Notion Mail ist nun die dritte App im Ecosystem – neben dem klassischen Workspace und Notion Calendar. Es sieht so aus, als arbeitet Notion an einem Komplettpaket wie Google Workspace oder Office. Alles aus einer Hand, alles im gleichen Stil. Schauen wir uns den Neuzugang mal an.
Die Mail-App ist minimalistisch bis zum Anschlag: Im Vergleich zu Gmail sieht es einfache Ansicht, viel Ruhe im Layout. Du kannst alles fein einstellen: Dark Mode, was im Posteingang sichtbar ist, wie viel Vorschau du willst, und so weiter.
Spannend wird’s mit der KI: Du kannst E-Mails automatisch labeln lassen – nicht nur nach Absender oder Betreff, sondern wirklich inhaltlich. Quasi: „Zeig mir alle Mails, die wie diese hier sind.“ Und die KI sortiert dir den Rest. Das geht aucnoih über Chatbefehle à la: „Sortier alle meine Zahlungsbestätigungen.“ Es funktioniert nicht perfekt, und ich habe manche Tags händisch an Mails geheftet – in der Hoffnung, dass die KI es für spätere Mails lernt. Rückwirkend alle alten Mails durchkämmen geht allerdings nicht – die Ansicht gilt nur ab dem Zeitpunkt des Labels.
Und das Ganze fühlt sich eben wie Notion an. Kein neues Tool lernen, sondern einfach ein weiteres Modul in deinem Setup.
Notion Mail Vor- und Nachteile im Überblick
Vorteile.
- Design ist klar, reduziert, kein Menü-Wirrwarr.
- KI erkennt Inhalte und organisiert automatisch.
- Flexible Ansichten: Eigene Filter wie „Rechnungen“ oder „Newsletter“ möglich.
- Bekannte Oberfläche, Slash-Kommandos, Textbausteine.
Nachteile
- Nur Gmail: Keine Unterstützung für Outlook, iCloud oder IMAP.
- Eingeschränkte Gerätewahl: Kein Windows oder Android – nur Web und macOS.
- Kein Kalender & Kontakte: Wichtige Funktionen fehlen.
- Datenschutzproblem: Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – potenzielles Risiko.
Eine der mächtigsten Funktionen sind die „Views“. Du kannst sie nämlich wie Filter kombinieren: eine für Newsletter, eine für Rechnungen, eine für Relevantes. Alles wird als Label in Gmail gespiegelt, aber dein Posteingang bleibt unberührt.
Notion hat ungeheuer darauf geachtet, die App clean zu halten und hat dafür viele Features versteckt: CMD-K bringt sie hervor.
Du kannst Slash-Kommandos nutzen, um E-Mails zu strukturieren, Termine einzubinden oder Templates mit Platzhaltern zu verwenden. Auch KI-gestütztes Schreiben ist möglich. Viele Features sind aber etwas versteckt – erst CMD-K bringt sie zum Vorschein.
Der bisher größte Haken meiner Meinung nach: Notion Mail geht aktuell nur mit Gmail. Outlook, iCloud & Co. bleiben außen vor. Außerdem gibt’s die App nur für Web und macOS. iOS ist in Arbeit, Windows und Android noch nicht absehbar. Mehrere Postfächer parallel sehen, geht bislang nicht.
Unterm Strich passt Notion Mail ins System: kein klassischer Posteingang mehr, sondern eher eine filterbare, sortierbare Datenbank. Ganz in der Notion-Logik gedacht.