten füllen und auch Links zum Menü auf der linken Seite hinzufügen, falls du schnell auf wertvolle Ressourcen zugreifen musst. Du kannst Kommentare zu jedem Block hinterlassen oder mit Emojis reagieren, um deinen Teamkollegen zu zeigen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Daher ist MS Loop ein heißer Kanditat der besten Notion Alternativen.

Coda

Notion und Coda sind sich sehr ähnlich: Notion ist stark, wenn es um Dokumente und Wikis geht und Coda überzeugt vor allem im Bereich Datenbanken und Automatisierung.

Es gibt zwei Gründe, warum Coda bei Datenbanken die Nase vorn hat. Erstens gibt es eine praktische Formularansicht, die du mit Befragten teilen kannst, um Daten zu sammeln oder Umfragen durchzuführen – bei Notion müsstest du etwas integrieren, um das Gleiche zu tun. Zweitens sind Codas Datenbanken flexibler, da sie dir erlauben, sowohl innerhalb als auch außerhalb von ihnen mit Formeln zu arbeiten, und Logik und Daten zu verbinden, egal wo du bist. Beginne einfach irgendwo mit dem Tippen von =, und schon kann es losgehen.

Diese Flexibilität zeigt sich auch darin, wie die KI von Coda mit Datenbanken und Tabellen arbeitet, um Aufforderungen zu vereinfachen: Du kannst darum bitten, eine Blogpost-Idee für jede Zeile zu generieren und dann eine Zusammenfassung für jede Idee in einer neuen Spalte zu erstellen.

Coda gehört zu Notions engsten Konkurrenten und ist daher eine naheliegende Notion Alternative für dich.

Obsidian

Obsidian ist ein Tool für Notizen und Wissensmanagement, das hochgradig anpassbar und erweiterbar ist.

Mit Obsidian kannst du Notizen mit Markdown erstellen, sie organisieren und sie miteinander zu verlinken. Letzteres ermöglicht es dir, eine visuelle Darstellung deiner digitalisierten Gedanken und Ideen aufzubauen.

Obsidian speichert alle deine Notizen lokal auf deinem Computer und ist nicht auf einen Cloud-Server angewiesen. Es ist auch eine der wenigen Notion-Alternativen mit einem Offline-Modus. Durch die riesige Online-Community gibt es Tausende von Plugins, mit denen du die Funktionalität von Obsidian erweitern kannst, wie zum Beispiel das Hinzufügen eines Slash-Befehlsmenüs und die Möglichkeit, Kanban-Boards, Kalender und To-Do-Listen einzurichten.

Ich persönlich nutze Obsidian als Ergänzung zu Notion, indem ich es für mein persönliches Wissensmanagement verwende (Literaturnotizen, Journaling, Lernprojekte, etc.).

Asana

Wenn du ein reines Tool für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung benötigst, könnte Asana eine passende Alternative sein. Im Gegensatz zu Notion ist Asana ein Produktivitätstool im traditionelleren Sinne – es ist darauf ausgelegt, deinem Team bei der Projektverwaltung zu helfen und lenkt den Fokus nicht mit Dokumenten, Wikis oder Datenbanken ab.

Wie Notion bietet auch Asana verschiedene Möglichkeiten, deine Aufgaben visuell zu organisieren, sei es in der Listen-, Board- oder Zeitstrahlansicht. Die Benutzeroberfläche ist modern und intuitiv, sodass jedes Team das Tool leicht annehmen und schnell verstehen kann. Asana bietet zudem eine umfangreiche Palette an fortgeschrittenen Projektmanagement-Funktionen, die in Notion fehlen, wie Workflow-Automatisierung, Dashboards und Formulare. Dadurch wird die Verwaltung komplexerer und groß angelegter Projekte erleichtert.

Todoist

Notion ist so umfangreich, dass man schnell das wesentliche aus den Augen verlieren kann: Arbeit erledigen. Todoist ist eine gute Alternative zu Notion für dich, wenn du ein einfacheres, schlankeres Tool zur Aufgabenverwaltung suchst. Todoist bietet eine Reihe von Funktionen, die dir helfen, organisiert zu bleiben und deine Aufgaben im Griff zu haben. Dazu gehören die Möglichkeit, To-Do-Listen zu erstellen, Fristen und Erinnerungen festzulegen und deinen Fortschritt zu verfolgen.

Und da der Fokus von Todoist auf der Aufgabenverwaltung liegt, musst du nicht viel einrichten oder anpassen – daher eignet sich Todoist für dich, wenn du eine fokussiertere Benutzeroberfläche bevorzugst, die nicht durch andere Funktionen abgelenkt wird.

Evernote

Als Notion erstmals auf den Markt kam, war die Notiz-App Evernote einer seiner Hauptkonkurrenten.

Evernote ist ein Konkurrent der ersten Stunde und eine der beliebtesten Notion Alternativen. Denn als Notion an den Markt ging, war Evernote bereits ein etabliertes Tool, um dein digitales Leben zu organisieren.

Wenn du eine einfache, unkomplizierte Notiz-App für Arbeit oder persönliche Projekte benötigst, ist Evernote unschlagbar. Die benutzerfreundliche Oberfläche, die einfache Einrichtung und die vielfältigen spezialisierten Funktionen für das Notizenmachen, wie Skizzieren und Dokumentenscannen, machen es für viele Nutzer zur soliden Wahl.

ClickUp

ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für Aufgabenmanagement, Dokumentation und Zusammenarbeit – und wird oft als „Notion für produktorientierte Teams“ bezeichnet.

Was ClickUp besonders macht, ist die große Flexibilität bei der Darstellung von Aufgaben: Du kannst zwischen Listen-, Board-, Gantt- und Kalenderansichten wechseln und komplexe Workflows mit Automatisierungen und Abhängigkeiten abbilden.

Anders als Notion ist ClickUp stärker auf strukturierte Arbeitsprozesse ausgerichtet. Statt einem offenen Baukasten bekommst du eine klarere Projektstruktur, die besonders für größere Teams hilfreich ist. Du kannst auch Dokumente erstellen, Ziele festlegen, Zeit erfassen und Prozesse standardisieren.

Wenn du also ein schnell wachsendes Team hast und klare Abläufe, Automatisierung und Projekttransparenz im Fokus stehen, ist ClickUp eine sehr gute Notion-Alternative.

Google Keep

Google Keep ist, wie Notion, kostenlos, und dient als einfaches, benutzerfreundliches Tool, Notizen und Informationen zu organisieren.

Google Keep bietet eine Reihe von einzigartigen Funktionen, die Notion nicht hat. Zum Beispiel kannst du Sprachmemos aufnehmen und sie automatisch transkribieren lassen. Google Keep unterstützt auch handschriftliche Notizen, orts- und zeitbasierte Erinnerungen und die Möglichkeit, Notizen, Listen und Fotos hinzuzufügen.

Wenn du Notion hauptsächlich für einfache Notizen verwendest und nicht alle zusätzlichen Funktionen wie Datenbanken und Kanban-Boards benötigst, könnte Google Keep eher etwas für dich sein.

Außerdem ist Google Keep ist auf allen wichtigen Plattformen verfügbar, einschließlich Android, iOS, Web und Chrome OS.

Confluence & Jira

Notion mag für Einzelpersonen und kleinere Teams großartig sein, skaliert jedoch nicht immer so gut. Wenn dein Unternehmen schnell wächst und mit großen Mengen an Inhalten umgeht, könnte eine Kombination aus Atlassian Confluence und Jira eine passende Alternative sein.

Obwohl Confluence und Jira technisch gesehen separate Tools sind, fassen wir sie der dank nahtlosen Integration als eine Lösung zusammen. Während Confluence hauptsächlich für das Wissensmanagement und die Dokumentation verwendet wird, ist Jira ein agiles Projektmanagement-Tool, das sich hervorragend für die Entwicklung und das Tracking von Softwareprojekten eignet.

Beide sind Teil der Atlassian-Suite und decken zusammen mehr als die Funktionalität von Notion ab.

Confluence und Jira sind ausgereiftere Lösungen als Notion, mit mehr als 15 Jahren kontinuierlicher Entwicklung. Wenn du nach einer Notion-Alternative suchst, die auf Unternehmen ausgerichtet ist, probiere Confluence und Jira aus.

Fazit

Wenn du dich in der digitalen Welt umsiehst, wirst du schnell feststellen, dass es keinen Mangel an großartigen Tools gibt. Asana zum Beispiel kann Notion im Bereich Projektmanagement locker ersetzen und bringt sogar eigene, fortschrittliche Funktionen mit. Auf der anderen Seite steht Google Keep, das zwar nicht alle Features von Notion bietet, aber mit seinen spezialisierten Funktionen wie Sprachmemos und handschriftlichen Notizen eine perfekte Ergänzung darstellt. Am Ende des Tages hängt alles davon ab, was du wirklich brauchst. Willst du ein All-in-One-Werkzeug oder eine Kombination aus spezialisierten Tools, die deine Arbeit auf die nächste Stufe heben?

Dabei habe ich gestaunt wie ein kleines Kind, als meine erste Notiz wie durch Magie in meiner Datenbank gelandet ist.

Die Notion-Notiz, die ich erhalte, enthält nicht nur mein Transkript (welches Dank OpenAI sehr zuverlässig ist), sondern auch eine vollständige Notiz inklusive Zusammenfassung, Liste an wichtigsten Punkten, mögliche To-dos und Gegenargumente für meine geäußerte Idee.

So baust du die Notion Automation:

1. Sprachnotiz aufnehmen: Du nimmst eine Sprachnotiz auf deinem Handy auf. Diese Notiz könnte eine Idee sein, die du gerade hast, oder vielleicht eine Zusammenfassung eines Meetings, das du gerade hattest.
2. Hochladen der Sprachnotiz: Du lädst diese Sprachnotiz in eine Cloud-Speicher-App deiner Wahl hoch. Das könnte Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive sein. Sobald du die Audiodatei hochgeladen hast, wird ein Automatisierungsprozess ausgelöst.
3. Automatisierung starten: Diese Automatisierung läuft auf einer Plattform namens Pipedream. Pipedream ist ein Tool, das dir hilft, verschiedene Apps und Dienste miteinander zu verbinden und automatisierte Abläufe zu erstellen.
4. Transkription der Sprachnotiz: Die Automatisierung lädt deine Audiodatei in einen temporären Speicher herunter. Dann wird ein Tool namens Whisper verwendet, um deine Sprachnotiz in Text umzuwandeln. Whisper ist ein Spracherkennungsmodell von OpenAI und ist sehr gut darin, gesprochene Worte in geschriebenen Text umzuwandeln.
5. Zusammenfassung der Transkription: Nachdem deine Sprachnotiz in Text umgewandelt wurde, wird dieser Text an ChatGPT gesendet. Es kann auch einen Titel für deine Notiz erstellen und einige nützliche Listen mit Aktionspunkten oder Nachfragen generieren.
6. Senden an Notion: Schließlich wird die Transkription und die Zusammenfassung an Notion gesendet. Notion ist eine App, die du zur Organisation deiner Notizen und Aufgaben verwenden kannst. Die Automatisierung erstellt eine neue Seite in Notion und fügt dort die Transkription und die Zusammenfassung ein.

Das Ergebnis ist beeindruckend, doch ich muss dich warnen: Es ist nicht so einfach zu bedienen wie Zapier und erfordert ein bisschen mehr Einarbeitungszeit. Und obwohl ich eine Anleitung vorliegen hatte, hatte ich so manchen Frust, bis die einzelnen Schritte alle fehlerfrei vonstattengegangen sind.

Notion Automation via Pipedream

Pipedream ist eine Plattform, die es dir ermöglicht, alle möglichen Dienste miteinander zu verbinden und Aufgaben automatisch auszuführen. Damit reiht er sich neben Automatisierungstools wie Zapier und IFTTT ein.

Was mir an Pipedream gefällt, ist, dass es einen sehr großzügigen kostenlosen Plan hat:

• Anzahl der Ausführungen: Du kannst bis zu 400.000 Ausführungen pro Monat durchführen. Das umfasst das Starten und Ausführen von Pipelines sowie das Auslösen von Code und Aktionen.
• Ressourcenlimit: Du hast Zugriff auf eine begrenzte Menge an Arbeitsspeicher (RAM) und CPU-Ressourcen für deine Pipelines. Die genauen Limits werden vom kostenlosen Plan festgelegt.
• Community-Support: Der kostenlose Plan beinhaltet Zugang zur Community-Support-Plattform von Pipedream, wo du Fragen stellen und Unterstützung von anderen Benutzern erhalten kannst.
• Standard-Integrationen: Du hast Zugriff auf die meisten Standard-Integrationen von Pipedream, mit denen du Dienste wie Slack, GitHub, Twitter und mehr nahtlos in deine Pipelines einbinden kannst.

Mit Pipedream erstellst du „Pipelines“, das sind Abläufe, bei denen du bestimmst, wann und wie eine Aufgabe automatisch ausgeführt werden soll. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass eine Pipeline ausgelöst wird, sobald du eine neue E-Mail erhältst. In unserem Beispiel mit Notion wird der Trigger ausgelöst, wenn wir eine Audiodatei auf Dropbox (oder einem anderen Dienst) hochladen.

Paradies für Coder

Sobald die Pipeline aktiviert ist, kannst du benutzerdefinierten Code hinzufügen, um die erhaltenen Daten zu verarbeiten oder mit anderen Diensten zu interagieren. Das bedeutet, dass du die volle Kontrolle darüber hast, was mit den Daten passiert und wie sie verwendet werden.

Pipedream bietet auch eine Menge vorgefertigter Integrationen mit beliebten Diensten wie Slack, GitHub oder Twitter. Das heißt, du kannst diese Dienste nahtlos in deine Pipelines einbinden, ohne von Grund auf programmieren zu müssen. Notion, Gmail, Dropbox, OpenAI und Co. sind auch dabei.

Außerdem kannst du in Pipedream deine eigenen benutzerdefinierten Code-Blöcke erstellen, um deine Pipelines noch weiter anzupassen. Das ermöglicht dir, spezifische APIs oder Dienste einzubinden und fortgeschrittenere Automatisierungen zu erstellen.

Was Pipedream besonders praktisch macht, ist, dass es cloud-basiert ist – das bedeutet, dass deine Pipelines auf den Servern von Pipedream ausgeführt werden. Du musst dich also nicht um die Einrichtung oder Skalierung der Infrastruktur kümmern.

Transkription via Whisper

Unsere Notion-Automation greift auf Whisper zurück. Das ist OpenAIs Sprach-zu-Text-Transkriptions- und -Übersetzung-API, mit der wir robuste Transkriptionen in verschiedenen Sprachen und Übersetzungen durchführen.

Das Whisper-Modell wurde mithilfe von 680.000 Stunden multilingualer Daten trainiert, um viele Sprachen, Akzente und Fachjargon zu erkennen. Es handelt sich um ein allgemeines Spracherkennungsmodell, das auf einer großen und vielfältigen Audiodatensammlung basiert. Es kann sowohl multilinguale Sprachtranskriptionen als auch Sprachübersetzungen und Spracherkennung durchführen.

Falls du jemals mit Transkriptionen arbeiten möchtest, schau dir Whisper näher an – spätestens in der Notion-Automation wirst du es brauchen.

Die vollständige Video-Anleitung

Bevor du mit dem Video-Tutorial beginnst, ein paar wichtige Informationen vorab:

1. Verständnis der Tools: Es ist wichtig, dass du ein grundlegendes Verständnis der Tools hast, die in diesem Tutorial verwendet werden. Dazu gehören Notion, Pipedream, Dropbox/Google Drive/Microsoft OneDrive und die OpenAI Modelle Whisper und ChatGPT. Mach dich mit den Grundfunktionen dieser Tools vertraut.
2. Technische Anforderungen: Auch wenn das Tutorial eine No-Code-Methode anbietet, ist es immer noch technisch und erfordert die Interaktion mit APIs und das Verständnis von Automatisierungsprozessen. Ein grundlegendes Verständnis von Technologie und Software wird definitiv helfen.
3. Kostenbewusstsein: Die Nutzung von OpenAI Modellen wie Whisper und ChatGPT ist nicht kostenlos. Es ist nicht teuer, aber du solltest dir den Kosten bewusst sein und diese in deine Überlegungen einbeziehen.
4. Datenschutz: Bedenke, dass deine Sprachnotizen und Transkripte durch verschiedene Dienste und Plattformen verarbeitet werden. Du solltest dir der Datenschutzrichtlinien dieser Dienste bewusst sein und sicherstellen, dass du mit der Art und Weise, wie deine Daten gehandhabt werden, zufrieden bist.
5. Geduld: Wie bei jedem technischen Projekt kann es zu Fehlern und Herausforderungen kommen. Du solltest geduldig sein und bereit sein, zu experimentieren und Lösungen zu finden. Das sage ich aus jüngster Erfahrung.
6. Anpassungsfähigkeit: Das Tutorial bietet eine spezifische Methode zur Automatisierung des Prozesses. Aber denke daran, dass du diese Methode an deine spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen kannst. Sei kreativ und zögere nicht, das Tutorial als Ausgangspunkt für deine eigenen Automatisierungsprojekte zu nutzen.

Fazit

Es ist ziemlich stark zu sehen, wie Pipedream und das Whisper-Modell von OpenAI zusammenarbeiten, um deinen Workflow mit Notion zu verbessern.

Wenn du dem Tutorial gefolgt bist, wirst du auch gemerkt haben, dass du sehr viele Möglichkeiten hast, die Automation an deine Bedürfnisse anzupassen – beispielsweise kannst du die Formatierung ändern, sodass die fertige Notiz mehr deinen Wünschen entspricht.