Wir alle lieben Notion – zum einen, weil wir so viel darin machen können und zum anderen, weil wir produktiver in dem Workspace arbeiten können. Persönlich entdecke ich immer wieder neue Wege, um ein bisschen mehr aus Notion herauszuholen und ein bisschen mehr Zeit bei wiederholenden Aufgaben einzusparen. Hier sind einige Notion Hacks, die dir definitiv weiterhelfen werden, um noch produktiver zu arbeiten.
Wechsel auf die Desktop-App
Im Vergleich zur Webversion ist die Desktop-App in der Regel schneller und reaktionsschneller, was zu einer flüssigeren Benutzererfahrung führt. Darüber hinaus bietet die Desktop-App einige zusätzliche Funktionen, die in der Webversion nicht verfügbar sind. Zum Beispiel kannst du mit der Tastenkombination CMD + N (Ctrl + N für Windows) eine neue Seite direkt in der App erstellen, ohne dass du zuerst auf die Schaltfläche „Neue Seite“ klicken musst. Dies kann besonders nützlich sein, wenn du schnell eine neue Seite für Notizen, Aufgaben oder andere Inhalte erstellen möchtest.
‘/turn’ für schnelle Blocks
Mit diesem Befehl kannst du schnell den Typ eines Blocks ändern, ohne durch Menüs navigieren zu müssen. Du kannst einfach ‘/turn’ eingeben, gefolgt von dem Namen des Blocktyps, den du verwenden möchtest. Zum Beispiel, wenn du einen Textblock in eine Überschrift umwandeln möchtest, kannst du einfach ‘/turn headline’ eingeben (die Option kommt bevor du ‘headline’ oder ‘überschrift’ fertig getippt hast.
Damit sparst du dir ein paar Klicks – eine Kleinigkeit, aber eine Tätigkeit, die du so oft ausführst, willst du so schnell wie möglich erledigen.
Verwende Shortcuts
Shortcuts zu lernen erfordert immer etwas Mehraufwand am Anfang und genau daher zögerst du vielleicht, sie dir einzuprägen. Greife dir einfach mal zwei oder drei heraus und versuche sie aktiv einzubinden. Du wirst es nicht bereuen:
| Effekt | für Mac | für Windows |
|---|---|---|
| Eine neue Notion-Instanz öffnen | Cmd + Shift + N | Ctrl + Shift + N |
| Eine neue Seite erstellen (nur in der Desktop-App verfügbar) | Cmd + N | Ctrl + N |
| Zu einer kürzlich angezeigten Seite springen, ohne auf etwas klicken zu müssen | Cmd + P | Ctrl + P |
| Zur vorherigen geöffneten Seite gehen | Cmd + [ | Ctrl + [ |
| Zur nächsten Notion-Seite gehen | Cmd + ] | Ctrl + ] |
| Zur vorherigen Datenbankseite springen (im Datenbank-Peek-View-Modus) | Cmd + Shift + K | Ctrl + K |
| Zur nächsten Seite springen (im Datenbank-Peek-View-Modus) | Cmd + Shift + J | Ctrl + J |
| Zwischen dem dunklen und hellen Modus der App wechseln | Cmd + Shift + L | Ctrl + Shift + L |
Weitere Shortcuts findest du auf Notions eigener Seite:
https://www.notion.so/help/keyboard-shortcuts
Nutze mehrere Notion-Instanzen und Tabs
Eines meiner Lieblingskürzel aus der oberen Liste ist CMD-N, mit dem du eine neue Instanz von Notion aufmachst. Ich arbeite oft mit verschiedenen Notion-Accounts gleichzeitig – beispielsweise ist immer mein persönlicher Arbeitsbereich offen und der Arbeitsbereich eines Kunden.
Außerdem kannst du, wenn du ‘CMD’ gedrückt hältst und auf eine Seite in Notion klickst, diese als neuen Tab in deinem Arbeitsbereich öffnen. So kannst du schnell zwischen verschiedenen Seiten wechseln.
Verwende Notion Automationen
Notion-Automatisierungen helfen dir, wiederkehrende Aufgaben zu delegieren. Dank der Notion-API kannst du Notion mit einer Vielzahl anderer Apps und Dienste verbinden, um eigene Automatisierungen zu erstellen: Von der automatischen Synchronisation von Aufgaben zwischen Notion und deinem bevorzugten Aufgabenmanager, über die Erstellung von automatisierten Berichten, bis hin zur Einrichtung von Benachrichtigungen für bestimmte Ereignisse in Notion – die Möglichkeiten für Automatisierungen sind nahezu endlos.
Beispielsweise kannst du eine gesprochene Sprachnotiz von deinem Handy direkt in eine fertige Notiz in Notion bringen – mit neu generiertem Text und dem ursprünglichen Transkript. Ich nutze das gerne, wenn ich unterwegs bin oder ein Audiobook höre, von dem ich gerade eine Idee festhalten möchte.
Du kannst einfach deine Gedanken oder Ideen aussprechen und die Automatisierung kümmert sich um den Rest.
Um dir dabei zu helfen, genau diese Automation zu bauen, habe ich einen Artikel mit einer ausführlichen Anleitung dazu geschrieben.
In diesem Artikel erkläre ich Schritt für Schritt, wie du diese Automatisierung einrichten kannst, von der Auswahl des richtigen Tools für die Spracherkennung bis hin zur Integration mit Notion.
Erstelle eine Seite für ‘Quick Links’
Hast du auch so viele Seiten, auf die du oft schnellen Zugang brauchst, aber deine ‘Favoriten’-Liste wird auf Dauer zu lang?
So ging es mir lange Zeit, bis ich eine eigene Seite für meine wichtigsten Bereiche aufgemacht habe.
Diese Links könnten zu wichtigen Projekten, Dokumenten oder sogar zu externen Ressourcen führen, die du regelmäßig aufsuchst. Nun musst du nur noch deine “Quick Links”-Seite zu deinen Favoriten hinzufügen und du erhältst du einen schnellen und einfachen Zugang zu deinen wichtigsten Informationen und Ressourcen.
- Erstelle eine neue Seite in Notion und nenne sie „Quick Links“ oder einen ähnlichen Namen, der für dich Sinn ergibt.
- Gehe zu einer Seite, die du häufig besuchst, und kopiere die URL.
- Gehe zurück zu deiner „Quick Links“-Seite und kopiere den Link auf die Seite. Notion erstellt dann automatisch eine Verknüpfung für dich.
- Wiederhole diesen Vorgang für alle Seiten, die du zu deinen „Quick Links“ hinzufügen möchtest.
- Wenn du fertig bist, kannst du die „Quick Links“-Seite zu deinen Favoriten hinzufügen, indem du auf die drei Punkte neben dem Seitennamen klickst und „Zu Favoriten hinzufügen“ auswählst.
Probiere Browsererweiterungen aus
Es gibt einige Browsererweiterungen, mit denen du noch fließender zwischen deiner Recherche im Internet und Notion wechseln kannst. Eine Erweiterung ist der Notion Web Clipper, welcher dir dabei hilft, Informationen aus dem Internet zu sammeln und zu organisieren. Mit dieser Erweiterung kannst du Inhalte aus dem Web – sei es ein interessanter Artikel, ein inspirierendes Zitat oder eine hilfreiche Anleitung – direkt in deinen Notion-Arbeitsbereich importieren. Du musst lediglich auf das Notion Web Clipper-Symbol in deinem Browser klicken, während du auf der Seite bist, die du speichern möchtest, und dann den Ort in Notion auswählen, an dem du die Seite speichern möchtest.
Mach’s Mobil
Falls du es noch nicht hast: hole dir die Notion App auf dein Smartphone. Ich liebe es, Notion in meiner Tasche zu haben.
Egal wo ich gerade bin – im Café, im Park oder einfach nur unterwegs – ich habe stets Zugriff auf meinen Arbeitsbereich. Es ist so einfach geworden, schnell eine Idee zu notieren, eine Aufgabe zu verwalten oder eine Erinnerung einzurichten. Es fühlt sich an, als hätte ich mein persönliches Büro immer in der Tasche.