Notion ist dein treuer Begleiter. Einfach, wandelbar, komplex, wunderschön.
Aber Notion ist ein Tool. Und wir brauchen Systeme.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du ein solides und effektives System in Notion aufbauen kannst.
Warum ein System wichtig ist
Produktivität ist mehr als nur Aufgaben abzuhaken. Wir müssen Ergebnisse zu erzielen und vorankommen. Wir wollen uns fähig und kompetent zu fühlen und zufrieden mit unserer Arbeit sein. Es geht darum, Ziele zu setzen und Maßnahmen zu ergreifen, die uns einen Sinn geben. Wenn die Produktivität leidet, leiden auch unser Selbstwertgefühl und unser Sinn für den Zweck. Daher ist es wichtig, ein System zu haben, das funktioniert. Ein System ohne Schwachstellen.
Damit meine ich die Teile deines Produktivitätssystems, die nicht keinen Nutzen haben, oder schlimmer noch: Zeit kosten.
Das können bestimmte Prozesse oder Schritte sein, die nicht gut definiert sind, oder Tools, die nicht richtig genutzt werden. Vielleicht sind auch bestimmte Aspekte deines Systems überkompliziert und müssen vereinfacht werden.
Finde diese Schwachstellen. Dann wächst dein System mit dir mit.
Das falsche Pferd
Immer wieder fallen wir bestimmten Glaubenssätzen zum Opfer. Das machen wir natürlich oft unbewusst und mit besten Absichten. Umso wichtiger ist es, diese „Mythen“ zu erkennen und fallenzulassen.
„Die neue App XY löst alle meine Probleme“
Es ist verlockend zu glauben, dass die neue wunderschöne Software meine Motivation steigert, meine Prozesse mit einem Zauberstab auf Kurs bringt und überhaupt alles wie geschmiert damit läuft.
Setzt du auf das Tool selbst, setzt du auf das falsche Pferd.
Aber das ist nicht der Fall. Du brauchst ein System. Mit einem System spielen Werkzeuge nur eine untergeordnete Rolle.
„Mein Tool ist mein System“
Warum glauben wir, dass ein Tool unsere Probleme lösen kann? Weil wir ihm so viel Macht zuschreiben. Ja, Notion kann alles erdenkliche machen. Aber all diese Möglichkeiten führen zu nichts, wenn du kein funktionierendes System dahinter aufgestellt hast: Ein Produktivitätssystem ist ein wiederholbarer, zuverlässiger Satz von Prozessen.
Tools, wie Notion, helfen dir, dein System umzusetzen – vielleicht hast du auch dein erstes Produktivitätssystem aufgebaut, während du Notion verwendest. Doch Notion ist ein Workspace und kein System aus der Box. Und wer dir fertige Frameworks verkauft, der lügt. Das perfekte System muss von dir selbst kommen.
„Mein Tool bestimmt mein System“
Deine Tools sollten dein System unterstützen, nicht umgekehrt. Wenn du dich zuerst auf ein Tool festlegst, könntest du dich praktischen Prozessen verschließen, die gut für dich funktionieren.
Nun, zum Glück bietet Notion so viel Freiheit und beginnt buchstäblich vor einem leeren Blatt.
Dein Produktivitätssystem in Notion aufbauen
Jetzt, da wir die Mythen aus dem Weg geräumt haben, lass uns auf den Aufbau deines Systems in Notion konzentrieren.
Beginne mit einem Minimum Viable System (MVS)
Das Konzept des „Minimum Viable System“ (MVS) stammt aus dem Bereich der Produktentwicklung und lehnt sich an den Begriff „Minimum Viable Product“ (MVP) an.
Es bezieht sich auf das einfachste, vollständige System, das ausreichend ist, um die aktuellen Anforderungen zu erfüllen. Ein MVS ist also ein System, das gerade genug Funktionen und Prozesse hat, um effektiv zu sein, ohne unnötig komplex oder überladen zu sein. Das ist genau das, was wir suchen.
Ein MVS ist nicht unbedingt das endgültige System, sondern eher ein Ausgangspunkt. Es ermöglicht dir, schnell mit der Arbeit zu beginnen und Feedback zu sammeln, das du dann nutzen kannst, um das System zu verbessern und zu erweitern. Es ist ein Weg, um schnell Fortschritte zu machen, ohne in der Planungsphase stecken zu bleiben.
Das MVS in Notion
Mit Bezug auf Notion bedeutet ein Minimum Viable System, dass du die grundlegenden Funktionen von Notion nutzt, um ein einfaches, aber effektives Produktivitätssystem zu erstellen. Das könnte zum Beispiel bedeuten, dass du eine einfache Struktur mit ein paar Hauptseiten erstellst, auf denen du deine Aufgaben, Projekte und Notizen verwaltest.
Du könntest einfache Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen und die eingebauten Funktionen von Notion wie die To-do-Listen und den Kalender nutzen, um deine Arbeit zu organisieren.
Mein erstes MVS in Notion begann ich mit dem GTD-Framework im Hinterkopf. Mit der Zeit habe ich kleinere Änderungen vorgenommen und ein kleines, aber stabiles System gebaut, das nur zu mir passt.
Weniger ist mehr
Ein MVS in Notion könnte auch bedeuten, dass du auf einige der fortgeschritteneren Funktionen von Notion verzichtest, bis du ein besseres Verständnis dafür hast, wie du sie in dein System integrieren kannst. Zum Beispiel könntest du auf die Erstellung komplexer relationaler Datenbanken verzichten, bis du ein klares Verständnis dafür hast, wie sie deinen Workflow verbessern können.
Das Ziel ist es, ein System zu erstellen, das dir hilft, produktiver zu sein, ohne dich zu überfordern oder dich dazu zu bringen, mehr Zeit mit der Verwaltung deines Systems zu verbringen, als mit der eigentlichen Arbeit.
Anwendungsbeispiele für ein MVS in Notion
So könnte ein MVS in Notion in der Praxis aussehen. Diese Beispiele sollen dir ein Verständnis für das Konzept geben, aber dein eigenes MVS wird anders aussehen:
Beispiel 1: Führungskraft (persönliche Nutzung)
Aufgabenmanagement: Eine Tabelle oder Datenbank für die Verwaltung von Aufgaben, mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Status.
Meeting-Notizen: Eine Vorlage für Meeting-Notizen, die wichtige Punkte, Entscheidungen und Follow-up-Aufgaben enthält.
Strategische Planung: Eine Seite mit Tabellen für die Verfolgung von Zielen und Key Performance Indicators (KPIs) und Skizzen für Pläne und Strategien.
Mitarbeiter-Feedback: Eine Funktion für das Sammeln von Feedback und Beobachtungen zu Teammitgliedern.
Persönliche Entwicklung: Eine einfache Seite, um Ziele, Fortbildungen, Fortschritten, etc. zu verfolgen.
Beispiel 2: Software-Team
Projektverwaltung: Eine Datenbank für jedes Projekt, mit Feldern für den Projektstatus, die Fälligkeitsdaten und die zugehörigen Aufgaben.
Aufgabenverfolgung: Eine Datenbank, um Aufgaben zu verfolgen, mit Funktionen für Prioritäten und Fälligkeitsdaten.
Dokumentation: Anleitungen und Best Practices und eingebetteten Code-Snippets für die Darstellung von Beispielen.
Bug-Tracking: Eine Datenbank, um Bugs festzuhalten, mit Feldern für die Beschreibung des Bugs, den Status und die zugehörigen Aufgaben.
Wissensbasis: Eine Sammlung von Seiten, um technische Spezifikationen, Anleitungen und Lernressourcen festzuhalten.
Beispiel 3: Selbstständiger
Kundenmanagement: Eine Datenbank für jeden Kunden für die Dokumentation von wichtigen Informationen und um zugehörige Projekte zu verfolgen.
Projektmanagement: Eine Datenbank für Projekte, mit Feldern für den Projektstatus, die Fälligkeitsdaten und die zugehörigen Aufgaben.
Finanzverwaltung: Eine Tabelle, um Einnahmen und Ausgaben zu überwachen.
Lernressourcen: Eine Seite, um wichtige Ressourcen und Lernmaterialien, einschließlich Links, Artikeln und Videos zu sammeln.
Tagesplanung: Eine einfache Checkliste oder ein Kalender für die Planung des Tages.
Fünf Schlüsselelemente
Damit du ein MVS bauen kannst, das komplett zu dir passt, brauchst du nur die folgende Orientierungshilfe.
Ein gutes System sollte fünf Schlüsselelemente enthalten: Erfassung, Planung, Arbeitsablauf, Aufgabenmanagement und Überprüfung.
- Erfassung: Nutze Notion, um Aufgaben, Ideen, Notizen und Ressourcen zu sammeln.
- Planung: Nachdem du alles in Notion erfasst hast, musst du es verarbeiten, kategorisieren, priorisieren und entscheiden, wann die Arbeit erledigt wird.
- Arbeitsablauf: Wenn es an der Zeit ist, die Arbeit zu erledigen, wie wird die Arbeit erledigt? Wie baust du Notion auf, um deine Arbeit zu erledigen? Welche Schritte wirst du in welcher Reihenfolge befolgen?
- Aufgabenmanagement: Wenn die Arbeit erledigt ist, hilft dir das Aufgabenmanagement in Notion, einen realistischen Überblick über deinen Projektfortschritt und die nächsten Schritte zu behalten.
- Überprüfung: Eine regelmäßige Überprüfung in Notion stellt sicher, dass du deinen Fortschritt im Vergleich zu deinem Plan bewertest, damit du bei Bedarf Anpassungen vornehmen kannst.
Keep It Simple (Stupid)
Ein gutes System muss nicht kompliziert sein. Tatsächlich könnte ein einfaches System ohne viel Trara genau das sein, was du brauchst. Nur eine Reihe von zuverlässigen, wiederholbaren Schritten in Notion reichen oft aus, damit du am Ball bleibst.
Lerne erst das Reiten, bevor du dich in den Parkour stürzt.
Das ist die Idee eines Minimum Viable System: das einfachste, vollständige System, das für deine aktuellen Bedürfnisse ausreichend ist – und sich mit dir entwickelt.