Wenn du so bist wie ich, dann schreibst und planst du deinen Content in Notion.
In Notion können wir wunderbar alles abdecken, was in der Content Produktion passiert: Wir machen Recherche, erstellen den Content Plan und schreiben die Beiträge. Aber eine Sache fehlt uns noch: Wir können über Notion keine Beiträge veröffentlichen.Neben Notion und LinkedIn brauchst du noch einen Account bei der Automationssoftware Make.com. Die kostenlose Version reicht für unsere Automation aus, sodass für dich keine Kosten entstehen.
Notion Datenbank aufbauen
Als erstes brauchen wir die Datenbank, in der wir unsere Beiträge verfassen, taggen und planen. Wenn du dem Tutorial haargenau folgen möchtest, dann verwende dieselben Eigenschaften und Texte, wie in meinem Beispiel. Da wir in LinkedIn drei verschiedene Postingarten haben, benötigen wir drei verschiedene Tags: Text, Video und Bild. Diese helfen unserer
Automationssoftware später herauszufinden, wie der Beitrag verarbeitet wird.
Als zweite Eigenschaft benötigen wir einen Status. Wir möchten, dass Beiträge, die den Status “Zur Veröffentlichung” und das aktuelle Datum haben, von Make erkannt und verarbeitet werden. Daher fügen wir neben dem Status auch “Veröffentlichungsdatum” als Eigenschaft hinzu.
Füge nun einen Test-Beitrag in deine Datenbank hinzu:
- Name: Test-Beitrag
- Art: Text
- Status: Zur Veröffentlichung
- Veröffentlichungsdatum: (wähle das heutige Datum aus)
Die übergeordnete Seite in die deine Datenbank eingebettet ist, nennen wir “LinkedIn-Redaktionsplan”.
Neues Szenario erstellen
Gehe nun auf make.com und erstelle einen kostenlosen Account, falls du noch keinen besitzt.
Eine Automation bauen wir in Make immer als “Szenario”.
Klicke daher links auf “Scenarios” und dann auf “Create a new scenario”.
Als erstes benötigen wir den Auslöser (Trigger). Klicke dafür auf das runde Plus und suche nach dem Notion-Modul.
Suche nun nach dem Modul “Search Objects”:
Im ersten Modul musst du erstmal die Verbindung (Connection) zu deinem Notion Arbeitsbereich herstellen. Da du heute vermutlich zum ersten Mal Notion mit Make verwendest, musst du noch einmal Notion Bescheid geben. Gehe zu deiner Notion Seite “LinkedIn Redaktionsplan” und klicke oben auf die drei Punkte. Gehe zu “Verbindungen” und klicke erst “Verbinden mit” und suche dann nach Make, um die beiden Services miteinander zu verbinden.
Klicke dafür auf das erste Feld und stelle sie her. Unter Database ID musst du nun die ID deines Redaktionsplans eingeben. Der einfachste Weg ist folgender: Öffne Notion von deinem Webbrowser aus und gehe zum Redaktionsplan. Schaue nun auf die URL in dem Browser. Die ID der Datenbank befindet sich zwischen einem “/” und einem Fragezeichen.
Füge die ID ein und übernehme folgende Einstellungen für den Filter:
Bevor wir zum nächsten Modul übergehen, müssen wir festlegen, wie, wann und wie oft der Trigger ausgelöst wird – also wie oft er in unsere Notion Datenbank schaut und nach anstehenden Beiträgen Ausschau hält. Klicke dafür auf das Uhr-Symbol:
Nun kannst du entscheiden, wie oft die Automation nach neuen Beiträgen schauen soll.
Wichtig: Jeder Durchlauf kostet Operations. Je öfter das Szenario läuft und je mehr Module darin vorkommen, desto mehr Operations verbraucht es. Daher möchtest du vermeiden, einen Trigger zu haben, der grundlos alle 5 Minuten läuft, wenn in der Zeit keine relevanten Daten verarbeitet werden sollen. Da du vermutlich noch mit der kostenlosen Version arbeitest, hast du 1000 Operationen pro Monat zur Verfügung.
Ich habe es so gemacht:
Im Anschluss erstellst du das zweite Modul, indem du mit der Mouse über das Auslöser-Modul gehst und auf “Add another module” klickst. Wähle Notion aus und dann “List page contents” und fülle es wie folgt aus:
Bedenke dabei, dass die IDs am Anfang der Variablen (hier: “1.”) variieren, da sie abhängig sind von der Anzahl Module die diesem Szenario hinzugefügt/gelöscht sind. Da wir hier im zweiten Modul Bezug auf das erste Modul nehmen, steht hier “1. Page ID”.
Nun müssen wir zwischen dem Auslöser und dem zweiten Modul einen Filter aufsetzen. Mache einen Rechtsklick auf die Verbindung zwischen den Modulen und wähle “Set up filter”
Als nächstes verwenden wir ein anderes Element unserer Make-Toolbox: Erstelle ein neues Modul und suche nach “Tools”. Klicke darauf und wähle “Text aggregator” aus.
Der Grund ist folgender: LinkedIn arbeitet nicht mit Paragraphen und automatischen Abständen, sondern mit Umbrüchen bzw. neuen Zeilen. Deshalb müssen Notions Absätze in Zeilenumbrüche konvertiert werden.
Notion wiederrum liefert den Content einer Seite als einzelne Blöcke zurück. Die müssen zu einem einzigen Textblock aggregiert werden. Da bei LinkedIn nur reiner Text möglich ist (keine Headlines, Bullet Points etc.) halten wir in der Automation auch nur nach Paragraph-Blöcken Ausschau:
Text-Betrag automatisieren
Auf LinkedIn haben wir drei verschiedene Posting-Typen, das bedeutet wir brauchen drei Abzweigungen in der Automation.
Dafür verwenden wir einen Router: Erstelle ein neues Modul, suche “Flow Control” und wähle “Router” aus. Klicke auf das obere Plus, dann auf “Add another module” und suche “LinkedIn”. Wähle das gleichnamige Modul aus und gehe dann auf “Create User Text Post”.
Jetzt fehlt uns nur noch ein Schritt, damit einfache Textbeiträge automatisch von Notion aus gepostet werden können. Mache einen Rechtsklick auf die Verbindung zwischen dem Router und dem neuen LinkedIn-Modul und wähle dann “Set up filter” aus.
Benenne den Filter “Text” oder ähnliches und füge die Kondition “1. Properties Value: Art*: Name” hinzu und wähle darunter “Text operators: Equal to” aus und schreibe “Text” in das Feld. In unserer Notion Datenbank haben wir ja die Eigenschaft “Art”, in der wir bestimmen, ob unser Beiträg ein Text-, Video- oder Bild-Beitrag ist. Dieser Filter lässt nur jene Einträge durch, die wir mit “Text” getaggt haben.
Wenn alles korrekt aufgesetzt ist, dann veröffentlichst du Textbeiträge in Notion jetzt direkt auf LinkedIn! Allerdings möchtest du auch noch, dass der Status in Notion angepasst wird, wenn der Betrag erfolgreich veröffentlicht wurde – und zwar von “Zur Veröffentlichung” zu “Veröffentlicht”. Dann wissen nicht nur alle Notion-Nutzenden Bescheid, sondern auch Make und überspringt diesen Eintrag beim nächsten Durchlauf.
Füge dazu ein letztes Notion-Modul in dem Zweig hinzu: “Update a Database Item”.
Bild-Betrag automatisieren
Klicke nun auf das zweite Plus rechts neben dem Router, um Pfade für Bild-Beiträge zu erstellen. Für Bild- und Video-Beiträge benötigen wir ein zusätzliches Modul als Zwischenschritt: und zwar müssen wir das Bild oder Video, das wir in Notion unter “Medien” ablegen, als Teil der Automation herunterladen, um es im Beitrag zu verwenden. Dafür benötigen wir das Modul “HTTP”. Wähle es aus und klicke dann auf “Get a file”.
Das Modul muss wissen, wo es die Datei herunterlädt. Füge also den folgenden Pfad ein:
Du findest diese unter Properties Value → Medium → File → URL.
Wie im vorigen Schritt möchten wir diesen Pfad nur durchlaufen, wenn wir den passenden Beitragstypen vorliegen haben.
Rechtsklicke daher wieder auf die Verbindungen zwischen dem Router und dem HTTP-Modul und wähle “Set up filter” aus.
Erstelle im Anschluss das LinkedIn-Modul “Create User Image Post” aus.
Dann wählst du in dem Modul “HTTP – Get as file” aus. So zieht sich das LinkedIn-Modul die Datei, die wir im vorigen Schritt heruntergeladen haben. Vergiss nicht, für den Content den Pfad “9. text” aus dem Text Aggregator anzugeben.
Als letztes Modul in dem Zweig benötigen wir wieder das Notion-Modul “Update a Database Item”, damit der Status automatisch von “Zur Veröffentlichung” auf “Veröffentlicht” umgesetzt wird.
Video-Beitrag automatisieren
Der dritte Pfad funktioniert genauso, wie der Bild Post, nur dass du den Filter und das LinkedIn-Modul anpasst:
- HTTP “Get a file”
- “Create User Video Post”
- Update a Database Item
- Setze Filter für “Video”-Tag
Weil die Struktur genauso aussieht, wie die vom Bild Betrag, kannst du einfach die Shift-Taste gedrückt halten und mit der Mouse den gesamten Pfad auswählen und kopieren. Dann fügst du ihn ein und verbindest ihn mit dem Router. Dann musst du nur noch den Filter anpassen und das Modul von “Create User Image Post” zu “Create User Video Post” austauschen.
Damit hast du das gesamte Szenario schon gebaut!
Teste das Szenario
Natürlich musst du jetzt noch alle Pfade (Text, Bild, Video) testen. Du hast am Anfang einen Testbeitrag für das Tag “Text” erstellt. Diesen nehmen wir jetzt, um das Szenario zu testen. Klicke dafür unten links auf das lilafarbene Play-Symbol. Aber Achtung:
Da du in Echtzeit einen Post absetzt, musst du dein LinkedIn offen haben und den Beitrag direkt wieder löschen, sobald dieser erfolgreich veröffentlicht wurde. Danach kannst du zum nächsten Beitragstypen wechseln und diesen testen.
Wenn alles geklappt hat, dann musst du den Beitragsstatus für den nächsten Test von “Veröffentlicht” wieder auf “Zur Veröffentlichung” setzen und den Tag von “Text” zu “Bild” und als letztes zu “Video” wechseln.