Notion hat mich von Anfang an begeistert.
Die Möglichkeiten, mein Wissen zu strukturieren, Aufgaben zu managen und meine Abläufe zu optimieren schienen schier endlos.
Ich begann, das Tool für immer mehr Bereiche meines Lebens zu nutzen. Notizen, Meeting-Protokolle, Hobbies, Gewohnheiten – alles landete in Notion. Mit großen Augen stürzte ich mich in die weißen Seiten, baute eine Datenbank nach der anderen. Ich bastelte immer umfangreichere Strukturen, mit denen ich jeden Aspekt meines Alltags erfassen und analysieren wollte. Stundenlang feilte ich an optionalen Kalenderansichten, Kanban-Boards und aufwändigen Dashboards – technisch beeindruckend, aber es gab ein Problem.
Spielplatz statt Produktivitätssystem
Nach und nach verlor ich aus den Augen, wofür ich Notion ursprünglich einsetzen wollte: möglichst zuverlässig meine Ziele erreichen. Stattdessen verbrachte ich viel Zeit mit der Erstellung von Setup-Prototypen, von denen die meisten unausgereift blieben. Ich verstrickte mich in den unendlichen Möglichkeiten. Notion wurde für mich zu einem Spielplatz mit zu vielen Sandburgen.
Diese “Bastelphase” hat ihren Zweck.
Doch irgendwann muss man sich wieder darauf besinnen, dass Notion ein Werkzeug ist und kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, das technisch ausgefeilteste System zu bauen. Notion soll mir dabei helfen, meine konkreten Ziele und Vorhaben umzusetzen.
Minimalismus trügt
Auf den ersten Blick wirkt Notion sehr simpel und minimalistisch. Man kann sofort loslegen, Inhalte erfassen und Listen anlegen. Dieser scheinbar einfache Einstieg ist aber trügerisch. Denn unter der Oberfläche verbergen sich unzählige fortgeschrittene Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten. Das führt dazu, dass man als Anfänger schnell den Eindruck bekommt, man habe Notion voll im Griff. Schließlich fallen einem die Basics leicht. Doch um das Tool wirklich effektiv und produktiv zu nutzen, braucht es mehr als nur einfache Textblöcke und To-do-Listen. Komplexe Datenbankstrukturen, verschachtelte Relationen, Rollups und vielschichtige Views will gelernt sein. Genau hier lauert die Gefahr, sich zu übernehmen und in den Tiefen der App zu verlieren. Denn der Weg vom Einsteiger zum routinierten Anwender ist weit. Diese trügerische Einfachheit zu Beginn lässt einen schnell übermütig werden. Man überschätzt sich und verliert dabei die Balance zwischen einfachem Start und überambitioniertem Over-Engineering.
Das macht es umso wichtiger, sich kontinuierlich zu fragen: Unterstützt diese Struktur, diese Ansicht wirklich meine Arbeitsweise und Produktivität? Oder verselbstständigt sich Notion gerade wieder zum Spielzeug?
Die drei Nutzungsphasen
Um diese Balance zu finden, kann es helfen, sich selbst einer von drei Nutzertypen zuzuordnen: der Einsteiger, der Bastler oder der Routinier.
Der Einsteiger
Der Einsteiger entdeckt Notion gerade erst für sich und ist begeistert von den vielen Möglichkeiten, die ihm das Tool bietet. Voller Enthusiasmus will er Notion für alles nutzen: Um To-Do-Listen und Notizen zu erstellen, seinen Alltag zu organisieren und sein Wissen zu strukturieren. Dabei neigt der Einsteiger dazu, sich mit all den Funktionalitäten zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Um nicht überfordert zu werden, benötigt diese Person zu Beginn Einfachheit und klare Anleitungen. Es empfiehlt sich, sich zunächst auf ein oder zwei Kernanwendungen von Notion zu fokussieren und anhand von vorgefertigten Templates eine Orientierung zu erhalten.
Der Bastler
Der Bastler hat die Basis-Funktionen von Notion bereits verstanden und beginnt nun, eigene Setups und Designs zu experimentieren. Mit großer Begeisterung kreiert diese Person immer umfangreichere Datenbanken und Views für die unterschiedlichsten Zwecke. Stundenlang wird an der Optimierung und ansprechenden Gestaltung der Notion-Flächen gefeilt. Über all dem Basteln und Bauen aufwändiger Systeme verliert der Bastler jedoch leicht das ursprüngliche Ziel aus den Augen. Es ist ratsam, neue Prototypen zügig zu testen und nur das umzusetzen, was einen echten Nutzen bringt. Der Routinier: Der Routinier arbeitet schon seit längerem effizient mit Notion und hat ausgereifte Strukturen etabliert, die optimal auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Kontinuierlich hinterfragt und vereinfacht er diese, um Überflüssiges zu eliminieren. Gestaltung und Individualisierung nimmt der Routinier nur dann vor, wenn es tatsächlich seine Produktivität steigert. Notion ist optimal in seinen Alltag integriert. Gekonnt vermeidet diese Person Unnötiges oder Over-Engineering der Tools. Der Routinier teilt gerne sein Wissen, um anderen Nutzern beim Lernprozess zu helfen, ohne sich selbst wieder in zu komplexen Strukturen zu verlieren.
Der Routinier
Der Routinier arbeitet schon seit längerem effizient mit Notion und hat ausgereifte Strukturen etabliert, die optimal auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Kontinuierlich hinterfragt und vereinfacht er diese, um Überflüssiges zu eliminieren. Gestaltung und Individualisierung nimmt der Routinier nur dann vor, wenn es tatsächlich seine Produktivität steigert. Notion ist optimal in seinen Alltag integriert. Gekonnt vermeidet diese Person Unnötiges oder Over-Engineering der Tools. Der Routinier teilt gerne sein Wissen, um anderen Nutzern beim Lernprozess zu helfen, ohne sich selbst wieder in zu komplexen Strukturen zu verlieren.
So wehrst du dich gegen das “Über-Optimieren”
Nachdem ich selbst zunächst Gefahr lief, mich in den unendlichen Möglichkeiten von Notion zu verlieren, möchte ich nun einige konkrete Tipps geben, wie man trotz aller Faszination für das Tool fokussiert bleibt und optimalen Nutzen daraus zieht. Diese Punkte haben mir geholfen, mich immer wieder auf das Wesentliche zu besinnen und Notion als produktives Werkzeug zu verwenden, ohne mich in der Komplexität zu verstricken. Ob nun als begeisterter Einsteiger oder routinierter Anwender, diese Ratschläge können helfen, mit Notion im Alltag effizienter zu werden, ohne sich in der Bastel- und Optimierungsfalle zu verfangen. Durch einfache aber wirksame Gewohnheiten und den richtigen Mindset lässt sich Notion so einsetzen, dass es dir die Arbeit erleichtert und dich deinen Zielen näher bringt.
Tipp 1: Lege Ziele für die Notion-Nutzung fest
Lege zu Beginn der Notion-Nutzung konkrete Ziele fest, wofür du das Tool einsetzen willst. Überlege dir, welche Bereiche deines Lebens oder Arbeitens du optimieren möchtest. Möchtest du beispielsweise deine täglichen To-Dos besser im Blick behalten? Oder dein Wissen zu bestimmten Themen strukturierter sammeln? Dann solltest du dir genau diese Anwendungsfälle heraussuchen und dich zunächst nur darauf fokussieren. Definiere 2-3 Kernziele, die für dich mit Notion erreichbar erscheinen. Schreibe diese Ziele idealerweise auf und formuliere konkret, welches Problem du lösen oder welche Aufgabe du optimieren willst. Dies gibt dir einen festen Ankerpunkt, wenn du später in den Tiefen von Notion zu versinken drohst. An deinen Zielen kannst du dich dann orientieren und überprüfen, ob neue Setup-Ideen wirklich diesen dienlich sind oder dich nur unnötig vom Weg abbringen. Mit einem klar formulierten Nutzen vor Augen, fällt es leichter, sich nicht in den unzähligen Möglichkeiten von Notion zu verzetteln. Die Begeisterung für das Tool lässt sich so in produktive Bahnen lenken. Also: Notiere deine Notion-Ziele, bevor du loslegst!
Tipp 2: Starte mit einfachen Strukturen und Templates
Speziell als Einsteiger ist es ratsam, mit sehr einfachen und minimalistischen Strukturen in Notion zu beginnen. Versuche nicht, von Anfang an das perfekte Organisationssystem für deine Bedürfnisse zu bauen. Das kannst du später nach und nach ausbauen. Nutze zunächst die einfachsten Bausteine wie Listen, Tabellen und Grundlagen-Datenbanken. Halte Layouts, Views und Relationen einfach. Hier können vorgefertigte Templates helfen, um schnell loszulegen. Komplexe Lösungen mit vielen verschachtelten Datenbanken, Kalendern und Verknüpfungen mag später sinnvoll sein. Doch am Anfang erschlägt dich die Komplexität nur und du verlierst den Fokus. With Notion less is more – zumindest zu Beginn. Baue also Schritt für Schritt auf, anstatt das ultimative System über Nacht erschaffen zu wollen. Simple Strukturen geben dir die Basisproduktivität und du lernst Notion effektiv kennen. Später kannst du komplexeren Setup stufenweise hinzufügen.
Tipp 3: Teste neue Setup-Ideen rasch aus und implementiere sie nur, wenn sie wirklich nützlich sind
Wenn du eine neue Idee für ein Notion-Setup hast, dann teste sie zügig aus, anstatt direkt viel Zeit in die Perfektionierung zu stecken. Erstelle einen Prototypen und schaue, ob er in der Praxis wirklich Mehrwert liefert. Häufig stellt man nach kurzer Erprobung fest, dass eine vielversprechende Idea doch nicht so nützlich ist. Implementiere nur die Ansätze, die sich im Alltag bewähren. So vermeidest du, dich in der Bastelphase zu verzetteln.
Tipp 4: Richte dir Zeitlimits beim Basteln in Notion, um den Fokus zu behalten
Es ist leicht, stundenlang in Notion zu versinken und die Zeit aus den Augen zu verlieren. Deshalb kann es hilfreich sein, dir feste Zeitfenster für die Bastelarbeit zu setzen. Beispielsweise begrenzt du das Bauen und Experimentieren auf 30 Minuten pro Tag. Wenn der Alarm klingelt, ist Schluss und du kehrst zu deinen eigentlichen Aufgaben zurück. So behältst du die Kontrolle und verhinderst, dass Notion zur zeitfressenden Spielwiese wird.
Tipp 5: Frage dich: Hilft mir diese Datenbank/Ansicht wirklich weiter? Kann ich sie vereinfachen?
Gerade wenn man schon etwas Routine mit Notion hat, sollte man seine Setups regelmäßig kritisch hinterfragen. Gehe bestehende Datenbanken und Ansichten durch und prüfe, ob sie wirklich noch einen Nutzen haben. Kannst du Strukturen vereinfachen oder überflüssige Teile entfernen? Mach es dir zur Angewohnheit, dein Notion regelmäßig zu evaluieren und auf das Wesentliche zu reduzier
Tipp 6: Notion-Nutzung bewusst in deinen Alltag integrieren
Anstatt dir lange separate Sessions für die Arbeit in Notion zu nehmen, solltest du die Nutzung fest in deinen normalen Tagesablauf integrieren. Trage beispielsweise neue Input und ToDos gleich bei deiner Morgenroutine in Notion ein. Gehe wichtige Aufgabenliste direkt nach dem Aufstehen durch. Plane parallel zu deinen analogen Vorbereitungen für Meetings auch die Notion-Templates.
Indem du Notion konsequent als festen Bestandteil deines Alltags etablierst, bleibt es ein praktisches Werkzeug für dich. Es besteht nicht die Gefahr, dass Notion zu einer isolierten Spielwiese wird, in der du ganze Nachmittage verbringst. Die Integration in deinen Ablauf hilft dir, fokussiert zu bleiben.
Fazit
Notion ist ein äußerst mächtiges Produktivitäts-Tool, dessen scheinbar einfache Bedienung und endlose Anpassungsmöglichkeiten jedoch auch schnell vom Fluch zum Segen werden können.
Es ist leicht, sich als Einsteiger oder Bastler in den Tiefen von Notion zu verlieren und das eigentliche Ziel aus den Augen zu verlieren: Die Optimierung der eigenen Arbeitsabläufe und Produktivität.
Mit den aufgezeigten Tipps lässt sich diese “Notion-Falle” umgehen. Definiere zunächst klar deine Nutzungs-Ziele, starte einfach und baue Schritt für Schritt aus. Teile dein Wissen, nachdem du Routine erreicht hast. Durch diese bewusste Herangehensweise wird Notion zu deinem verbündeten auf dem Weg zu mehr Effizienz und Zielfokus.
Die wertvollsten Tools sind jene, die sich selbst zurücknehmen und den Nutzer in den Vordergrund rücken. Behalte dies bei deiner Reise durch Notion im Hinterkopf, dann wirst du von diesem digitalen Alleskönner enorm profitieren!