Hätten Evernote, Word, Excel und Trello ein Baby, würden sie es Notion taufen.
Es gibt viele Produktivitätsanwendungen auf dem Markt. Doch keines bietet eine flexible All-in-One-Produktivitätslösung wie Notion. Kein anderes Tool unterstützt mich so sehr in meinem privaten und beruflichen Alltag und macht mir dabei auch noch Freude. Warum ist das so?
Notion ist unglaublich flexibel. Es kann ein Schreibspeicher, eine Aufgabenverwaltungssoftware, ein Trainingskalender, eine Datenbank und so vieles mehr sein. Noch besser ist, dass du deine Daten in jedem dieser Projekte miteinander verbinden kannst, sodass dein Trainingskalender auf deine Tagebucheinträge verweisen kann.
Aber keines von ihnen bietet alles an einem Ort.
Warum Notion sich lohnt
Bevor ich Notion verwendet habe, habe ich leidlich Evernote genutzt und Google Docs für Notizen, Google Keep für Aufgabenlisten und Trello für die Projektverwaltung verwendet. Meine Suche nach einer All-in-One-App hat mit Notion ein Ende gefunden.
1. Alles beginnt mit einer weißen Seite
Jeder User startet Notion mit einer weißen Leinwand, als Notizblatt mit unzähligen Möglichkeiten. Wenn du in einem Notizbuch schreibst, gibt es keine Einschränkungen, wie und wo du schreiben möchtest.
Notion ahmt ein Notizbuch nach.
Die Layouts sind aus Blöcken aufgebaut, weshalb das System an Lego erinnert. Jeder Block bietet Funktionen, die für die Erstellung von Notizen notwendig sind, wie z. B. das Erstellen von Listen, Markierungen und vieles mehr. Eine der besten Funktionen sind die Umschaltblöcke, bei denen alle Informationen an einer Stelle zusammengeklappt werden können.
Es bietet die Möglichkeit, verschachtelte Unterseiten auf mehreren Ebenen zu erstellen. Es gibt auch die Möglichkeit, jedes Wort in eine verschachtelte Seite zu verwandeln.
Die Macher von Notion haben dafür gesorgt, dass es beim Tippen weniger Reibung gibt. Ein einfacher Schrägstrich kann neue Blöcke einbetten. Damit entfällt die Notwendigkeit, sich viele Tastaturkürzel zu merken.
2. Tabellen können eigene Dokumente erhalten
Die Tabellen bzw. Datenbanken in Notion, sind alleine schon mächtig genug. Doch warum es Google Sheets oder Excel um Längen schlägt, ist, dass du einzelne Tabellenartikel in Dokumente umwandeln kannst. Gepaart mit Notions Fähigkeit, aus jedem Dokument Dashboards, Galerien, Notizbücher, Kalender usw. zu basteln, ergibt das ein sehr mächtiges Datenverwaltungstool.
3. Templates um wiederholende Aktivitäten als Template zu speichern
Du erinnerst dich, dass wir bei Notion mit einem weißen Blatt Papier anfangen. Das müssen wir natürlich nicht immer. Wenn ich einen neuen Post für Social Media erstelle, dann benötige ich immer wieder ähnliche Elemente, wie eine Checkliste für den Prozess, oder Informationen über die Zielgruppe oder die Marke, für die ich produziere. Da kommen die Templates ins Spiel: Ich kann Dokumente, so wie ich sie immer wieder brauche, als Template speichern und neuen Dokumenten somit einen Kickstart geben. Damit spare ich enorm viel Zeit.
4. Es ist kostenlos für den privaten Gebrauch
Jep, ich selbst nutze die kostenlose Version für mein privates Leben. Alle Funktionen, die ich beschrieben habe, sind mit der kostenlosen Version uneingeschränkt zugänglich. Lediglich für unser Unternehmensskonto unterhalten wir ein Abo, damit wir als Team miteinander kollaborieren können.
Warum Notion besser ist als Evernote
Notion ist so viel mehr als nur eine App zum Aufschreiben von Notizen. Du kannst damit eine allumfassende Produktivitätslösung für dein Leben aufbauen. Manche tracken mit dem Tool ihre Gewohnheiten oder um das Training zu verfolgen, ich persönlich schreibe mein Journal darin und fasse meine Texte zusammenzufassen. Ich schreibe diesen Blogbeitrag gerade in Notion.
In der Vergangenheit habe ich Evernote verwendet und fand es umständlich. Zugegeben, ich habe noch ein paar Dateien dort abgelegt, aber eher aus Gewohnheit und ich immigriere Stück für Stück nach Notion und Google Cloud. Evernote begrenzt außerdem die monatlichen Uploads auf 60 MB und die Größe der Notizen auf maximal 25 MB. Man kann nur 2 Geräte mit einem Konto synchronisieren, für mehr muss man bezahlen.
Bei Notion kannst du so viele Geräte hinzufügen und synchronisieren, wie du möchtest.
Notion vs. Trello
Während Evernote eine Software zur Erstellung von Notizen ist, ist Trello eine Software zur Aufgabenverwaltung. Trello ist super, um Aufgaben und To-Dos an einem zentralen Ort zu organisieren und ich habe es selbst lange begeistert genutzt. Doch Trello ist strikt auf Aufgaben beschränkt und es ist nicht gerade aufregend, um Notizen zu nehmen.
Es dient dir als Trainingskalender und als To-do-Liste und als einfaches Projektmanagement-Tool, aber du kannst keine Datenbanken aufbauen und miteinander verknüpfen.
Ich habe Trello bei der Arbeit als Kanban-Board für mich verwendet und auch Teams damit arbeiten sehen. Aber warum Trello nutzen, wenn ich in Notion einfach ein Kanban-Board einbauen kann? Und da mein Kanban-Board in Notion eine Datenbank ist und Datenbanken in hier verschiedenen Ansichten haben können, habe ich unendlich viel mehr Möglichkeiten.
Ein Design, das Kreativität anregt
Okay, am Ende erlaube ich mir eine subjektive Bemerkung. Mir persönlich gefällt das vollständige Design der App. Als Songwriter, Content Creator und Blogger hat es immer etwas extrem beruhigendes, auf ein leeres Blatt zu schauen und langsam anzufangen, etwas entstehen zu lassen. Das Blatt wird zu einem Papierhaus und kann zu einem ganzen Luftschloss aufgebaut werden. Notion regt meine Kreativität an, während es mir hilft, meinen Fokus auf Produktivität zu halten. Auch nach einiger Zeit entdecke ich immer noch neue Möglichkeiten, mein System weiterzuentwickeln. Und das ist das auch das, was Notion meiner Meinung nach von allen Tools der Welt abhebt: Es macht mir Spaß. Ich freue mich darauf, es zu benutzen und freue mich auf kleine “Renovierungsarbeiten” und “Umzüge” auf Notion, um das Tool noch besser an mein Gehirn anzupassen und schöner zu gestalten. Wer digital arbeitet, sollte Notion unbedingt ausprobieren. Falls du es bereits hast und eine Einstiegshilfe brauchst, besuche unseren Guide.