Wenn du ständig dabei bist, Projektstatus zu aktualisieren, Teammitglieder zu markieren, um Aufgaben zu überprüfen oder Erinnerungen in Slack zu senden, kannst du dir die Zeit in Zukunft sparen, indem du mit Notion Automationen arbeitest.
In diesem Artikel erfährst du, wie du angepasste Datenbankautomatisierungen erstellen kannst, die deinen Projekt- oder Aufgabenstatus ändern, Aufgabeninhaber neu zuweisen, Einträge in einer verwandten Datenbank aktualisieren, Slack-Benachrichtigungen senden und vieles mehr.
Datenbankautomatisierungen
Da wir in Notion arbeiten, arbeiten wir vor allem mit Datenbankautomationen.
Datenbankautomatisierungen sind Abfolgen von Aktionen, die jedes Mal stattfinden, sich etwas innerhalb einer Datenbank ändert.
Automatisierungen bestehen sowohl aus Triggern, also dem Auslöser, als auch aus Aktionen, dem Ergebnis der Änderung.
Datenbankautomatisierungen können für viele Dinge verwendet werden: Beispielweise kannst du bestimmten Personen automatisch eine Aufgabe zuweisen, wenn sich deren Status ändert. Oder du kannst Teammitgliedern immer dann eine Slack-Nachricht senden lassen, wenn ein Job erledigt ist (auch eine Statusänderung in der Datenbank).
Wenn du einen bezahlten Plan von Notion nutzt, kannst du Datenbankautomatisierungen vollständig anpassen und so basteln, wie du sie brauchst. Nutzt du einen kostenlosen Plan kannst du Slack-Benachrichtigung verschicken und Automatisierungen nutzen, die bereits in Vorlagen enthalten sind (aber ohne sie zu bearbeiten).
Trigger
Ein Auslöser kann viele Formen annehmen, zum Beispiel wenn eine Seite zur Datenbank hinzugefügt wird oder wenn eine Eigenschaft auf einer Seite bearbeitet wird. Wenn ein Auslöser aktiviert wird, kannst du entscheiden, welche der folgenden Aktionen durchgeführt werden sollen: eine Benachrichtigung an Slack senden, neue Bearbeitungen an einer Seiteneigenschaft vornehmen, eine Seite zu einer anderen Datenbank hinzufügen, Seiten in einer anderen Datenbank bearbeiten oder eine Kombination davon.
Automatisierte Aufgabenverwaltung
Um eine Datenbankautomatisierung in wenigen einfachen Schritten zu erstellen, beginnen wir mit unserer Aufgabendatenbank. Zwar kannst du in jeder Notion-Datenbank Automationen bauen , aber besonders mächtig sind sie, um deine Projekte und Aufgaben zu verwalten.
Als Beispiel bauen wir eine Automation für einen Workflow zwischen zwei Kollegen. Angenommen ich schreibe einen Artikel und möchte, dass der Text von einem Editor überprüft und korrigiert wird. Wenn unsere Automation funktioniert, ändere ich einfach den Status meines Artikels auf so etwas wie „Review“ und der Editor bekommt den Job automatisch zugewiesen und kann mit der Arbeit beginnen.
1. Automation erstellen
Um eine Automatisierung zu erstellen, kannst du entweder zum Optionsmenü gehen und „Automatisierungen“ auswählen oder einfach auf das Blitzsymbol klicken. Hier werden alle deine Automatisierungen angezeigt. Wenn du noch keine hast, klickst du auf „Neue Automatisierung erstellen“.
2. Trigger/Auslöser setzen
Zuerst wählen wir den Auslöser aus. Um dies zu tun, klicken wir auf „Auslöser hinzufügen“. Im Dropdown-Menü wählen wir „Status“ und wählen nur die Option „Review“ aus.
Wann immer dieser Auslöser auf einer Seite auftritt, also ein Artikel den Status „Review“ erreicht, wollen wir sie automatisch unserem Editor zuweisen.
3. Aktion hinzufügen
Klicke auf „Aktion hinzufügen“ und dann auf die Eigenschaft „Zuweisen“.
Jetzt können wir die zuständige Person in der Suchleiste suchen und auf den Namen klicken, wenn er erscheint.
Jetzt, wenn der Status einer Seite auf „Review“ gesetzt wird, wird die Eigenschaft “Zuweisen“ automatisch mit dem Teammitglied versehen, das Texte redigiert.
Weitere Beispiele für Notion Automationen
Was du und dein Team letztlich braucht, kommt komplett auf eure Workflows an. Aber es schadet nicht, sich ein bisschen Inspiration zu holen, oder?
Neuen Aufgaben zuweisen
Dieser Automatisierungsprozess hilft dabei, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen und stellt sicher, dass jede Aufgabe sofort einem Verantwortlichen zugeordnet wird.
- Auslöser: Eine neue Aufgabe wird zur Datenbank hinzugefügt.
- Aktion: Die Aufgabe wird automatisch einem Teammitglied basierend auf der Art der Aufgabe oder anderen definierten Kriterien zugewiesen.
An Deadlines erinnern
Diese Automatisierung hilft, die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten und sorgt dafür, dass keine Aufgaben übersehen werden.
- Auslöser: Ein Fälligkeitsdatum einer Aufgabe nähert sich (zum Beispiel 24 Stunden vor dem Termin).
- Aktion: Eine Erinnerung wird an das zuständige Teammitglied gesendet, um sicherzustellen, dass die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird.
Verbundene Datenbanken aktualisieren
Dies fördert eine organisierte Dokumentation und Archivierung abgeschlossener Aufgaben und Projekte für zukünftige Referenzen.
- Auslöser: Eine Aufgabe wird als „Abgeschlossen“ markiert.
- Aktion: Relevante Informationen der abgeschlossenen Aufgabe werden automatisch in eine andere verbundene Datenbank (zum Beispiel eine Datenbank für abgeschlossene Projekte) übertragen.
Feedback nach Projektabschluss einsammeln
Diese Automatisierung sorgt für eine zeitnahe Sammlung von Feedback, das für die Bewertung des Projekterfolgs und für Verbesserungen in zukünftigen Projekten wichtig ist.
- Auslöser: Ein Projektstatus ändert sich zu „Abgeschlossen“.
- Aktion: Ein Formular oder eine E-Mail zur Feedback-Sammlung wird automatisch an das Projektteam und/oder den Kunden gesendet.
Fazit
Notion Automationen nehmen dir und deinem Team monotone, zeitaufwendige Aufgaben ab und sorgen dafür, dass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Egal, ob du automatische Benachrichtigungen einrichtest, Aufgaben zuteilst oder den Überblick über Projekte behalten willst, mit den Automatisierungsfunktionen von Notion wirst du effizienter und organisierter arbeiten. Nutze diese Möglichkeiten, um dein Team noch produktiver zu machen und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt.