Gehst du auch öfter unter, in einer Flut von Möglichkeiten? Keine Bange, folge unseren Prinzipien:
Von der strukturierten Organisation deiner Daten bis hin zur Integration und Automatisierung deiner Arbeitsabläufe – mit diesen 8 Prinzipien wird dein Notion-Erlebnis wasserdicht.
1. Definiere Notion
Notion ist wie ein leeres Blatt Papier. Du kannst darauf zeichnen, schreiben, planen – ganz nach deinen Bedürfnissen. Notion ist nicht einfach nur eine App für Projektmanagement, Notizen oder ein CRM-Tool. Es ist vielmehr eine Plattform, auf der du deine eigenen Anwendungen bauen kannst. Du integrierst Dokumente, Tabellen, Kanban-Boards und andere Funktionen, die du normalerweise in verschiedenen Apps findest, in einer einzigen Umgebung.
Das Tolle daran ist, dass du Notion genau auf deine Bedürfnisse zuschneiden kannst. Du verbindest deine Informationen so, dass sie ein Gesamtbild ergeben, das mehr ist als die Summe seiner Teile.
Ein praktisches Beispiel: Nehmen wir an, du bist ein Freiberufler. Du könntest Notion nutzen, um deine Projekte zu managen, indem du eine Datenbank für Projekte erstellst. Gleichzeitig könntest du eine weitere Datenbank für Kundenanfragen einrichten und diese beiden Datenbanken miteinander verknüpfen. So erhältst du einen umfassenden Überblick über deine laufenden Projekte und die dazugehörigen Kunden.
Insgesamt hilft dir die Regel „Notion definieren“, zu verstehen, dass Notion mehr ist als nur eine App mit festgelegten Funktionen. Es ist ein Werkzeug, das du so gestalten kannst, wie es für dich am besten passt. Du bist der Architekt deines eigenen digitalen Raums.
2. Keine Angst vor Technik
Um Notion wirklich erfolgreich zu nutzen, solltest du die Technik, also die Funktionsweise verstehen. Dazu gehören Kenntnisse über Workspaces, Seiten, Blöcke und wie man sie konfiguriert und arrangiert. Technisch versierte Nutzer verstehen auch die Feinheiten des Teilens von Seiten und der Festlegung von Berechtigungsstufen. Sie sind geschickt im Umgang mit Datenbanken, kennen die verschiedenen Eigenschaftstypen und können mit Formeln, Vorlagen und Automatisierungen umgehen.
Außerdem kannst du in Notion viele bewährte Methoden integrieren: Agile, Kanban, Getting Things Done, die Eisenhower-Matrix und Second Brain – alles kann einen Platz in deinem Arbeitsbereich finden.
Diese Regel ermutigt dich also, sowohl die technischen Details von Notion zu beherrschen als auch strategische Techniken zur Optimierung deiner Arbeitsabläufe anzuwenden.
3. Denke wie ein Minimalist
Anstatt wahllos Funktionen oder Elemente hinzuzufügen, solltest du dir zuerst überlegen, welche spezifischen Bedürfnisse und Ziele du mit deinem System erreichen möchtest. Minimalisten denken in Intentionen – alles, was da ist, hat einen Nutzen oder eine besondere Bedeutung. Sei ein Minimalist.
Jedes Element in deinem Notion-Arbeitsbereich sollte einen bestimmten Zweck erfüllen und dir helfen, deine Gesamtziele zu erreichen.
Frage dich Dinge wie:
- Welche spezifischen Anforderungen hat mein Projekt?
- Welche Informationen sind für mein Team und mich am wichtigsten?
- Welche Informationen müssen schnell verfügbar sein?
Vielleicht benötigst du eine klare Übersicht über Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten oder ein System zur Nachverfolgung des Projektfortschritts. Indem du jede Funktion und jeden Teil deines Systems mit einer klaren Intention und einem definierten Ziel hinzufügst, stellst du sicher, dass dein Arbeitsbereich effizient, übersichtlich und genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Jedes Element, von der kleinsten Datenbank bis hin zum umfassenden Dashboard, sollte dazu beitragen, deine Arbeitsabläufe zu optimieren und deine Ziele zu unterstützen.
4. Zentralisiere
Mach es einfach und übersichtlich: Packe alle wichtigen Infos in ein paar große Datenbanken (Master) in Notion. Das sind deine Haupt-Datenbanken. Hier speicherst du alles, was zählt – von Projekten und Aufgaben bis hin zu Kontakten. Dann legst du einen Hauptbereich fest, wo du auf all diese Datenbanken zugreifen kannst. So hast du alles Wichtige an einem Ort und sparst Zeit beim Suchen und Organisieren. Egal, ob du alleine arbeitest oder im Team, so bleibt alles klar und jeder findet schnell, was er braucht.
Master-Datenbanken sind das Rückgrat deines Notion-Arbeitsbereiches, in dem du Schlüsseldaten und Ressourcen sicher aufbewahrst. Sie können alles von Projekten über Aufgaben bis hin zu Kontakten enthalten, während dein zentraler Hub als strategischer Dreh- und Angelpunkt dient, über den alle Master-Datenbanken und weiteren wichtigen Ressourcen zugänglich sind. Mit diesem System kannst du und dein Team die Gesamtheit eurer Arbeit ganzheitlich überblicken und effizient managen.
5. Beschrifte kurz und einfach
Wenn du in Notion arbeitest, gib deinen Datenbanken und deren Eigenschaften Namen, die jeder sofort versteht. Denk an die einfache Art und Weise, wie wir im Alltag Dinge benennen. Nenn deine Datenbanken nach dem, was sie wirklich sind. Zum Beispiel: anstatt „Mitarbeiterverzeichnis“ einfach „Teammitglieder” statt „Kalender” lieber „Termine“. Das macht es für alle leichter, sich zurechtzufinden. Auch bei den Eigenschaften in den Datenbanken solltest du klare und verständliche Bezeichnungen verwenden. Wenn du zum Beispiel eine Datenbank für Projekte hast, nenne eine Eigenschaft nicht „Fälligkeitszeitraum“, sondern einfach „Frist“. Einfache, klare Namen helfen jedem, schneller zu verstehen, worum es geht. So bleibt deine Notion-Umgebung benutzerfreundlich und effizient.
6. Integriere und automatisiere
Nutze Notion nicht isoliert, sondern integriere es mit anderen Apps, die du bereits verwendest. Dies erweitert die Funktionalität von Notion und steigert deine Produktivität. Anstatt Notion als separate Plattform zu sehen, denke daran, wie es mit deinen anderen Tools zusammenarbeiten kann.
Zum Beispiel: Verbinde Notion mit deinem E-Mail-System, um Aufgaben direkt aus E-Mails zu erstellen. Oder nutze Automatisierungstools wie Zapier, um Notion mit deinem CRM-System zu verknüpfen. So kannst du zum Beispiel Kundeninformationen automatisch in Notion aktualisieren lassen, wenn sich etwas im CRM ändert.
Durch solche Integrationen und Automatisierungen verwandelst du Notion in einen zentralen Knotenpunkt, der nahtlos mit deinem gesamten digitalen Arbeitsbereich interagiert. Das spart Zeit und Mühe, da du nicht zwischen verschiedenen Apps hin und her wechseln musst, um Informationen zu aktualisieren oder auf sie zuzugreifen.
Denk daran, die Möglichkeiten zu nutzen, die sich durch die Verbindung von Notion mit anderen Tools ergeben, und schaffe so ein mächtiges, vernetztes System, das deine Arbeitsweise revolutionieren kann.
7. Sei ein Gärtner
Einen Arbeitsbereich in Notion zu erstellen, ist ein fortlaufender Prozess. Während du Notion benutzt, entdeckst du immer neue Möglichkeiten, wie du es verbessern und erweitern kannst. Deshalb ist es wichtig, offen für Veränderungen und Anpassungen zu sein.
Betrachte deinen Notion-Arbeitsbereich nicht als starres System, sondern einen digitalen Garten, der mit dir und deinen Bedürfnissen wächst. Wenn neue Funktionen in Notion hinzugefügt werden, experimentiere damit, um zu sehen, wie sie deinen Arbeitsfluss verbessern können.
Sei bereit, regelmäßig Zeit zu investieren, um deinen Arbeitsbereich zu überprüfen und anzupassen. Vielleicht findest du bessere Wege, um deine Informationen zu organisieren, oder du entdeckst eine neue Vorlage, die besser zu deinem Projekt passt.
Aber: Finde die Balance zwischen ausprobieren und prokrastinieren.
8. Bastel selbst (vermeide Templates)
Das Geheimnis, um Notion wirklich zu beherrschen, liegt im Tüfteln – also im eigenständigen Aufbau und in der Anpassung deiner Arbeitsbereiche. Das bedeutet im Umkehrschluss: Wenn du Notion wirklich meistern willst und dein solides System für dich (und dein Team) finden möchtest, dann wirst du mit einem Template weniger Freude haben. Fertige Templates zwängen dich in eine bestimmte Struktur zwängen, empfehle ich dir, deine Systeme selbst zu entwickeln. Dieser Prozess ermöglicht es dir, die Funktionsweise von Notion tiefgreifend zu verstehen und deine Kreativität voll auszuschöpfen.
Anstatt eine vorgefertigte Aufgabenliste zu importieren, beginne damit, deine eigene zu erstellen. Experimentiere mit verschiedenen Datenbankfeldern, teste, wie du Aufgaben gruppieren und filtern kannst, und finde heraus, welche Darstellungsform für dich am besten funktioniert. Durch diesen Prozess lernst du nicht nur die Tools von Notion kennen, sondern entwickelst auch eine Struktur, die genau auf deine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Das Tüfteln in Notion ist mehr als nur ein Lernprozess; es ist eine Entdeckungsreise, auf der du deine Arbeitsweise revolutionierst und ein System erschaffst, das wie eine maßgeschneiderte App für dich funktioniert.