Notion Kanban-Board in 3 Schritten erstellen

Ein Notion Kanban-Board zu erstellen ist wie das kleine Einmaleins von Notion. Das geht ruckzuck in wenigen Minuten:

1. Neue Datenbank anlegen

• Öffne Notion und erstelle eine neue Seite.
• Tippe /board und wähle “Board – Inline” aus, um eine Board-Ansicht zu erstellen

2. Aufgabenkarten erstellen

• Klicke auf “Neue Seite” (new page) unter der gewünschten Spalte, um eine Aufgabe hinzuzufügen.
• Öffne die neue Seite und füge Eigenschaften hinzu, die du für jede Aufgabe benötigst (Tags, Datum, Teammitglied, etc.)

3. Filter und Sortierungen einstellen

• Klicke oben rechts auf “Filter”, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien anzuzeigen.
• Verwende “Sortieren”, um Aufgaben beispielsweise nach Fälligkeitsdatum oder Priorität zu ordnen.

Schau an, du hast dein eigenes Kanban-Board in Notion erstellt und es nach deinen Bedürfnissen strukturiert. Jetzt geht es darum, dein Board so zu gestalten und zu nutzen, dass es dir den maximalen Nutzen bringt. Daher geben wir dir noch wichtige Tipps und Tricks auf den Weg.

Tipps und Tricks rund um das Notion Kanban-Board

1. Gestalte dein Board mit einem Cover und Icons

Du kannst deinem Kanban-Board und deinen Aufgaben jeweils ein Cover und ein Icon hinzufügen, indem du über den Titel der Seite hoverst und beispielsweise “Icon” auswählst.

2. Verwende Emojis und farbige Tags.

Füge Emojis direkt im Titel deiner Karten hinzu, um eine schnelle visuelle Kategorisierung zu schaffen. Kombiniere das mit den farbigen “Tags” aus der “Properties”-Spalte, um Prioritäten, Kategorien oder Projektphasen hervorzuheben. Beispielsweise könnten rote Tags “Dringend” markieren, während gelbe Tags “Wartend” signalisieren. Dadurch kannst du Aufgaben auf einen Blick einordnen, ohne lange suchen zu müssen.

3. Optimiere deine Ansichten mit Filtern und Sortierungen.

Mit der “Filter”-Funktion kannst du deine Karten gezielt nach Eigenschaften wie Deadlines, Verantwortlichkeiten oder Projektphasen anzeigen lassen. Kombiniere das mit der “Sort”-Funktion, um Karten nach Datum, Priorität oder anderen Eigenschaften zu ordnen. Das schafft Struktur und hilft dir, immer den Überblick zu behalten – egal, wie viele Karten dein Board enthält.

4. Nutze die Timeline-Ansicht für langfristige Planung.

Die Timeline-Ansicht in Notion eignet sich, um Projekte mit längeren Zeiträumen zu organisieren. Um sie zu nutzen, wähle ”Add a view” (Ansicht hinzufügen). Wähle dann die ”Timeline”-Ansicht. Anschließend kannst du deine Karten basierend auf Start- und Enddaten anordnen.

5. Erstelle wiederverwendbare Vorlagen

Für wiederkehrende Aufgaben kannst du mit der “Database Template”-Funktion eigene Vorlagen erstellen. Bereite ein Standardlayout für Aufgaben wie wöchentliche Berichte oder Projektpläne vor. So kannst du mit einem Klick eine Karte erstellen, die bereits alle nötigen Elemente wie Checklisten oder Tags enthält. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.

6. Arbeite mit anderen zusammen

Teile dein Kanban-Board mit deinem Team, indem du die “Share”-Option verwendest. So können Kollegen in Echtzeit auf dein Board zugreifen, Aufgaben aktualisieren oder Kommentare hinterlassen. Du kannst Berechtigungen anpassen und steuern, wer nur lesen darf und wer Änderungen vornehmen kann. Das macht dein Board zu einem zentralen Ort für die Teamorganisation.

Dein Notion Kanban-Board steht bereit

Mit einem Notion Kanban-Board organisierst du deine Aufgaben und Projekte so, wie es für dich am besten passt. Statt dich durch chaotische Listen zu kämpfen, siehst du alles auf einen Blick: Was steht an? Was ist in Bearbeitung? Was hast du schon geschafft?

Die Tipps am Ende machen dein Board nicht nur praktisch, sondern auch zu deinem persönlichen Tool – übersichtlich, optisch ansprechend und genau auf deine Arbeitsweise abgestimmt. Egal ob für dich allein oder für dein Team, dein Kanban-Board in Notion hilft dir, fokussiert und effizient zu arbeiten.

Übrigens kannst du auch fertige Notion-Templates ausprobieren, die sparen dir die Arbeit und haben einen größeren Funktionsumfang.

Erfahre mehr:

• Notion-Dashboard erstellen
• Was kostet Notion? Alle Pläne im Vergleich
• Die PARA-Methode – Organisiere dein digitales Leben

if(
    and(dateEnd(prop("Timeline")) < now(), prop("Fortschritt") < 1),
    "Überfällig 🚨",
    if(
        dateBetween(dateEnd(prop("Timeline")), now(), "days") < 14,
        "Kritisch ⚠",
        "Relaxed 🟢"
	)
)

Pflichtfelder für diese Formel:

• “Timeline” vom Typ “Datum” mit Start- und Endzeit.
• “Fortschritt” als Prozentzahl (bspw. “Rollup” mit prozentualer Berechnung oder Zahl oder Formel)

Visualisiert die Dringlichkeit eines Projekts anhand des Projektenddatums uns seines Fortschritts. Liegt das Enddatum in der Vergangenheit und der Fortschritt nicht bei 100 %, wird “Überfällig” angezeigt. Ist das Projektenddatum in weniger als 14 Tagen erreicht, erscheint “Kritisch”. Ansonsten “Relaxed”.

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Vielleicht zu viel?

Während Notion ein hervorragendes Tool für die Dokumentation und Datenorganisation ist, stößt es in spezialisierten Bereichen des Projektmanagements an seine Grenzen. Hier kommen spezielle Projektmanagement-Tools ins Spiel, die Notion perfekt ergänzen können. Sie bieten Funktionen, die in Notion entweder fehlen oder nicht im Fokus stehen, wie zum Beispiel spezialisierte Aufgabenverwaltung, detaillierte Zeitplanung und Datenschutz.

In diesem Artikel stellen wir einige der besten Projektmanagement-Tools vor, die sich nahtlos in Notion integrieren lassen. Wir betrachten ihre Stärken, Schwächen und speziellen Funktionen, und wie sie Notion in verschiedenen Aspekten ergänzen können.

Projektmanagement-Software, die Notion ergänzt

Wir haben die Hauptfunktionen von Jira, Asana und Trello verglichen und uns angeschaut, wie sie Notion ergänzen:

Diese Tabelle sollte dir einen guten Überblick geben, wie diese Projektmanagement-Software sich von Notion unterscheiden und wie sie es ergänzen können.

Durch die Verknüpfung dieser Tools können Informationen nahtlos zwischen den Plattformen übertragen werden, was den Arbeitsfluss optimiert und die Datenkonsistenz sicherstellt.

Meistertask

Meistertask setzt auf einfache, intuitive Projektboards und legt großen Wert auf Datenschutz. Als deutsches Unternehmen folgt es den strengen Datenschutzrichtlinien der Europäischen Union.

Was es kann: Meistertask bietet Projektboards, Aufgabenverwaltung und Teamkollaboration in einer übersichtlichen Oberfläche. Es ermöglicht Zeittracking und hat verschiedene Optionen für Benutzerrollen und Berechtigungen.

Wie es Notion ergänzt: Meistertask bringt nicht nur europäischen Datenschutz ins Spiel, sondern auch spezialisierte Projektmanagement-Funktionen. Während Notion als flexibles Tool für Dokumentation und Datenorganisation dient, fokussiert sich Meistertask auf das effiziente Management von Projekten und Aufgaben.

Wie du Meistertask integrierst: Meistertask bietet eine API und Integrationen mit Tools wie Zapier, was die Verknüpfung mit Notion erleichtert. Du kannst Aufgaben und Projekte zwischen Meistertask und Notion synchronisieren, um einen nahtlosen Workflow zu schaffen.

Jira

Was es kann: Jira ist spezialisiert auf agile Projektmanagementmethoden wie Scrum und Kanban. Es bietet umfangreiche Funktionen für die Verwaltung von Aufgaben, Sprints und Backlogs.

Wie es Notion ergänzt: Während Notion für einfaches Aufgabenmanagement und Notizen gut ist, bietet Jira spezialisierte Funktionen für Softwareentwicklungsteams. Die beiden Tools können über APIs oder Zapier miteinander verknüpft werden.

Wie du Jira integrierst: Jira bietet eine robuste API und lässt sich auf vielfältig zusammen mit Notion nutzen. Mit Tools wie Zapier oder Make kannst du beispielsweise neue Jira-Tickets automatisch in einer Notion-Datenbank erfassen. Das ermöglicht eine zentrale Übersicht über alle laufenden Aufgaben und Projekte direkt in Notion.

Jira dominiert das agile Projektmanagement. Mit Funktionen wie Aufgabenorganisation, Sprintplanung und Backlog-Verwaltung bietet es alles, was ein agiles Team braucht. Wenn du Jira mit Notion verbindest, erhältst du eine umfassende Lösung, die sowohl für das spezialisierte Projektmanagement als auch für die flexible Dokumentation und Datenorganisation geeignet ist

Asana

Asana legt den Fokus auf Teamkollaboration und Aufgabenmanagement. Es hilft dir, To-Do-Listen zu organisieren, Zeitpläne zu erstellen und Workspaces für dein Team bereitzustellen. So erhältst du einen Spezialisten für jeweils einen Bereich: Asana für die Aufgabenverwaltung und Notion für das Wissensmanagement.

Was es kann: Asana ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das sich auf Teamkollaboration fokussiert. Es bietet Funktionen wie To-Do-Listen, Zeitpläne und Workspaces.

Wie es Notion ergänzt: Asana ist stärker im Aufgabenmanagement, während Notion flexibler in der Datenorganisation ist. Du kannst Asana für die Aufgabenverwaltung und Notion für das Wissensmanagement verwenden.

Wie du Asana integrierst: Asana lässt sich ebenfalls gut mit Notion integrieren. Du kannst Asana-Aufgaben direkt in Notion importieren oder umgekehrt. So bleibt dein Team immer auf dem Laufenden, egal welche Plattform es bevorzugt. Auch hier kannst du mit Zapier oder Make arbeiten, um einen Workflow aufzubauen.

Monday

Monday glänzt durch anpassbare Workflows und Automatisierungen im Projektmanagement. Du kannst Projekte von Grund auf nach deinen eigenen Bedürfnissen gestalten. Das reicht von einfachen To-Do-Listen bis zu komplexen, automatisierten Prozessen.

Was es kann: Monday.com bietet anpassbare Boards, Zeittracking und Automatisierungen. Damit deckt es eine breite Palette an Projektmanagement-Aufgaben ab.

Wie es Notion ergänzt: Monday.com spezialisiert sich auf automatisierte Workflows und bietet detaillierte Tracking-Optionen. Diese Funktionen ergänzen Notions Flexibilität in der Datenorganisation und Dokumentation perfekt. Du nutzt Monday.com für spezialisierte Projektmanagement-Aufgaben und Notion für die breite Datenorganisation und Dokumentation.

Wie du Monday integrierst: Die Integration von Monday.com in Notion ist unkompliziert. Du kannst Aufgaben und Boards direkt zwischen den beiden Plattformen synchronisieren. Dafür eignen sich Automatisierungstools wie Zapier oder Integromat. So bleibt dein Team immer auf dem neuesten Stand, unabhängig von der bevorzugten Plattform.

Projektmanagement-Software kann Notion ergänzen

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Software kann den Unterschied zwischen einem chaotischen und einem reibungslos laufenden Projekt ausmachen. Während Notion eine ausgezeichnete Plattform für die Datenorganisation und Dokumentation bietet, gibt es spezialisierte Tools wie Jira, Asana, Monday.com und Meistertask, die es in bestimmten Aspekten des Projektmanagements ergänzen können. Von spezialisierten Aufgabenverwaltungen bis hin zu erweiterten Zeitplanungsfunktionen – diese Tools bieten Funktionen, die in Notion weniger ausgeprägt sind. Besonders interessant sollte dabei Meistertask sein, weil es als einziges Tool in Sachen DSGVO punktet.