Notion Kanban-Board in 3 Schritten erstellen

Ein Notion Kanban-Board zu erstellen ist wie das kleine Einmaleins von Notion. Das geht ruckzuck in wenigen Minuten:

1. Neue Datenbank anlegen

• Öffne Notion und erstelle eine neue Seite.
• Tippe /board und wähle “Board – Inline” aus, um eine Board-Ansicht zu erstellen

2. Aufgabenkarten erstellen

• Klicke auf “Neue Seite” (new page) unter der gewünschten Spalte, um eine Aufgabe hinzuzufügen.
• Öffne die neue Seite und füge Eigenschaften hinzu, die du für jede Aufgabe benötigst (Tags, Datum, Teammitglied, etc.)

3. Filter und Sortierungen einstellen

• Klicke oben rechts auf “Filter”, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien anzuzeigen.
• Verwende “Sortieren”, um Aufgaben beispielsweise nach Fälligkeitsdatum oder Priorität zu ordnen.

Schau an, du hast dein eigenes Kanban-Board in Notion erstellt und es nach deinen Bedürfnissen strukturiert. Jetzt geht es darum, dein Board so zu gestalten und zu nutzen, dass es dir den maximalen Nutzen bringt. Daher geben wir dir noch wichtige Tipps und Tricks auf den Weg.

Tipps und Tricks rund um das Notion Kanban-Board

1. Gestalte dein Board mit einem Cover und Icons

Du kannst deinem Kanban-Board und deinen Aufgaben jeweils ein Cover und ein Icon hinzufügen, indem du über den Titel der Seite hoverst und beispielsweise “Icon” auswählst.

2. Verwende Emojis und farbige Tags.

Füge Emojis direkt im Titel deiner Karten hinzu, um eine schnelle visuelle Kategorisierung zu schaffen. Kombiniere das mit den farbigen “Tags” aus der “Properties”-Spalte, um Prioritäten, Kategorien oder Projektphasen hervorzuheben. Beispielsweise könnten rote Tags “Dringend” markieren, während gelbe Tags “Wartend” signalisieren. Dadurch kannst du Aufgaben auf einen Blick einordnen, ohne lange suchen zu müssen.

3. Optimiere deine Ansichten mit Filtern und Sortierungen.

Mit der “Filter”-Funktion kannst du deine Karten gezielt nach Eigenschaften wie Deadlines, Verantwortlichkeiten oder Projektphasen anzeigen lassen. Kombiniere das mit der “Sort”-Funktion, um Karten nach Datum, Priorität oder anderen Eigenschaften zu ordnen. Das schafft Struktur und hilft dir, immer den Überblick zu behalten – egal, wie viele Karten dein Board enthält.

4. Nutze die Timeline-Ansicht für langfristige Planung.

Die Timeline-Ansicht in Notion eignet sich, um Projekte mit längeren Zeiträumen zu organisieren. Um sie zu nutzen, wähle ”Add a view” (Ansicht hinzufügen). Wähle dann die ”Timeline”-Ansicht. Anschließend kannst du deine Karten basierend auf Start- und Enddaten anordnen.

5. Erstelle wiederverwendbare Vorlagen

Für wiederkehrende Aufgaben kannst du mit der “Database Template”-Funktion eigene Vorlagen erstellen. Bereite ein Standardlayout für Aufgaben wie wöchentliche Berichte oder Projektpläne vor. So kannst du mit einem Klick eine Karte erstellen, die bereits alle nötigen Elemente wie Checklisten oder Tags enthält. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.

6. Arbeite mit anderen zusammen

Teile dein Kanban-Board mit deinem Team, indem du die “Share”-Option verwendest. So können Kollegen in Echtzeit auf dein Board zugreifen, Aufgaben aktualisieren oder Kommentare hinterlassen. Du kannst Berechtigungen anpassen und steuern, wer nur lesen darf und wer Änderungen vornehmen kann. Das macht dein Board zu einem zentralen Ort für die Teamorganisation.

Dein Notion Kanban-Board steht bereit

Mit einem Notion Kanban-Board organisierst du deine Aufgaben und Projekte so, wie es für dich am besten passt. Statt dich durch chaotische Listen zu kämpfen, siehst du alles auf einen Blick: Was steht an? Was ist in Bearbeitung? Was hast du schon geschafft?

Die Tipps am Ende machen dein Board nicht nur praktisch, sondern auch zu deinem persönlichen Tool – übersichtlich, optisch ansprechend und genau auf deine Arbeitsweise abgestimmt. Egal ob für dich allein oder für dein Team, dein Kanban-Board in Notion hilft dir, fokussiert und effizient zu arbeiten.

Übrigens kannst du auch fertige Notion-Templates ausprobieren, die sparen dir die Arbeit und haben einen größeren Funktionsumfang.

Erfahre mehr:

• Notion-Dashboard erstellen
• Was kostet Notion? Alle Pläne im Vergleich
• Die PARA-Methode – Organisiere dein digitales Leben

• Dashboards sparen Zeit und Energie, indem sie Informationen aus verschiedenen Quellen auf einer Seite bündeln
• Sie vermeiden, dass du ständig durch verschiedene Datenbanken klickst oder zwischen Seiten hin und her springst
• du siehst nur das, was gerade wichtig ist – ob tägliche To-dos, laufende Projekte oder Content-Planung. So bleibt dein Kopf frei für das Wesentliche

Ein gutes Dashboard spart dir Zeit, Nerven und unnötiges Geklicke. Statt ständig zwischen Datenbanken und Seiten hin- und herzunavigieren, kannst du alles Wichtige auf einer Seite bündeln. So bleibt der Fokus auf dem, was wirklich zählt, ohne dass du ständig abgelenkt wirst.

So erstellst du dein eigenes Notion Dashboard

So machst du dein Notion Dashboard zu deiner persönlichen Schaltzentrale.

1. Ziele definieren

Bevor du loslegst, frag dich, was dein Dashboard leisten soll.

Willst du deine täglichen Aufgaben besser im Blick haben? Deine Projekte und Termine zentral organisieren? Oder einfach einen Ort schaffen, an dem du all deine Ideen sammeln kannst? Deine Ziele bestimmen, wie dein Dashboard aufgebaut wird.

Beispiel:

• Für den Alltag: Ein Bereich für To-dos, einen Kalender und eine Wochenübersicht.
• Für Projekte: Datenbanken für Aufgaben, Fortschritt und wichtige Ressourcen.
• Für dein Team: Platz für geteilte Informationen und Kommunikation.

2. Tabellenlayout anlegen

Es kann ziemlich praktisch sein, wenn du eine grobe Skizze oder ein Tabellenlayout anlegst. Das ist zwar kein Muss, aber es spart dir enorm Zeit, vor allem wenn dein Notion Workspace größer ist.

3. Grundstruktur anlegen

Starte mit einer neuen Seite in Notion. Benenne sie so, dass du sofort weißt, worum es geht – zum Beispiel „Mein Dashboard“ oder „Arbeitsplatz“.

Füge ein Icon und ein Titelbild hinzu, um deinem Dashboard Persönlichkeit zu verleihen.

3. Inhalte hinzufügen

Jetzt kommt der spannende Teil: Überlege, welche Elemente du brauchst, und füge sie hinzu.

• To-Do-Listen: Nutze die Checkbox-Funktion, um Aufgaben zu erstellen, die du abhaken kannst.
• Kalender: Füge einen Kalenderblock hinzu, um Deadlines und Termine zu sehen.
• Datenbanken: Organisiere größere Projekte oder Informationen in Datenbanken, die du als Liste, Tabelle oder Kanban-Board anzeigen kannst.
• Notizen und Links: Reserviere einen Bereich für schnelle Gedanken und wichtige Verknüpfungen zu anderen Notion-Seiten.

4. Design und Layout anpassen

Ein gutes Dashboard ist nicht nur funktional, sondern auch übersichtlich und angenehm zu bedienen. Passe das Layout so an, dass du alles Wichtige auf einen Blick erfassen kannst.

Spaltenlayout:

Teile die Seite in Spalten auf, um verschiedene Kategorien nebeneinander zu platzieren – z. B. links die To-Do-Liste, rechts den Kalender.

Widgets und Highlights:

Nutze Emojis, Trennlinien oder bunte Hintergründe, um Abschnitte visuell voneinander abzugrenzen. Du kannst auch Widgets von Drittanbietern einbetten, z. B. Wetterberichte oder Timer.

5. Testen und optimieren

Kein Dashboard ist von Anfang an perfekt. Arbeite ein paar Tage damit und achte darauf, was gut funktioniert und was fehlt.

Fragen, die du dir stellen kannst:

Nutze ich alle Bereiche meines Dashboards?

Gibt es Elemente, die mich ablenken oder die ich nie brauche?

Könnte ich etwas einfacher gestalten?

Tipp: Passe dein Dashboard regelmäßig an deine aktuellen Projekte und Ziele an. So bleibt es immer relevant und nützlich.

FAQs zu Notion Dashboards

Was sollte mein Notion-Dashboard enthalten?

Das hängt ganz von deinen Bedürfnissen ab. Für ein persönliches Dashboard kannst du Dinge wie einen Gesundheitstracker, eine Leseliste oder deinen Wochenplan hinzufügen. Wenn es um Arbeit geht, bieten sich Abschnitte für Projektübersichten, aktuelle Aufgaben oder Prioritätenlisten an. Denk einfach daran, was du täglich im Blick behalten möchtest.

Wie verlinke ich eine Seite mit meinem Dashboard?

Du kannst eine Seite mit deinem Dashboard verlinken, indem du den „Embed“-Block nutzt. Tippe einfach „/embed“, füge den Link der Seite ein und klicke auf „Einbetten“. So wird die Seite direkt in deinem Dashboard angezeigt.

Wie binde ich ein Dashboard in Notion ein?

Das geht ganz einfach. Kopiere den öffentlichen Link des Dashboards, das du einbinden möchtest, und füge ihn in einen „Embed“-Block ein. Notion macht den Rest für dich.

Wie erstelle ich Spalten in meinem Dashboard?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Du kannst die „Spalten“-Funktion verwenden, um bis zu fünf Spalten zu erstellen. Alternativ kannst du leere Blöcke manuell nebeneinander ziehen. Das ist zwar etwas mühsamer, gibt dir aber die Freiheit, alles genau so anzuordnen, wie du es möchtest.

Wie mache ich ein Notion-Dashboard das schön aussieht?

Du kannst dein Dashboard ästhetisch gestalten, indem du Farben auswählst, die gut zusammenpassen und eine harmonische Stimmung erzeugen. Spiele mit Schriftarten und füge visuelle Elemente wie Zitate, Icons, Trennlinien oder Überschriften hinzu, um es professioneller wirken zu lassen. Das macht es nicht nur schön, sondern auch übersichtlich.

Notion anmelden – So geht’s

Bevor du die Möglichkeiten von Notion erkunden kannst, musst du dir zunächst ein Konto anlegen. Der Anmeldeprozess ist simpel und eröffnet dir die gesamte Welt von Notion.

So meldest du dich bei Notion an:

1. Bei Notion anmelden: Gehe auf die Notion-Website und klicke auf den Button “Hol dir Notion kostenlos”.
2. Du kannst dein Konto entweder über deine E-Mail-Adresse oder dein Google-Konto erstellen.
3. Entscheidest du dich für die Anmeldung per E-Mail, gib deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
4. Notion schickt dir dann eine Bestätigungs-E-Mail. Klicke auf den Link in der E-Mail, um dein Konto zu bestätigen.
5. Nach der Bestätigung gelangst du zu einer Seite, auf der du zwischen einer leeren Seite, der Notion-Vorlagengalerie oder dem Beitritt zu einem bestehenden Workspace wählen kannst.

Mit einem Klick auf „Neu bei Notion? Konto erstellen“ schließt du die Einrichtung ab. Du bist bei Notion angemeldet!

Ja, dann erstmal herzlich willkommen bei Notion!

Bei Notion einloggen in wenigen Sekunden

Du kannst Notion entweder über einen Webbrowser oder die App nutzen. So funktioniert der Login auf beiden Wegen:

Login im Webbrowser

1. Öffne deinen bevorzugten Webbrowser und gehe auf www.notion.so.
2. Klicke oben rechts auf “Anmelden”.
3. Gib deine E-Mail-Adresse ein und folge den Anweisungen, um auf dein Konto zuzugreifen.

Login über die Notion-App

Wenn du Notion fest verwenden willst, lohnt es sich, die App herunterzuladen und zu verwenden. Das geht auch ziemlich schnell.

Zuerst musst du die richtige App für dein System herunterladen:

• Für Windows oder macOS: Lade die Desktop-App von der Notion-Download-Seite herunter und installiere die passende Version für dein System.
• Für iOS oder Android: Suche in deinem App Store (App Store für iOS oder Google Play Store für Android) nach “Notion” und installiere die App.

1. Installiere die App nach dem Download auf deinem Gerät.
2. Öffne die App.
3. Gib die E-Mail-Adresse ein, die du für dein Notion-Konto nutzt.
4. Folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Login abzuschließen.

Mit diesen Schritten kannst du dein Notion-Workspace ganz einfach auf allen Geräten nutzen.

Aus Notion abmelden

Wenn du dich aus deinem Notion-Konto abmelden möchtest, kannst du das sowohl über den Webbrowser als auch über die App tun. Hier sind die Schritte für beide Methoden:

Desktop-App (Windows oder macOS):

1. Öffne die Notion-App.
2. Klicke oben links auf dein Profilbild oder die Initialen.
3. Wähle “abmelden” aus dem Menü.
4. Dein Konto wird abgemeldet, und du gelangst zurück zur Anmeldeseite.

Mobile-App (iOS oder Android):

1. Öffne die Notion-App auf deinem Smartphone oder Tablet.
2. Tippe auf die drei Punkte (oben rechts) oder gehe zu den Einstellungen.
3. Scrolle nach unten und wähle “Abmelden”.
4. Bestätige die Abmeldung, falls du dazu aufgefordert wirst.

So löschst du dein Notion-Konto:

1. Öffne die Einstellungen: Klicke in der linken Seitenleiste auf „Einstellungen & Mitglieder“.
2. Gehe zu „Mein Konto“: Im Bereich „Mein Konto“ findest du alle wichtigen Kontoeinstellungen.
3. Wähle „Mein Konto löschen“: Scrolle nach unten und klicke auf „Mein Konto löschen“.
4. Bestätige die Löschung: Gib deine E-Mail-Adresse ein und bestätige, dass du dein Konto dauerhaft löschen möchtest.

Achtung: Sobald du dein Konto löschst, werden alle Daten und Workspaces unwiderruflich entfernt. Überlege dir also gut, ob du wirklich alles löschen möchtest.

Dein Notion-Passwort vergessen? So bekommst du es wieder

Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du es ganz einfach zurücksetzen:

1. Gehe zur Notion-Anmeldeseite: Öffne deinen Webbrowser und navigiere zu notion.so/login.
2. Klicke auf “Passwort vergessen?”: Unter den Anmeldefeldern findest du die Option “Passwort vergessen?”.
3. E-Mail-Adresse eingeben: Gib die E-Mail-Adresse ein, mit der du dich bei Notion registriert hast, und klicke auf “Link zum Zurücksetzen senden”.
4. E-Mail überprüfen: Notion sendet dir einen Link zum Zurücksetzen des Passworts an deine E-Mail-Adresse. Öffne diese E-Mail und klicke auf den bereitgestellten Link.
5. Neues Passwort festlegen: Du wirst zu den Einstellungen deines Notion-Workspaces weitergeleitet, wo du ein neues Passwort erstellen kannst.

Falls du keinen Zugriff mehr auf die E-Mail-Adresse hast, mit der du dich bei Notion angemeldet hast, kannst du diese in den Notion-Einstellungen ändern. Dazu benötigst du ein bestehendes Passwort für dein Konto. Gehe wie folgt vor:

1. Einstellungen öffnen: Klicke in der Seitenleiste auf “Einstellungen” und wähle dann “Mein Konto”.
2. E-Mail-Adresse ändern: Klicke unter “Kontosicherheit” auf “E-Mail-Adresse ändern”.
3. Passwort eingeben: Gib dein aktuelles Passwort ein und klicke auf “Weiter”.
4. Neue E-Mail-Adresse eingeben: Gib deine neue E-Mail-Adresse ein und klicke auf “Verifizierungscode senden”.
5. Verifizierung abschließen: Sobald du den Code an deine neue E-Mail-Adresse erhalten hast, gib ihn ein und klicke auf “E-Mail-Adresse ändern”.

Was ist Notion und wie funktioniert’s?

Notion ist das ideale Tool, um in Teams und Unternehmen für Ordnung zu sorgen. Es bietet alles, was du brauchst, um Projekte, Aufgaben und Inhalte an einem Ort zu organisieren. Egal, ob du Notizen festhalten, komplexe Projekte planen oder Daten effizient verwalten willst – Notion passt sich flexibel an deine Arbeitsweise an.

Von Start-ups bis zu großen Unternehmen nutzen Teams Notion, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu stärken. Mit einer intuitiven Oberfläche und nahezu grenzenlosen Anpassungsmöglichkeiten wird es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für alle, die mehr Struktur und Effizienz suchen.

Die Kernfunktionen von Notion

Notizen und Dokumente

Notion macht es einfach, Informationen festzuhalten. Du kannst Text formatieren, Checklisten erstellen und Bilder oder Videos hinzufügen. Alles bleibt übersichtlich und leicht zugänglich – perfekt für Meetings, Brainstorming-Sessions oder Berichte.

Datenbanken und Tabellen

Mit Notion erstellst du Datenbanken, die weit mehr können als klassische Tabellen. Du kannst sie als Liste, Kanban-Board, Kalender oder in anderen Ansichten darstellen – ideal, um Projekte und Informationen flexibel zu organisieren.

Kanban-Boards

Für Teams, die Aufgaben visuell planen möchten, ist das Kanban-Board eine großartige Lösung. Behalte den Überblick, wer woran arbeitet, und bring Projekte effizient voran.

Content-Management

Von Texten bis zu Videos – Notion hilft dir, alle Inhalte zentral zu verwalten. Du kannst Dateien hinzufügen, bearbeiten und mit deinem Team teilen, ohne zwischen verschiedenen Tools hin und her zu springen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Notion offline nutzen?

Ja, du kannst Notion offline verwenden, aber nur über die Desktop- oder Mobile-App. Änderungen werden lokal gespeichert und mit der Cloud synchronisiert, sobald du wieder online bist.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit in Notion?

In Notion kannst du andere Personen zu deinem Workspace einladen. Sie können in Echtzeit an Seiten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen vornehmen, je nach den von dir festgelegten Berechtigungen.

Kann ich meine Daten aus Notion exportieren?

Ja, du kannst deine Daten in verschiedenen Formaten wie Markdown, HTML oder PDF exportieren. Gehe dafür in die Seiteneinstellungen und wähle „Exportieren“.

Wie erstelle ich Vorlagen in Notion?

In Notion kannst du jede Seite als Vorlage speichern. Klicke auf die drei Punkte in der rechten oberen Ecke der Seite und wähle „Als Vorlage speichern“.

Kann ich Notion mit anderen Tools verbinden?

Ja, Notion unterstützt die Integration mit Tools wie Google Drive, Slack, und Zapier. So kannst du Arbeitsabläufe automatisieren und Inhalte nahtlos synchronisieren.

Gibt es eine Möglichkeit, ältere Versionen meiner Seiten anzusehen?

Notion speichert automatisch ältere Versionen deiner Seiten. Du kannst über die Versionshistorie in den Seiteneinstellungen darauf zugreifen, allerdings ist diese Funktion nur in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

Gibt es Tastaturkürzel in Notion?

Ja, Notion hat zahlreiche Tastenkombinationen, mit denen du schneller arbeiten kannst. Beispielsweise kannst du mit „Ctrl + /“ (Windows) oder „Cmd + /“ (Mac) die wichtigsten Befehle aufrufen. Hier zeigen wir dir alle Shortcuts.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing (oder Timeblocking) ist eine Technik, mit der du dein Zeitmanagement in den Griff bekommst: Du legst vorab fest, wie viel Zeit du für eine Aufgabe einräumst, und arbeitest gezielt innerhalb dieses Rahmens daran. Ursprünglich von James Martin in seinem Buch Rapid Application Development für die agile Softwareentwicklung entwickelt, nutzen heute alle möglichen Leute Timeboxing für ihre Projekte und persönlichen Aufgaben.

Die Idee ist, dass du für Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ein festes Zeitfenster einplanst und du in dieser Zeit ausschließlich daran arbeitest. Anschließend ziehst du Bilanz: Was hast du erreicht? Braucht die Aufgabe beim nächsten Mal vielleicht mehr oder weniger Zeit?

Timeboxing hilft dir, Projekte klar zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und den Tag effektiv zu gestalten, ohne in endlosen To-do-Listen zu versinken.

Zügiger arbeiten

Parkinsons Gesetz besagt, dass sich Arbeit immer so weit ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das heißt, wenn du dir zu viel Zeit einräumst, nutzt die Aufgabe diese Zeit auch – selbst wenn das eigentlich nicht nötig wäre. In der Theorie soll Timeboxing genau hier gegensteuern: Durch feste Zeitfenster soll Timeboxing dich zwingen, fokussiert und effizient an einer Aufgabe zu arbeiten, ohne sie unnötig in die Länge zu ziehen.

Aber es gibt einen Haken.

Ich zeige dir, warum viele Leute Timeboxing falsch umsetzen und es frustriert wieder lassen. Danach weißt du es besser und kannst die Methode perfekt einsetzen.

Mache Aufgaben nicht zu Terminen

Eine der größten Schwächen des Zeitboxing liegt darin, dass es alles in denselben strikten Kalender-Rahmen presst. Dabei gibt es einen klaren Unterschied zwischen Terminen und Aufgaben ­(sollte es zumindest).

Termine sind fest: Sie finden an einem bestimmten Tag, zur bestimmten Uhrzeit und oft an einem bestimmten Ort statt. Denk an Meetings – du triffst dich zu einem festgelegten Zeitpunkt mit anderen, und alle wissen, wann es losgeht und wann es vorbei ist.

Aufgaben hingegen sind flexibel. Sie müssen vielleicht an einem bestimmten Tag erledigt werden, aber ob du sie vormittags oder am Nachmittag angehst, ist deine Entscheidung. Das einzige, was zählt, ist, dass du sie an diesem Tag schaffst.

Aufgaben im Kalender sind ein No-Go

Wenn du anfängst, jeden Schritt deines Tages in den Kalender zu schmeißen, fühlt sich dein Tag schnell überwältigend und vollgepackt an. Ein Kalender sollte nicht mit Aufgaben vollgestopft werden, die du irgendwann erledigen kannst. Was passiert sonst? Dein Kalender sieht schon morgens chaotisch aus, und der Druck steigt, all diese Blöcke tatsächlich einzuhalten. Und dann kommt die Realität: Ein Kollege braucht spontan Hilfe, oder ein Meeting dauert länger – und dein ganzer Zeitplan gerät aus dem Ruder.

Stattdessen hilft es, den Kalender frei und offenzuhalten, nur mit festen Terminen, die wirklich an eine Zeit gebunden sind.

So bleibt dir die Flexibilität, spontan auf unvorhergesehene Aufgaben zu reagieren und Prioritäten anzupassen.

Schaffe Struktur durch Kategorien

Ein simpler Ansatz besteht darin, deine Aufgaben in Kategorien zu gliedern. Wenn du dir z. B. einen „Kommunikationsblock“ setzt, kannst du in dieser Zeit alle E-Mails, Nachrichten und Rückfragen abarbeiten. Am Vormittag vielleicht ein „Schreibblock“, in dem du an wichtigen Dokumenten arbeitest. Dadurch brauchst du nicht festzulegen, was genau wann passiert – du weißt einfach, dass du in dieser Zeit an einem bestimmten Typ von Aufgaben dran bist.

Mit der Zeit wird dieser Ansatz dir helfen, eine natürliche Routine zu finden. Beispielsweise erledige ich meine kreativen Arbeiten, wie das Schreiben oder Planen, am liebsten morgens, wenn der Kopf noch frisch ist.

Den „Kommunikationsblock“ verlege ich dagegen gern in den Nachmittag, wenn ich wieder Energie habe, mich auf Nachrichten und Anfragen zu konzentrieren.

Der Freiraum macht dich produktiver

Diese angepasste Variante von Timeboxing (oder Timeblocking) ist realistischer für unseren Arbeitsalltag und reduziert damit den Stress. Denn mit dem Spielraum fällt es dir leichter, sich den Herausforderungen des Tages anzupassen. Du bist nicht starr an einen Zeitplan gebunden, sondern kannst dich frei bewegen und dabei trotzdem effizient bleiben.

Der Kalender wird so zum Instrument, das dir zeigt, wann und wo du wirklich sein musst – und nicht zu einer To-do-Liste, die dir im Nacken sitzt.

Timeboxing sorgt für Struktur, ohne dich einzuengen.

Du legst Zeitfenster für Verantwortlichkeiten fest, arbeitest fokussiert und vermeidest unnötige Ablenkungen – ohne den Kalender mit Aufgaben zu überladen. Dadurch behältst du die Kontrolle über deinen Tag, setzt Prioritäten und beendest deine Arbeit mit dem Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben. Dein Kalender unterstützt dich, statt dich zu belasten, und du bleibst flexibel und produktiv.

Notion vs. Obsidian im Vergleich

• Notion ist ein webbasierter Workspace, der Notizen, Aufgaben und Datenbanken in einem System vereint.
• Obsidian ist eine minimalistische Notiz-App, die lokal auf deinem Computer läuft und es ermöglicht, Notizen miteinander zu verknüpfen. Unzählige Community-Plugins.

Was kann Notion?

Mit Notion kannst du deine Seiten flexibel gestalten, indem du verschiedene Inhaltsblöcke nutzt, Bilder oder Videos einbindest und in Echtzeit mit anderen zusammenarbeitest. Notion AI hilft dir dabei, Texte zu schreiben und Daten automatisch zu managen. Notion ist ein Meister darin, Informationen zentral zu organisieren: Änderungen werden durch verknüpfte Blöcke direkt überall aktualisiert. Für Aufgaben und Projekte bietet Notion einfache Ansichten, Filter und Automatisierungen. Die integrierte Kalenderfunktion ist außerdem eine gute Alternative zu Google Calendar, um Termine und Aufgaben im Blick zu behalten.

Warum Notion statt Obsidian nutzen?

Notion bietet dir von Haus aus Cloud-Speicherung ohne zusätzliche Kosten. Die Kollaborationsfunktionen sind stärker ausgeprägt, während Obsidian für Teamarbeit auf kostenpflichtige Add-ons setzt. Ziemlich fein bei Notion ist das integrierte KI-Tool Notion AI, das dir beim Schreiben und Brainstorming. Insgesamt ist Notion vielseitiger und flexibler als Obsidian.

Was kann Obsidian?

Obsidian speichert deine Notizen lokal, sodass du volle Kontrolle und Privatsphäre hast. Es bietet Obsidian Canvas, mit dem du visuelle Brainstorming-Sitzungen organisierst, und eine große Auswahl an Community-Plugins, um deinen Workflow flexibel zu gestalten. Willst du mehr? Dann hol dir die kostenpflichtigen Add-ons für das Veröffentlichen von Seiten im Web oder um deine Notizen plattformübergreifend zu synchronisieren.

Was kann Obsidian im Vergleich zu Notion?

Obsidian arbeitet offline, was bedeutet, dass du jederzeit auf deine Daten zugreifen kannst, egal ob du eine Internetverbindung hast oder nicht. Deine Daten bleiben sicher und langfristig gespeichert, was es besonders für sensible Inhalte attraktiv macht. Mit dem visuellen Canvas-Tool und der Wissensgrafik organisierst du deine Notizen auf eine einzigartige, vernetzte Weise. Es eignet sich besonders gut für einfaches Notieren und punktet durch die schlichte Handhabung.

Notion vs. Obsidian: Der direkte Vergleich

Kosten

Beide Tools bieten kostenlose Versionen, jedoch unterscheiden sich ihre zusätzlichen Optionen.

• Obsidian liefert dir alle Basisfunktionen kostenlos für die private Nutzung. Zusatzfunktionen wie Obsidian Sync für die plattformübergreifende Synchronisation oder Obsidian Publish für das Veröffentlichen von Inhalten sind kostenpflichtig.
• Notion hat im kostenlosen Plan alle Funktionen, die du als Einzelperson brauchst. Sobald du im Team arbeitest, brauchst du das Upgrade: Es gibt mehrere kostenpflichtige Pläne, die erweiterte Funktionen wie mehr Dateiuploads, unbegrenzte Blöcke und Notion AI beinhalten.

Benutzerfreundlichkeit

• Obsidian ist ein schlanker Texteditor im Markdown-Format. Es ist einfach zu bedienen, aber du musst ein paar Textbefehle kennenlernen, um etwa Überschriften und Verlinkungen zu erstellen.
• Notion verwendet ein modulares System, das verschiedenste Inhalte unterstützt, darunter Text, Tabellen und Medien

Dokumentation

• Wenn du alles lokal speichern möchtest und Wert auf Privatsphäre legst, ist Obsidian eine gute Wahl. Du kannst deine Notizen und Dateien einfach offline in sogenannten Vaults speichern und mit dem Canvas-Feature wie auf einer Pinnwand organisieren. So behältst du den Überblick über deine Gedanken, ohne dich auf eine Internetverbindung verlassen zu müssen.
• Notion geht einen anderen Weg: Hier kannst du Text, Datenbanken und sogar Kalender auf einer Seite zusammenfügen. Der Notion-Kalender lässt dich Termine direkt mit Notizen oder Aufgaben verknüpfen – praktisch, wenn du Projekte oder deinen Alltag organisieren willst.

Interne Verlinkungen

• Mit Obsidian baust du ein Netzwerk aus Wissen auf. Du kannst Notizen miteinander verlinken und in der Graph-Ansicht visualisieren. So siehst du direkt, welche Inhalte zusammenhängen. Egal, ob du einen Überblick über dein gesamtes Vault oder nur über eine bestimmte Notiz brauchst, die lokale oder globale Graphen-Ansicht hilft dir, Zusammenhänge zu erkennen.
• Notion bietet auch eine Möglichkeit, Seiten und Absätze miteinander zu verlinken. Das Besondere: Backlinks werden automatisch erstellt. Sobald du auf eine Seite verweist, zeigt Notion dir, von welchen anderen Seiten aus ebenfalls auf diese Seite verwiesen wird. So kannst du leicht durch dein System navigieren und Informationen vernetzen.

Zusammenarbeit

• In Notion kannst du mit deinem Team gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Du hinterlässt Kommentare, erwähnst deine Kollegen, und organisiert Projekte in verschiedenen Ansichten wie Tabellen, Timelines oder Kalendern. Zusätzlich kannst du benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen, um deine Arbeitsabläufe zu verbessern.
• Bei Obsidian ist die Zusammenarbeit eingeschränkter. Du kannst andere einbinden, aber dafür brauchst du das kostenpflichtige Add-on Obsidian Publish. Es ermöglicht dir, Inhalte online zu teilen und mit deinem Team zu arbeiten, aber ohne die projektbasierten Verwaltungsfunktionen wie in Notion.

Notion und Obsidian sind tolle Werkzeuge

Wir nutzen Notion bei der Arbeit für fast alles: Projektmanagement, Dokumentation, CRM – alles, was digital läuft, organisieren wir hier. Es hält unser Team auf Kurs und ermöglicht es uns, flexibel zusammenzuarbeiten. Persönlich greife ich auf Obsidian zurück, um mein eigenes Wissensmanagement zu strukturieren. Besonders im Zettelkasten-System bewährt es sich für meine Notizen zu Büchern und allem, was ich lerne. Für mich bietet es die perfekte Balance aus Einfachheit und Tiefe – ideal, um mein Wissen langfristig zu speichern und zu vernetzen. Im Kampf ‘Notion vs. Obsidian’ gibt es also keine Verlierer, nur verschiedene Anwendungsfälle. Zumindest bei uns.

Hier geht es zur Seite von Obsidian und

Notion Kosten – alle Pläne

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Notion-Pläne. Der kostenlose Plan bietet dir schon ungeheuer viel, aber wenn du mehr Speicher, Sicherheit oder Team-Features willst, dann machen die kostenpflichtigen Pläne definitiv Sinn.

Im Detail: Was ist in welchem Notion Plan enthalten?

Inhalte

Inhalt	Kostenlos	Plus	Team	Enterprise
Unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen
Testversion mit begrenzten Blöcken für Teams
Bis zu 5 MB Dateiupload	Bis zu 5 MB	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
7 Tage Seitenverlauf
Basis Seitenanalyse

Zusammenarbeit

Für Einzelpersonen reicht die kostenlose Version von Notion oft aus. Sie bietet viele Funktionen, um effizient zu arbeiten. Doch sobald du langfristig mit anderen zusammenarbeitest, wirst du schnell feststellen, dass du auf die Plus-Version oder höher umsteigen musst. Diese Pläne bieten deutlich mehr Möglichkeiten für Teams und die Verwaltung gemeinsamer Projekte.

	Kostenlos	Plus	Team	Enterprise
Kollaborativer Workspace
Gastmitglieder: 10
Benutzerdefinierte Notion-Site-Domain
Berechtigungsgruppen
Teamspaces
Private Teamspaces
Erweiterte Teamspace-Berechtigungen

Notion Preise: API und Integrationen

	Kostenlos	Plus	Team	Enterprise
Synchronisierte Datenbanken	1
Row-Limit für synchronisierte Datenbanken	100
Dynamische Link-Vorschau
Verbindungen zu Slack, Zapier und mehr
Öffentliche API

Verwaltung und Sicherheit

	Kostenlos	Plus	Team	Enterprise
Export als HTML, Markdown und CSV
Export des Workspaces als PDF
SAML Single Sign-On (SSO)
Benutzerbereitstellung (SCIM)
Erweiterte Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen
Workspace-Analysen
Individuelle Admin-Rollen
Audit-Protokoll

Support

Support	Kostenlos	Plus	Team	Enterprise
Vorrangiger Support
Customer Success Manager

Notion Preise im Vergleich zu anderen Tools

Evernote

Evernote bietet günstigere Optionen als Notion, vor allem für Einzelpersonen. Der kostenlose Plan deckt Grundbedürfnisse ab, während der Personal- und Professional-Plan mehr Speicherkapazität und Funktionen bieten, die für intensivere Nutzung gedacht sind.

Notion hingegen bietet ab dem Team-Plan (ab 8 € pro Nutzer) mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und richtet sich klar an Unternehmen. Der Team-Plan von Evernote kostet 13,99 € pro Nutzer und Monat, bietet jedoch weniger Funktionen als Notions Team-Angebot.

Asana

Asana bietet ein solides Projektmanagement-Tool, das sich durch klare Strukturen und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet. Im Vergleich zu Notion ist es weniger flexibel, aber speziell für die Aufgaben- und Projektverwaltung optimiert. Preislich liegt Asana etwas höher, bietet aber erweiterte Funktionen wie Portfolios und Workload-Management, die sich besonders für größere Teams eignen.

Notion Sites vernichtet Website-Builder wie Wix?

Mit “Notion Sites” können wir einfacher eigene Webseiten erstellen und online stellen, was die Plattform deutlich konkurrenzfähiger gegenüber anderen Website-Baukästen wie Webflow, Wix und WordPress macht.

• Eigene Domains: Du kannst Notion-Seiten unter deiner eigenen Domain veröffentlichen. Dies ist ein bedeutender Schritt, um Notion-Seiten als echte Websites erscheinen zu lassen.
• SEO-Tools: Notion Sites ermöglicht es dir, Suchmaschinenoptimierung (SEO) zu betreiben. Du kannst Meta-Tags, Beschreibungen und weitere relevante Informationen hinzufügen, um die Sichtbarkeit deiner Seite in Suchmaschinen zu verbessern.
• Eigene Analytics und Google Analytics: Du kannst jetzt eine einfache Analytics-Ansicht besuchen, um detaillierte Einblicke in den Traffic und das Nutzerverhalten auf deinen Seiten zu erhalten. Alternativ kannst du auch die Integration mit Google Analytics verwenden.

Notion Sites neue Fähigkeiten macht es immer attraktiver Notion als Webseite zu benutzen, denn Notion selbst hat als Plattform ziemlich viele Vorteile als Webbuilder.

Notion Sites als CMSa

Mit Notions integrierten CMS-Funktionen, die auf seiner Datenbankfunktionalität basieren, kannst du direkt in der Plattform Blogs, Ressourcenlisten und andere dynamische Inhalte erstellen. Dazu musst du keine Plugins oder Integrationen nutzen. Um beispielsweise einen Blog zu erstellen, legst du einfach eine neue Seite an, fügst eine Datenbank hinzu und bindest diese Seite dann in das Navigationsmenü deiner Website ein.

Andere Seite, wie etwa Portfolios oder Wikis folgen einem ähnlich intuitiven Prozess: Du kannst deine Inhalte mit Eigenschaften wie Texten, Bildern und Tags strukturieren, was den Funktionen dedizierter CMS-Plattformen entspricht. Diese Datenbanken können auf der Website in verschiedenen Ansichten wie Galerien, Listen oder Tabellen angezeigt werden, sodass du die Präsentation deiner Inhalte individuell gestalten kannst.

Außerdem erleichtern die Filter- und Sortierfunktionen von Notion die Verwaltung und Darstellung deiner Inhalte. Du kannst Inhalte leicht nach Tags oder anderen Eigenschaften filtern und festlegen, wie die Informationen angezeigt werden sollen, was eine kuratierte und benutzerfreundliche Erfahrung sicherstellt. Dies vereinfacht die Organisation von Inhalten und ermöglicht dynamische Inhaltsaktualisierungen ohne manuelle Anpassungen.

Abgesehen von einem CMS hast du noch andere Vorteile gegenüber anderen Website-Buildern:

• Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit: Mit Notion Sites kannst du auch ohne technische Vorkenntnisse schnell und einfach eine Website erstellen. Eine Grundwebsite lässt sich in weniger als 30 Sekunden veröffentlichen.
• Dynamische Content-Aktualisierungen: Änderungen, die du in Notion vornimmst, erscheinen fast sofort auf deiner Live-Website
• Kosten-Nutzen: Notion Sites ist im Vergleich zu anderen großen Website-Baukästen wie Squarespace oder Wix ziemlich günstig, besonders wenn du die einfache Bedienung, Flexibilität und die integrierten Blog- und CMS-Funktionen berücksichtigst. Allerdings kommt immer noch der Preis für deine eigene Domains hinzu, wenn du sie benötigst.

Notion Sites – was uns nicht gefällt

Wir haben keine Bedenken, dass Notion Sites weiterentwickelt wird – und hoffentlich befassen sie sich mit den folgenden Einschränkungen, die uns aufgefallen sind:

• Eingeschränkte Heading-Gestaltung: Nutzer können kein eigenes Logo im Website-Kopf hinzufügen. Stattdessen müssen sie sich mit den Standard-Breadcrumbs von Notion für die Navigation begnügen, was insbesondere auf mobilen Geräten umständlich sein kann. Ein Logo-Feature würde die Erfahrung definitiv verbessern.
• Mobile ist noch ‘meh’: Obwohl die Inhalte der Seite auf mobilen Geräten responsiv sind, funktioniert das Kopfzeilenmenü auf Mobilgeräten nicht optimal. Menüpunkte sind auf Mobilgeräten nicht sichtbar, was als wichtiger Verbesserungsbedarf hervorgehoben wird.
• Komplizierte Einrichtung eigener Domains: Es ist ein bisschen verwirrend, wenn du deine Domain hinzuzufügen willst. Das könnte leichter abgewickelt werden.
• Design bleibt eingeschränkt: Deine Seite ist immer im „Notion-Look“, ob du willst oder nicht. Als Designer hast du weniger Möglichkeiten, als in anderen Website-Buildern.

Von angehefteten Tabs bis hin zum Upload vollständiger PDFs – es ist eine Menge dabei.

Angeheftete Tabs

Mit der neuen “Pinned Tabs”-Funktion in Notion kannst du jetzt wichtige Tabs fest anheften. Diese öffnen sich automatisch bei jedem Start von Notion, sparen Platz und halten deine Arbeitsfläche übersichtlich.

Bewegliche Seitenleisten-Abschnitte

In Notion kannst du jetzt die Abschnitte deiner Seitenleiste, wie “Favoriten”, “Geteilt”, “Privat” und “Team-Spaces”, nach deinen Bedürfnissen anordnen und verschieben. Gestalte deine Seitenleiste so, dass du schnellen Zugriff auf die wichtigsten Bereiche hast.

Neue Seitenleisten-Ansicht

In den “Geteilt” und “Privat” Abschnitten deiner Seitenleiste findest du nun eine “Mehr”-Schaltfläche. Klicke darauf, um eine erweiterte Ansicht zu öffnen, die du sogar fest anpinnen kannst. So hast du deine Seiten stets griffbereit.

Fester Posteingang

In deinem Posteingang in Notion kannst du jetzt ein spezielles Seitenpanel fest anpinnen, um all deine Benachrichtigungen zu verarbeiten. Du kannst auch Filter nutzen, um gelesene von ungelesenen Benachrichtigungen zu trennen oder alle Updates deines Workspace zu sehen.

Import von PDF-Text und Bildern

Mit Notions neuer PDF-Importfunktion kannst du Texte und Bilder direkt aus PDFs extrahieren und auf deine Notion-Seite ziehen, statt das PDF nur einzubetten. So wird der Inhalt bearbeitbar und durchsuchbar.

Bilder zuschneiden

Jetzt kannst du Bilder direkt in Notion zuschneiden. Nutze freie Formen oder voreingestellte Seitenverhältnisse, um deine Bilder genau so zu gestalten, wie du sie brauchst.

Duplizieren von Datenbank-Automatisierungen

In Notion kannst du jetzt Automatisierungen in Datenbanken duplizieren. Das erleichtert es, komplexe Workflows zu erstellen und anzupassen, ohne alles neu einrichten zu müssen.

Benachrichtigungen durch Trigger

Setze automatische Benachrichtigungen in Notion als Reaktion auf bestimmte Ereignisse in deinen Datenbanken ein. So kannst du gezielt Informationen an Teammitglieder senden, sobald bestimmte Aktionen erfolgen.

Diese Neuerungen in Notion sollten dir helfen, deine Projekte und Aufgaben ordentlicher und übersichtlich zu verwalten. Nutze die neuen Features, um deinen Arbeitsalltag zu optimieren und dein Notion-Erlebnis zu personalisieren. Alle neuen Updates zu Notion findest du hier.

Dieses Update stellt eine der größten visuellen Veränderungen dar, die wir in Notion bis jetzt gesehen haben.

Seiten sahen bislang immer so aus: Es gibt einen Titel, ein Icon und eine große Arbeitsfläche, auf der du Spalten und Blöcke erstellen und deine eigenen Layouts wie bei Legosteinen zusammenstellen kannst. Die neue “Startseite” ist weniger frei aufgebaut ­– Sie bietet Widgets, die du nicht frei bewegen, aber ausblenden oder bis zu einem gewissen Grad anpassen kannst.

Diese Startseite dient als Sprungbrett, von dem aus du leicht auf andere Seiten in deinem Notion-Arbeitsbereich zugreifen kannst. Du kannst Ereignisse aus deinem Kalender und Aufgaben aus den sogenannten Task-Datenbanken sehen.

Die Notion Startseite baut mit Widgets

Anstatt von unseren bekannten Blöcken arbeiten wir auf der Startseite mit Widgets.

Diese Übersetzung bietet einen Überblick über die verschiedenen Widgets und ihre Funktionen in der neuen “Home”-Ansicht von Notion.

Hier ein Blick auf einige Hauptmerkmale:

Kürzlich besucht

Dieses Widget erleichtert dir den schnellen Zugriff auf zuletzt besuchte Seiten. Es ähnelt der Rückkehr-Funktion und dem Suchbereich der mobilen Notion-App, bietet jedoch eine spezifische Anpassung für die Desktop-Anwendung. Dies verbessert die Navigation und macht es einfacher, an früheren Projekten anzuknüpfen. Darüber siehst du deine Begrüßung, deinen Namen kannst du hier frei anpassen.

Anstehende Events ­- mit Kalender-Integration

Eng verbunden mit dem Notion-Kalender zeigt dieses Widget kommende Ereignisse an, die in deinem Kalender eingetragen sind. Allerdings kannst du auch mehrere Google Kalender-Konten integrieren und direkt hier anzeigen lassen

Wie schon erwähnt kannst du nicht alles nach deinen Herzenswünschen anpassen, aber du kannst etwa den Zeitrahmen bestimmen und einige Filter verwenden.

Alle deine Aufgaben erstmalig in einer Ansicht

Dieses Widget zeigt dir Aufgaben aus verschiedenen Task-Datenbanken in einer einzigen Ansicht zu sehen. Das ist neu in Notion und eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung und Priorisierung. Diese Integration verschiedener Datenbanken in einem einzigen Widget ist eine Funktion, die Nutzer schon lange gefordert haben und die nun endlich umgesetzt wurde.

Auch die Aufgabenansicht des Widgets kannst du leicht anpassen:

Zeige Datenbanken, die dir wichtig sind

In diesem Widget hast du am meisten Einfluss darüber, was du siehst: Hier kannst du eine oder mehrere Datenbanken auswählen und auf der Startseite anpassen. Auch die Ansicht der Datenbank kannst du frei bestimmen.

“Für dich vorgeschlagen“ und “Beliebt”

Das “Für dich vorgeschlagen” Widget versucht dir Seiten zu zeigen, die, basierend auf deiner bisherigen Aktivität, relevant sein könnten.

Trending (Trending): Das Trending-Widget zeigt beliebte Seiten innerhalb des gesamten Notion-Workspace an. Das ist super, falls du in einer größeren Organisation arbeitest, und sehen willst, was häufig genutzt oder bearbeitet wird. Dieses Widget kann auch so gefiltert werden, dass es nur Inhalte aus spezifischen Teilen des Workspace anzeigt.

Lernen

Das “Lernen” Widget in Notion bietet direkte Links zu Lehrmaterialien und Erklärungsvideos über grundlegende Konzepte und Funktionen von Notion. Es ist dafür gedacht, Nutzern den Einstieg und die Nutzung von Notion zu erleichtern, indem es nützliche Ressourcen und Anleitungen direkt in der App zur Verfügung stellt. Dieses Widget kann besonders hilfreich für neue Nutzer sein, die sich mit den vielfältigen Funktionen von Notion vertraut machen möchten.

Warum “Meine Aufgaben” so super ist (und für wen)

Das Widget ist wahrscheinlich eines der am meisten erwartenden Features für Notion-User – denn bislang konnten wir nicht alle Aufgaben aus verschiedenen Datenbanken zusammen anzeigen. Das ist für einige Nutzende super wichtig:

Agenturen und Freelancer: Für Agenturen oder Einzelpersonen, die mit mehreren Kunden arbeiten, bietet Notion Home eine Möglichkeit, kundenspezifische Aufgaben-Datenbanken zu erstellen. Indem Aufgaben für verschiedene Kunden segmentiert und dann alle in einer Ansicht zusammengeführt werden, wird es einfacher, kundenbezogene Aufgaben effektiv zu verwalten und zu verfolgen. Notion Home erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden, indem es eine Plattform bietet, auf der Kunden Einblick in den Fortschritt von Projekten, den Status von Aufgaben und Kommunikationsprotokolle haben können.

Einzelne Personen, die persönliche und berufliche Aufgaben verwalten: Mit der neuen Startseite kannst du deine Arbeitsbereiche anzupassen und personalisierte Dashboards zu erstellen, die auf Arbeitsaufgaben und persönliche Projekte zugeschnitten sind. Indem du Aufgaben und Informationen aus verschiedenen Datenbanken einbeziehst, kannst du eine zentralisierte Ansicht erstellen, die deinem Arbeitsablauf und deinen Vorlieben entspricht, während du alles an einem Ort siehst. Außerdem kannst du dein Notion Home-Dashboard so anpassen, dass es eine Mischung aus persönlichen und beruflichen Aufgaben, Kalendern und Erinnerungen anzeigt.

Für Unternehmen mit mehreren Teams oder Abteilungen: Aus Datenschutzgründen kann es innerhalb eines Unternehmens mehrere Aufgaben-Datenbanken geben, manchmal speziell für dedizierte Teams oder zur Trennung von operativen und administrativen Aufgaben. Notion Home bietet eine zentralisierte Plattform, auf der Aufgaben verschiedener Teams oder Einheiten in einer einzigen Ansicht zusammengeführt werden können. Dies ist nützlich für Manager oder Teamleiter, die verschiedene Abteilungen überwachen, da sie einen umfassenden Überblick über Aufgaben und Projekte in der gesamten Organisation erhalten können. Jedes Team oder jede Einheit kann innerhalb von Notion seine eigene, auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe zugeschnittene Aufgaben-Datenbank haben.

Die Startseite kann nicht alles

Die neue “Home”-Funktion von Notion bringt einige Einschränkungen mit sich.

Jede Datenbank muss mindestens die drei Eigenschaften Status, Person und Datum besitzen. In manchen Fällen, wie bei persönlichen Aufgaben, musst du dich selbst als Zuständigen für jede Aufgabe festlegen, was einige Filteranpassungen erforderlich macht, um das nicht jedes Mal tun zu müssen.

Eine weitere Einschränkung ist, dass du das Widget “Meine Aufgaben” nicht an anderer Stelle in deinem Notion-Arbeitsbereich anzeigen oder einbetten kannst – es ist nur auf der Home-Seite verfügbar.

Außerdem erscheinen Formeleigenschaften, die spezifisch für bestimmte Datenbanken sind, möglicherweise nicht in der Ansicht “Meine Aufgaben”, wenn sie nicht über alle Datenbanken hinweg geteilt werden, was die Datenübersicht und -analyse einschränkt.

Schließlich kannst du nur Eigenschaften anzeigen, die zwischen den Datenbanken geteilt werden; wenn eine Eigenschaft einzigartig für eine Datenbank ist, kannst du sie nicht im Widget anzeigen.

Trotz allem sind die neuen Funktionen “Notion Home” und “My Tasks” heftige Ergänzungen in Notion.

Besonders den Abschnitt “Meine Aufgaben” hat es in sich, da er eine der großen Herausforderungen von Notion adressiert: die Zugriffsrechte. Diese Funktion ermöglicht es, Aufgaben aus verschiedenen Bereichen und Datenbanken in einer einheitlichen Ansicht zusammenzuführen, was die Benutzererfahrung erheblich verbessert.