Es ist kein Wunder, dass immer mehr Agenturen aller Formen und Farben zu Notion greifen: Verschiedene Teams können sich ihre eigenen Use Cases basteln, während wir dieselben Datenbanken nutzen und nach eigenen Bedürfnissen anzeigen lassen. Das macht und viel mehr macht Notion zum Spitzenreiter im Vergleich zu anderen Produktivitäts-Apps da draußen.
In diesem Artikel lernst du, wie du Notion effektiv in deiner Agentur einsetzen kannst.
Klare Workspaces, die den Kern deines Geschäfts abbilden
Workspaces in Notion sind wie maßgeschneiderte Arbeitsbereiche, die speziell auf die Anforderungen und Prozesse deiner Agentur zugeschnitten sind. Überlege dir, welche Hauptbereiche in deinem Unternehmen täglich im Fokus stehen – sei es Projektmanagement, Kundenkommunikation oder interne Ressourcenplanung. Gestalte jeden Workspace so, dass er einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen und Werkzeuge bietet. Dies könnte bedeuten, separate Bereiche für unterschiedliche Projektphasen, Kundenkategorien oder Teamressourcen einzurichten. Ein gut strukturierter Workspace erleichtert nicht nur das tägliche Arbeiten, sondern verbessert auch die Effizienz und die Kommunikation im Team.
Strukturierte Klienten- und Projektseiten für mehr Überblick
In Notion ist es entscheidend, dass jede Seite für einen Kunden oder ein Projekt klar organisiert und leicht zugänglich ist. Auf diesen Seiten sollten alle wesentlichen Informationen wie Kontaktdaten, Projektübersichten und -status, wichtige Dokumente und Kommunikationshistorien gesammelt werden.
Durch die systematische Anordnung dieser Seiten kannst du schnell den aktuellen Stand eines Projekts einsehen, wichtige Details nachschlagen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Dies fördert nicht nur die Transparenz innerhalb deiner Agentur, sondern spart auch Zeit bei der Suche nach spezifischen Informationen.
Templates für konsistente Struktur (und schnellere Seitenerstellung)
Vorlagen in Notion sind ungeheuer mächtig, um Zeit zu sparen und gleichzeitig die Qualität deiner Arbeit zu sichern. Indem du Vorlagen für häufig wiederkehrende Aufgaben wie Projektbriefings, Kundenberichte oder Meeting-Agendas erstellst, stellst du sicher, dass alle notwendigen Informationen systematisch erfasst werden. Diese Standardisierung erleichtert es neuen Teammitgliedern sich einzuarbeiten und gewährleistet, dass nichts übersehen wird. Darüber hinaus kannst du mit Vorlagen Seiten schneller erstellen, sodass du mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und weniger für administrative Aufgaben aufwenden kannst.
Integriere Notion mit weiterer Agentur-Software
Notion bietet die Möglichkeit, sich nahtlos mit anderen Software-Tools zu verbinden, die du möglicherweise bereits nutzt. Durch die Integration von Tools wie Google Drive, Dropbox, Trello und Figma in Notion kannst du einen zentralen Hub für all deine Arbeitsmaterialien erstellen. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Dateien und Informationen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Diese zentrale Anlaufstelle vereinfacht Arbeitsabläufe, verbessert die Zusammenarbeit im Team und hilft, die Produktivität zu steigern.
Weitere Tipps für Notion für Agenturen
Teile Datenbanken mit Bedacht
Beim Teilen von Datenbanken in Notion ist Vorsicht geboten. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Teilen von Teilbereichen einer Datenbank in Notion gewissen Einschränkungen unterliegen kann. Dies bedeutet, dass du beim Teilen von bestimmten Abschnitten oder Informationen innerhalb einer Datenbank auf Herausforderungen stoßen könntest. Daher solltest du immer sorgfältig planen, welche Teile deiner Datenbank du teilen möchtest, und überlegen, wie dies die Zugänglichkeit und Funktionalität für dein Team beeinflussen könnte. Eine durchdachte Strategie zum Teilen von Datenbankinhalten hilft dabei, Verwirrung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für die berechtigten Nutzer zugänglich bleiben.
Nutze die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Notion
Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Notion, um die Sicherheit deines Accounts zu erhöhen. Diese zusätzliche Sicherheitsebene verlangt neben deinem Passwort einen weiteren Authentifizierungscode, den du über dein Mobilgerät erhältst. Durch die Aktivierung von 2FA schützt du deine sensiblen Daten und Informationen in Notion effektiver vor unbefugtem Zugriff. Es ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt, um die Sicherheit deines Notion-Arbeitsbereichs zu verstärken und sollte daher in deinen Sicherheitspraktiken nicht fehlen.
Schütze wichtige Notion-Seiten, indem du sie sperrst
Stell dir vor, du hast eine funktionale und ansprechende Seite für dein Team erstellt, und plötzlich ist alles gelöscht, weil Melanie aus dem Marketing versehentlich alles entfernt hat.
Um solche Situationen zu vermeiden, nutze die Funktion „Seite sperren“. Klicke dazu im Drei-Punkte-Menü oben rechts auf der Seite auf „Seite sperren“ (oder “Lock Page”). Dies verhindert nicht, dass jemand mit Bearbeitungszugriff die Seite wieder entsperrt, aber es schützt vor unbeabsichtigten Löschungen. So bleibt deine harte Arbeit geschützt und dein Team kann effizient arbeiten.
Definiere Benutzergruppen
Diese Funktion macht Notion nicht nur sicherer, sondern hilft dir auch, deinen Workspaces besser zu verwalten. Mit Benutzergruppen kannst du leicht Zugriffsrechte für Seiten, Datenbanken oder sogar den gesamten Arbeitsbereich für bestimmte Nutzergruppen verwalten. Statt jedem einzelnen Teammitglied individuell Zugang zu gewähren, kannst du einfach Gruppen wie Marketing, Design oder Verwaltung erstellen. Wenn eine neue Person zum Team stößt, füge sie einfach der entsprechenden Gruppe hinzu, und sie erhält sofort Zugang zu allen relevanten Bereichen. Um Benutzergruppen einzurichten, gehe zu den Einstellungen, wähle Mitglieder im Workspace-Bereich und navigiere dann zu den Gruppen.